Учетные регистры и их роль в бухгалтерском учете

1. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ИХ РОЛЬ  В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

 

1.1 Сущность и значение  учетных регистров

 

Бухгалтерский учет является важнейшей  функцией управления и инструментом контроля за стоимостными процессами, происходящими на предприятии.

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, для получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности подлежат группированию и отображению в определенном порядке в учетных регистрах.

В бухгалтерском учете хозяйственные  операции группируются в соответствии с их экономическим содержанием  и отражаются в учетных регистрах.

После проверки, приемки и бухгалтерской  обработки, все первичные документы  подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистры.

Учетными регистрами называются таблицы  специальной формы, приспособленные  для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его  обязательств.

В регистры из документов переносят  всю информацию о совершившейся  хозяйственной операции. Для этого  в таблицах для каждого показателя отводится отдельная графа –  порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.

 Информация, которая содержится  в учетных регистрах, используется  для оперативного руководства,  экономического анализа хозяйственной  деятельности отдельных участков  и предприятий в целом, а  также для составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отображение хозяйственных операций в учетных регистрах - одно из обязательных условий качества и оперативности учета.

При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Следовательно, предприятие может  вести регистры для отражения  в бухгалтерском учете дифференцированного  учета данных о товарах по разработанной  им форме, в которой будет отражен  учет денежных сумм, количество проданных товаров, запасов по каждому виду товара. Вышеуказанные регистры не требуется ежемесячно выводить на бумажный носитель, но по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, предприятие обязано изготовить за свой счет копии таких регистров на бумажных носителях.

Поэтому для успешного изучения и последующего правильного применения и последующего правильного применения регистров возникает потребность  в их классификации по различным  признакам: назначению, видам учета (степени детализации), по внешнему виду, форме графления, продолжительности отчетного периода и другим.

                                 1.2 Классификация учетных регистров

 

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использование средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные  для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней страницы книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с обратной стороны книг сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или  заменить прошнурованные и сброшюрованные листы затруднительно.

Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета. Однако, в последнее время, в связи с резким увеличением информационного потока процесс его обработки замедляется: привлечь несколько бухгалтеров для регистрации и обработки информации в одной книги невозможно, как невозможно сделать записи в книги с помощью ЭВМ. Это значительно сужает сферу применения данного вида учетных регистров на крупных и средних предприятиях.

Карточки – это стандартные  листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках – картотеках.

В отличие от бухгалтерских книг карточки не скреплены между собой, поэтому записи в карточках могут  одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ПЭВМ.

 В зависимости от нужд  управления и учета карточки  позволяют «механически» перегруппировывать  находящуюся в картотеке информацию (например карточки могут быть  расставлены в алфавитном порядке, по видам продукции (материалов)  и так далее.

  Существенным недостатком является  возможность изъять или утерять  данный вид регистра. Поэтому  для обеспечения контроля за  их сохранностью каждый вновь  открываемой карточки присваивают  порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Сводные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что  храниться в папках. Достоинства  и недостатки – те же, что и  у карточек.

Использование в бухгалтерской  работе средств вычислительной техники  позволяет переходить на безбумажные носители информации. В частности, учетные регистры могут формироваться в виде электронных таблиц и храниться в памяти ПЭВМ или на дискетах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.

По назначению (видам записи) учетные регистры делятся  на хронологические, систематические и комбинированные.

Записи в хронологических регистрах  производятся в календарной последовательности. Первичные документы записывают в него по мере поступления в бухгалтерию. Никакой группировки данных здесь нет. К хронологическим регистрам относят например, кассовая книга, ведомость отгрузки и реализации продукции, журнал по учету расчетов с поставщиками, журнал регистрации хозяйственных операций.

В систематических учетных регистрах информация из первичных документов обобщается исходя из экономического содержания хозяйственных операций в разрезе объектов учета.

В основе техники ведения таких  регистров лежит не время поступления  документов в бухгалтерию, а принцип  двойной записи операции с помощью системы счетов.

Бухгалтер записывает операции в том  или ином регистре по конкретному  счету (например, в журнале №1 по счету «Касса») или его отдельно составляющим (например, в журналах ордерах регистрации и обобщение  информации из первичных документов ведется только по кредиту соответствующих счетов.

