Учетные регистры и их роль в бухгалтерском учете

    Расчетные (расчетно-платежные)  ведомости  на  выдачу  заработной  платы должны храниться в течение  5 лет.

Лицевые счета  получателей пенсий и государственных  пособий  хранятся  в течение  5  лет  после   прекращения   выплаты   пособий   и   пенсий,   для единовременных пособий - 1 год.

В случае прекращения  деятельности организации  документы,  связанные  с начислением  и  выплатой  заработной  платы  работникам,  подлежат  сдаче  в государственные архивы.

На  крупных  предприятиях  целесообразна   разработка   и   утверждение  специального внутреннего (локального) акта - Положения  о  порядке  хранения документации. .В Положении о  порядке  хранения  документации  определяются  с  учетом конкретных условий деятельности  организации:  виды  документов,  подлежащих обязательному хранению; структурные подразделения,  обеспечивающие  хранение документов; порядок поступления  документов  на,  хранение;  сроки  хранения документов (если они не определены в нормативных  актах);  порядок  учета  и регистрации  поступающих  на  хранение  документов;   меры,   обеспечивающие сохранность документов и  конфиденциальность  содержащихся  в  них  сведений (кроме тех сведений, что  являются  открытыми);  порядок  выдачи  хранящихся документов для работы с ними и другие.

 

2. ПОРЯДОК И СПОСОБЫ  ЗАПИСЕЙ В УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

 

2.1 Сущность и способы  записей в учетные регистры

 

Запись в учетные регистры - отражение хозяйственых операций в учетных регистрах. Порядок ведения учетных регистров работниками бухгалтерии и вычислительных установок определяет главный бухгалтер. Он устанавливает служебные обязанности каждого работника и ответственность за их выполнение.

Выбор того или иного способа  записей заполнения учетных регистров  зависит от целого ряда условий: вида и формы, отраслевой принадлежности предприятия и так далее. Однако любая техника ведения учетных  регистров основывается на принципе двойной записи хозяйственной операции на счетах по дебету одного и по кредиту другого счета. Исключением являются записи на забалансовых счетах (бухгалтерская проводка для них делается только по дебету или кредиту забалансового счета).

Записи в учетные регистры могут быть простые и копировальные. Простыми называют записи, которые осуществляются только в одном экземпляре (регистре). Копировальные записи применяют в том случае, когда нужно иметь копию записи. Такие записи делают с помощью копировальной бумаги. Да, при ведении Кассовой книги второй экземпляр используется в качестве отчет кассира. Применение копировальных записей исключает возможность ошибок, которые могли бы быть допущены при повторном переписывании, кроме того способствует экономии времени на ведение учета. Копировальные записи могут вестись и на вычислительных установках.

Порядок отображения хозяйственных  операций в учетных регистрах  зависит от формы бухгалтерского учета, который применяется на предприятии. При определенных формах бухгалтерского учета (например, мемориально-ордерной) операции сначала отображают в регистрах синтетического учета, а затем - аналитического. Однако в современных условиях распространен другой порядок: текущий учет операций осуществляют преимущественно в комбинированных регистрах хронологического и систематического учета, а на отдельных участках - также синтетического и аналитического учета (например, журналы-ордера по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и тому подобное). Об отображении хозяйственных операций в учетные регистры на документах делают соответствующую отметку, которая имеет большое значение для следующей проверки правильности записей.

В конце каждого месяца в учетных  регистрах по каждому счету подсчитывают обороты по дебету и кредиту и определяют остатки на 1-ое число следующего за отчетным месяца. Этот завершающий цикл учетных работ нужен для проверки правильности учетных записей, а также для получения информации, необходимой для составления отчетности.

По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позитивные) и шахматные.

Запись осуществляется ручным или  машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами  или шариковой ручкой (в тех  случаях, когда необходимо иметь  несколько экземпляров, путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

 

2.2 Способы исправления  ошибочных записей в учетных  регистрах

 

В практической деятельности бухгалтеров иногда возникают  ситуации, когда в регистры бухгалтерского учета или в отчетность попадают ошибочные данные.

Исправления вносятся в случае признания факта неверного (неправильного, ошибочного) отражения  на счетах бухгалтерского учета и (или) в регистрах бухгалтерского или  налогового учета записей, влияющих на формирование информации в бухгалтерском и налоговом учете. К таким ошибкам, согласно Инструкции, относятся искажение оценки активов, обязательств, доходов и расходов в бухгалтерском учете и (или) неверное исчисление налогов, сборов (пошлин) в налоговом учете.

Исправления производятся при обнаружении технической ошибки.

