Учет расчетов с подотчетными лицами

    Такими  формами являются:

• Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемых, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Разница в применении форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в командировку направляется один работник, а форма № Т-9а – если в командировку направляются несколько работников.
• Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).
• После возвращения из командировки в организацию работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) применяются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а). 

    Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

    Направление в командировку работающих по гражданско-правовому  договору лиц не оформляется приказом руководителя. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.[25].

    В случае командирования работника в  страны дальнего зарубежья, включая  Прибалтийские государства – бывшие республики Советского Союза, оформлять командировочное удостоверение не требуется, но обязательно наличие заграничного паспорта. Время фактического пребывания работника в командировке определяется по отметкам в заграничном паспорте о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации. Именно поэтому ксерокопия заграничного паспорта является обязательным приложением к авансовому отчету командированного лица по возвращении из командировки.

    Выполнение  работником своих обязанностей во время служебной командировки связано с расходованием наличных денежных средств как на оплату расходов, непосредственно связанных с командировкой (оплата проезда и проживания в месте, куда работник командирован), так и при осуществлении затрат, обусловленных выполнением служебного задания (приобретение объектов основных средств, материально-производственных запасов, производство расчетов с контрагентами и т.д.). Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций.

    В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

    – расходы по проезду;

    – расходы по найму жилого помещения;

    – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

    – иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. [19].

    В соответствии с п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

    Для целей налогообложения к учету  могут быть приняты следующие  расходы, связанные с командировками:

    – расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

    – расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

    – суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ (как отмечалось ранее, размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ));

    – расходы, связанные с оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

    – консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

    В практической деятельности организаций  могут возникать весьма неожиданные ситуации, при которых оплата стоимости проезда не представляется очевидно экономически оправданной, например, если работник отзывается из очередного отпуска и направляется в командировку. В вышеприведенной ситуации возможны следующие варианты: работник находился в отпуске в том же населенном пункте, где находится предприятие; работник находился в командировке в другом городе, но направлялся в командировку из пункта, где расположено предприятие; работник находился в отпуске в другом городе и направлялся в командировку оттуда.

    К сожалению, законодательно подобные вопросы  урегулированы слабо. Пунктом 10 Инструкции № 62 определено, что командированному работнику возмещаются расходы  по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

    Таким образом, формально законодатель ограничивает только оплату обратного проезда  – к месту постоянной работы. А это означает, что направляться в командировку работник может из любого пункта.

    Если  работник находился в отпуске в месте расположения организации, то дополнительных расходов по оплате стоимости проезда не возникает.

    Если  же работник находится в отпуске  в другом городе, то организации  целесообразно командировать его  именно из этого населенного пункта. В командировочном удостоверении не предусмотрено указание места, из которого работник выезжает в командировку. Поэтому в данном случае на оборотной стороне удостоверения должен быть проставлен пункт, из которого работник фактически выбывает. То обстоятельство, что факт выбытия будет заверен не печатью организации, в которой работает командированный, значения не имеет: помимо данной отметки, факт выезда будет подтвержден проездными документами, а то обстоятельство, что в настоящее время практически все проездные документы являются именными, снимет и остальные вопросы. Оплата проезда будет произведена в данном случае от места проведения отпуска и обратно. Правда, может возникнуть проблема с передачей работнику оформленного командировочного удостоверения. Если оплата командировки производится по месту постоянной работы, организации достаточно выслать удостоверение по факсу или фототелеграфным способом. Отметки о прибытии и выбытии проставляются в данном случае на этой копии. При оплате командировочных расходов к копии с подлинными отметками целесообразно приложить подлинный экземпляр командировочного удостоверения и выписку из приказа о командировке.

    Если  же работник вынужден вернуться к  месту постоянной работы (например, для того чтобы забрать необходимые  документы), то стоимость проезда от места проведения отпуска и суточные за время пути, также должны быть оплачены, так как эти расходы должны считаться расходами, связанными с командировкой. Данный факт должен быть отражен в приказе по организации, а подтверждение факта выбытия может быть обеспечено в порядке, указанном выше, или же может быть ограничено приложением проездных документов. [23]

    Кроме вышеуказанных вариантов, может  возникнуть и еще один вариант, связанный  с тем, что по окончании командировки работник захочет вернуться к месту проведения отпуска. В данном случае оплата стоимости проезда и суточных за время пути должна быть произведена по окончании отпуска по стоимости проезда от места командировки до места постоянной работы на основании двух проездных документов – от места командировки до места проведения отпуска и от места проведения отпуска до места работы (разумеется, сумма оплаты будет меньше, чем стоимость двух билетов, даже если место проведения отпуска находится по пути к месту проведения командировки). Суточные должны быть оплачены также по времени и расписанию следования транспортного средства от места командировки до места работы.

    По  усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации  направление работника в командировку, наряду с командировочным удостоверением, может быть оформлено приказом. В данном случае оформление командировки приказом обязательно, поскольку это связано с необходимостью продления отпуска на срок командировки.

    Некоторым министерствам и ведомствам законодательством предоставлено право своими приказами определять порядок предоставления и оплаты служебных командировок. К числу таких органов государственной власти относятся, например, силовые ведомства.

    Для целей финансового учета организация  может относить на себестоимость продукции (работ, услуг) все расходы, оплаченные командированным лицам, независимо от того, производятся ли они в пределах, установленных нормативными актами, или по решению руководства организации выплаты осуществляются в повышенном размере.

    Командировочные расходы могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета учета, на которых формируется фактическая себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. Если командированным работником (подотчетным лицом) авансовый отчет представлен на сумму, меньшую, чем был выдан аванс, остаток подотчетной суммы должен быть внесен в кассу организации или удержан с сумм начисленной оплаты труда работника. В этом случае организациям следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. [19].

    В частности, удержания из заработной платы работника для погашения  его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

    При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

    Решения принимаются и оформляются работодателем, как правило, в форме приказа  или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не предусмотрено.

    Что касается согласия работника на удержание  сумм из заработной платы, то оно должно быть получено в письменном виде.

    Общая схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, рассмотренная ранее в данной курсовой работе, используется и при учете расчетов с командированными работниками (Д – т 71 К – т 50 – на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику; Д – т 71 К – т 51 – на сумму денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте командировки; Д – т 71 К – т 55 – отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами и др.)

    Кроме того, при определенных условиях в  связи с отражением в учете  командировочных расходов могут  возникать постоянные налоговые  обязательства. Подобная ситуация может  иметь место в случае, если трудовым договором предусмотрена возможность оплаты расходов на командировку сверх норм, установленных законодательством. В этом случае в бухгалтерском учете оформляется следующая проводка:

    Д – т 99 «Прибыли и убытки» К  – т 68 , субсчет «Налог на прибыль организаций», – на сумму постоянного налогового обязательства.

    При отражении в бухгалтерском учете  операций по выдаче наличной валюты командированным  работникам используется общая схема:

    Д – т 50 К – т 52 «Валютные счета» – на сумму валютных средств, полученных для выдачи аванса работникам, командированным за рубеж;

    Д – т 71 К – т 50 – на сумму  валюты, выданной под отчет командированному работнику;