В комбинированных учетных регистрах  хронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией  в разрезе счетов. Это позволяет  значительно сократить объем  записей и затраты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежедневные записи документов в хронологическом порядке сочетаются с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса». Кассовая книга содержит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией их по дебету счета 50 «Касса» (приход) и кредиту этого счета (расход).

В журнале-ордере №6 регистрируются не только поступления материальных ценностей  и услуг от подрядчиков в хронологической последовательности, но одновременно все эти ценности (услуги) записывают в дебет определенных счетов (07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 20 «Основное производство») с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

По степени обобщения информации учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учета  предназначены для обобщения  информации в разрезе синтетических  счетов и субсчетов. Записи в таких  регистрах делаются в обобщенном виде, с указанием только номера, даты, суммы бухгалтерской проводки с очень кратким пояснительным текстом (например Главная книга, журнал-ордер №1).

Регистры аналитического учета  предназначены для обобщения  информации в разрезе аналитических  счетов, детализирующих содержание показателей того синтетического счета, к которому они открыты. Записи в этих регистрах делаются подробнее, чем в регистрах синтетического учета с применением не только денежного, но и натуральных, трудовых измерителей или только натуральных измерителей (например, карточка складского учета, лицевой счет работника).

Комбинированные или комплексные  учетные регистры совмещают синтетический  и аналитический учет. Их структура  позволяет вести учет соответствующих  объектов в аналитическом разрезе  и одновременно получать обобщенные синтетические показатели.

Поэтому отпадает необходимость сверки итогов по аналитическому и синтетическому счету.

К комбинированным регистрам относятся, например, журнал-ордер №6, где по строкам приводятся аналитические  данные в разрезе отдельных поставщиков по каждой поставке, по графам и итоговым строкам – данные по дебету синтетических счетов07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 20 «Основное производство» с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Аналогичными комбинированными регистрами являются журнал-ордер №7 по расчета с подотчетными лицами (счет 71), журнал-ордер № 8 по расчетам с разными дебиторами и кредиторами (счета 68,75,76).

По форме графления учетные  регистры делятся на односторонние, двухсторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрах  пояснительная текстовая запись располагается только с одной  стороны (как например, в кассовой книги, в журнале регистрации  хозяйственных операций).

В двухсторонних учетных регистрах  пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета – на одной странице и по кредиту – на другой (например, при книжно-журнальной форме учета в журнале № 1).

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные  и линейные. Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делаются на пересечении избранной строки и столбца. В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делаются строго по строкам.

По продолжительности ведения  выделяют учетные регистры, открываемые на год (Главная книга), на квартал и на месяц (журналы-ордера).

По степени унификации учетные  регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учетных типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.

Отраслевые учетные регистры разрабатываются  на базе межотраслевых. Они предназначены  для регистрации и обобщения  информации, специфической для предприятия той или иной отрасли: строительство, промышленность, торговля и так далее.

Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета  отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

 

1.3 Хранение учетных  регистров

 

Бухгалтеру  важно не только грамотно вести бухгалтерский  и налоговый учет, но и обеспечить правильное оперативное хранение и  своевременную сдачу в архив  документации. Следует помнить, что  за ненадлежащее оформление, а также  за нарушение порядка составления и утрату или незаконное уничтожение документов установлена административная ответственность как юридических, так и должностных лиц. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Сохранность  первичных  бухгалтерских  документов  (накладных,  счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.),  бухгалтерских  отчетов  и балансов, оформление и передачу их в архив  обеспечивает  главный  бухгалтер  предприятия.

    Ответственность  за организацию хранения учетных   документов,  регистров бухгалтерского  учета  и   бухгалтерской   отчетности   несет   руководитель  организации.

    Документы до  передачи  их  в  архив   организации  должны  храниться   в бухгалтерии  в  специальных  помещениях   или   закрывающихся   шкафах   под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

    Обработанные  вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к  определенному  учетному  регистру,  выписки  банка  с  относящимися  к   ним документами,  кассовые  ордера,  авансовые  отчеты   для   сдачи   в   архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки  и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой (описью).

    Особое значение имеет  хранение  документов,  связанных  с  начислением заработной  платы  работникам  предприятия.