Возникновение технических ошибок обусловлено, как  правило, невнимательностью лица, производящего  операции с данными, содержащимися в обрабатываемых первичных документах и составляемых на их основании учетных регистрах, как ручным способом, так и при автоматизированной обработке информации. Ошибки автоматизированной обработки информации возникают как при вводе информации в компьютерную программу, так и непосредственно при использовании программного обеспечения: при обработке, хранении и передаче данных. К техническим ошибкам относятся:

описки. Могут  возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае ведения учета ручным способом;

опечатки. Могут  возникать при переносе данных из одного регистра бухгалтерского учета в другой преимущественно в случае введения информации по учету в компьютер или при печатании первичных документов;

пропуски. Появляются при отражении в отчетном периоде данных из большого числа однотипных первичных документов. При этом существенно возрастает вероятность пропуска одного из таких документов либо части информации из такого документа;

повторный ввод данных. Возникновение подобных ошибок характерно для ведения учета с использованием специальных бухгалтерских программ. Такие ошибки связаны с отсутствием либо низким качеством внутреннего текущего контроля;

арифметические  ошибки. Чаще всего возникают при  подведении итогов в рамках одного учетного регистра, а также при обобщении данных из нескольких источников;

неточное округление. Такие ошибки свойственны для составления первичных документов либо отчетности.

Однако одного установления фактов наличия ошибок еще недостаточно, так как неизвестно, где произошла ошибка и в чем  она заключается. За выявлением ошибки должно следовать ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Наиболее распространенным способом отыскания ошибок является сплошная проверка записей в регистре. Суть этого способа состоит в том, что все записи в учетном регистре, содержащем ошибку, последовательно сверяются с документами. При такой проверке ошибочная запись будет найдена.

В основе их лежат  разработанные схемы взаимопроверки счетных записей и итоговых показателей учетных регистров.

После того как  ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление ошибки в  счетных записях имеет большое  значение для обеспечения достоверности  учетных сведений.

Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета, выведенном или составленном на бумажном носителе информации, должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты внесения исправления. Указанное исправление влечет за собой идентичное изменение информации в регистрах бухгалтерского учета, составленных на машинном носителе информации.

В бухгалтерском  учете различают два вида ошибок: локальные и транзитные.

    Локальные  - вызывают искажение информации  только в том документе или  регистре, где они допущены и не приводят к ошибкам в других документах.

    Например, если в счет-фактуре неправильно  указана дата, то это не приводит  к появлению новых ошибок.

    Транзитные  ошибки - вызывают автоматическое  искажение данных в нескольких  регистрах.

    Например  ошибка в подсчете итогов в  журнале-ордере вызывает искажение данных в главной книге, обороной ведомости, балансе.

    Ошибочные  записи в бухгалтерии исправляются  следующими способами: Корректурный, дополнительная запись, сторнировочный (красный "сторно").

    Корректурный  способ заключается в том, что  неправильную запись зачеркивают  одной чертой так, чтобы можно  было прочитать зачеркнутое. Правильную  сумму пишут сверху или рядом.  Исправление  подтверждают подписью "исправлено" и подписью лиц,  подписавших весь документ. Подчисток и замазок не допускается. Необходимо дать также краткую, но понятную всем ссылку на документ или иное основание для исправления.

   Этот  способ может применяться и  в первичных документах, однако  рядом с исправлением должны  быть уже подписи всех лиц,  ранее подписавших этот документ. В кассовых и банковских документах, исправления не допускаются вообще, а следовательно, ошибочный документ перечеркивается или уничтожается и выписывается новый.

Этот способ используется если ошибка обнаружена до подведения итогов. Допускается в главной книге, кассовой книге, в учетных регистрах.

    Если  ошибка обнаружена не сразу,  а после подсчета их оборотов  и подведения итогов, и сумма  получилась больше чем правильная, то в этом случае используется  метод "красного сторно". При этом неправильные суммы сторнируют путем записи красными чернилами или обводят в рамку, или еще раз пишут со знаком "-" и делают правильную запись по счетам за тем же номером, что и неправильная запись.

Способ "красное  сторно" (или метод отрицательных чисел).

Этот способ применяется, когда необходимо исправить  не только сумму, но и корреспонденцию  счетов.

Сущность способа "красное сторно" заключается  в том, что ошибочная корреспонденция  сторнируется (записывается красными чернилами), т. е. снимается, и вместо нее делается обычная правильная запись.

Для исправления  ошибки этим способом производится одновременно две записи: прежняя ошибочная  запись (с неправильной корреспонденцией счетов) - красными чернилами, новая  запись (с правильной корреспонденцией) - обычными чернилами.

В тех случаях, когда сторнируется не ошибочная, а  просто излишняя запись (несостоявшаяся хозяйственная операция, ошибочно проведенная  два раза сумма и т.п.), исправление  ограничивается одной только красной  записью, которой и аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей  не только не прибавляются к суммам обычных записей, а, наоборот, как  отрицательные числа вычитаются (исключаются из них). Этим и достигается  основная цель красного сторно - уничтожить (аннулировать) неправильную запись: одна и та же сумма, учтенная при подсчете итогов два раза - первый раз с плюсом (обычная), а второй раз с минусом (красная), становится равной нулю (уничтожается).

В теории и на практике известен способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах,  способ обратной проводки. Однако этим способом следует пользоваться с осторожностью, так как здесь происходит искусственное увеличение оборотах на счетах, а, следовательно, и искажение показателей, объем деятельности, расчетов и другое.

Следовательно, выбирая способ исправления ошибок в записях, бухгалтер должен всегда предвидеть возможные негативные последствия  и остановиться на таких, которые  этих последствий не вызывают.