Учет товарно-материальных ценностей

     В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

     В состав инвентаризационной комиссии можно  включать представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций.

     Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     До  начала проверки фактического наличия  товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении товарно-материальных ценностей. [2, с. 2] 

     2.2 Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в экономической деятельности организации 

     Роль  инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации  вообще трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить  себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными  ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять  данные о фактическом наличии  товарно-материальных ценностей, а  также для сравнения их с данными  бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.

     Инвентаризация  дает представление о располагаемых  ресурсах предприятия. Именно благодаря  ей и данным бухгалтерского учета  организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.

     Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации  имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про  которые все забыли. Благодаря  инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.

     Инвентаризация  просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить  расследование.

     Инвентаризация  – это еще и контроль за деятельностью  материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и  контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное  лицо могло бы в своих интересах  использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует  над собой контроль.

     Или взять для анализа самый житейский  пример, с которым сталкивается почти  ежедневно фактически каждый рядовой  гражданин, приходя на рынок за продуктами. Это пересортица. Ни раз каждый из нас убеждался в том, что прося  у продавца взвесить килограмм муки высшего сорта, придя домой, замечал  то, что мука эта далеко не такого качества, которого вы просили. На самом  деле, продавец обманул вас, выдав  муку низкого сорта за высший. Естественно, что когда будет проводиться  инвентаризация, выявятся недостачи муки низкого сорта и излишки муки высшего сорта. Но частным предпринимателям это только на руку, ведь с этого они получают дополнительный доход. Взаимозачет излишков и недостач, связанных с пересортицей, сделать легко, потому что для этого всего лишь нужно решение руководителя, в данном случае, частного предпринимателя. И он с удовольствием даст такое разрешение, потому что в результате этого он получит прибыль.

     Но  это мы взяли негативный пример, хотя и реальный.

     Если  же инвентаризацию, к примеру, будут  проводить внешние независимые  аудиторы, взаимозачет разрешен не будет, так как стоимость сортов значительно отличается.

     То  есть инвентаризация и на этот раз  может помочь выявить нарушения, связанные с пересортицей. Здесь  опять раскрывается контрольно-ревизионное  значение инвентаризации.

     Не  следует забывать и об административной функции инвентаризации. Она заключается  в том, что в случае выявления  недостачи на материально ответственное  лицо в административном порядке  накладывается штраф или путем  вычета из заработной платы, изымается  сумма, равная стоимости ценностей, по которым обнаружена недостача. В  случае порчи ценностей также будет выплачен штраф или объявлен административный выговор. 

     Схема 1.2.1 Функции инвентаризации и их содержание

 

     Небезызвестно, что в порядке проведения инвентаризации выявляется множество ошибок, допущенных при хранении ценностей, отражение в учете их движения. Кроме того, не секрет, что после инвентаризации при проверке обнаруживаются ошибки в инвентаризационных описях и сличительных ведомостях. Это тоже одна из функций инвентаризации, которую я назвала методико-корректирующей, но при помощи нее, как видно из названия, не только можно выявить ошибки, но и разработать приемы и методы их корректировки, исправления, а также разработать стратегию по предотвращению подобных ошибок в будущем.

     Запишем все функции инвентаризации в  сводную схему 1.2.1

     Теперь  обобщим все сказанное выше. Итак, выделим основные функции инвентаризации товарно-материальных ценностей –  это информационная, санитарная, контрольно-ревизионная, административная и методико-корректирующая. Каждая из этих функций очень важна. Но главная роль инвентаризации товарно-материальных ценностей раскрывается лишь тогда, когда рассматриваются все функции  в совокупности.

 

      3. ПОРЯДОК ОТРАЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ 

     3.1 Порядок документооборота. Правила и стандарты составления инвентаризационных описей и сличительных ведомостей 

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «______________» (дата)», что должно служить  бухгалтерии основанием для определения  остатков товарно-материальных ценностей  к началу инвентаризации по учетным  данным.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию  или переданы комиссии все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны  в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

     Сведение  о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее, чем в двух экземплярах. [2, с. 2]

     Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей (см. Приложение 3) применяется для  отражения данных фактического наличия  товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается  ответственными лицами комиссии на основании  пересчета, взвешивания, перемеривания  товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

     Один  экземпляр передается в бухгалтерию  для составления сличительной ведомости, второй – остается у материально  ответственного (ых) лица (лиц).

     До  начала инвентаризации, как уже было описано выше, от каждого материально  ответственного лица или группы лиц  берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

     На  выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и  готовые изделия составляются соответствующие  акты.

     При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма №ИНВ – 3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях  информации с заполненными графами  с 1 по 9. В описи ответственные  лица комиссии заполняют графу 10 о  фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется  на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

     При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. [4, с. 8]

     Руководитель  организации должен создать условия , обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия товарно-материальных ценностей в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для  перевешивания и перемещения  грузов, технически исправным весовым  хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

     По  материалам и товарам, хранящимся в  неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может  определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

     При инвентаризации большого количества весовых  товаров ведомости отвесов ведут  раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное  лицо. В конце рабочего дня (или  по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагаются к описи.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Описи заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток.

     Наименование  инвентаризуемых товарно-материальных ценностей, их количество указывают  в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

     На  каждой странице описи указывают  прописью число порядковых номеров  товарно-материальных ценностей и  общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких  измерениях (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки прочеркиваются.

     На  последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту  проверку.

     Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  товарно-материальных ценностей в  их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и  принятии перечисленного в описи  имущества на ответственное хранение.

     При проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей в случае смены материально ответственных лиц принявший товарно-материальные ценности расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этих товарно-материальных ценностей.

     На  товарно-материальные ценности, находящиеся  на ответственном хранении, арендованные или полученные для переработки, составляются отдельные описи.

     Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходуются по реестру или товарному  отчету после инвентаризации.

     Эти товарно-материальные ценности заносятся  в отдельную опись под наименованием  «Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации». В описи  указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном  документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации»  со ссылкой на дату описи, в которую  записаны эти ценности.