Учет расчетов с подотчетными лицами

       В связи с тем, что расчеты с  подотчетными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального банка Российской Федерации от 20.06.2007 г. № 1843-У, в соответствие с которыми предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень). Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими и физическими лицами не установлен. Некоторые организации пытаются использовать данное положение при расчетах между юридическими лицами с помощью подотчетных лиц. Однако при этом следует помнить, что согласно ст. 182 ГК РФ подотчетное лицо фактически действует по доверенности. Кроме того, если подотчетное лицо осуществляет покупку за свой счет, т.е. действует при отсутствии полномочий, то согласно п. 1 ст. 183 ГК РФ сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Следовательно, и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетных лиц также должен действовать установленный лимит. За осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями сверх установленных предельных сумм органами Госналогслужбы России налагается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа. Указанные меры финансовой ответственности применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица. [1, 20].

       Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия в отношении налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень). [4, 10].

    Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по ведению бухгалтерского учета ПБУ 10/99 "Расходы организаций", утвержденный Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999г. № 33 н. (3-ий уровень). [18]

    Служебные командировки являются объектом трудового  законодательства, которое регулирует правоотношения с работниками, заключившими с организацией трудовой договор  в соответствии с критериями, установленными в разделе III ТК РФ. В трудовой договор с работником целесообразно включать условие о его периодическом направлении в краткосрочные и долгосрочные служебные командировки. Размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации (согласно статье 168 ТК РФ). При этом объектом обложения НДФЛ являются суточные, выплаченные работнику сверх размеров, установленных пунктом 3 статьи 217 НК РФ (под налогообложение НДФЛ не подпадают суммы суточных в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке). [10, 19].

    Взаимоотношения по договорам гражданско-правового  характера регламентируются ГК РФ, согласно которому затраты на поездки, связанные с выполнением работ (оказанием услуг), не предусмотренные в сумме договора, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора. Такие расходы по договоренности сторон могут быть компенсированы исполнителю организацией-заказчиком.

    Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

    Согласно  п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. [7, 10]. 

    1.3. Документальное оформление  расчетов с подотчетными  лицами 

    Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    Основными первичными документами, которые регламентируют расчеты с подотчетными лицами, являются: авансовые отчеты; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

    В качестве оправдательных документов при  этом могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
• документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)

    Суммы, выданные под отчет, списываются  на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться  организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений. [13].

    Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

    На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

    В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и  подсчета сумм, а также на оборотной  стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

    Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств  в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

    На  основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

    Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные  документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые  должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - Положение по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должны быть в наличии все необходимые первичные учетные документы. [16].

    Если  оформленные документы не позволяют  проверить достоверность произведенной  хозяйственной операции, то есть в  них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое решение принимается руководителем организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

    Из  вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета товарно-материальных ценностей.

    Если  к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная сумма также подлежит включению в совокупный доход подотчетного лица.

    1. Количество документов должно  соответствовать числу записей на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество документов.

    2. Необходимо наличие подписей  бухгалтера, подтверждающего целевое  назначение и правомерность принятия  к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.

    3. Должно быть указано состояние  расчетов с подотчетным лицом  по ранее выданным авансам.  Выдача аванса при наличии  ранее не погашенной подотчетной суммы является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Однако на практике это встречается достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен следить бухгалтер на соответствующем рабочем месте. В то же время обязанность по ведению аналитического учета расчетов с подотчетными лицами может быть возложена на бухгалтера-кассира. В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причем при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчета.

    4. Отсутствие подписи руководителя  организации, утверждающего авансовый  отчет, а также суммы в указанной  строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных  средств должны расцениваться  как излишек или недостача  (в зависимости от того, осуществлялся прием остатка или выплата перерасхода).

    Наличные  денежные средства выдаются под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели.

    При этом лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. [12].

    Если  подотчетные средства были выданы работнику  организации без установления срока  их возврата и такие суммы отражены по дебету счета 71, оснований для  включения в налогооблагаемый доход  работника этих сумм не имеется.

    Согласно  п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации основанием для записей хозяйственных операций и их отражения в регистрах  бухгалтерского учета служат первичные  документы, фиксирующие факт их совершения, которые должны содержать достоверные данные, создаваться своевременно – как правило, в момент совершения операции – и содержать обязательные реквизиты. Кроме того, все документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции, подлежат обязательному гашению торговой организацией штампом или надписью от руки « получено» или « оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). [16].

    Таким образом, в оправдание расходов, произведенных  подотчетным лицом, последний должен представить не только правильно оформленный, но и надлежаще погашенный оправдательный документ. Кроме того, подтверждением приема наличных денежных средств продавцом служит чек кассового аппарата либо приходный кассовый ордер. Организации, не использующие ККТ, принимают наличные денежные средства по приходному кассовому ордеру с выдачей квитанции за подписями главного бухгалтера и (или) уполномоченного на то лица и кассира, заверенной печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). [12].

    Если  даты, проставленные на первичных  документах, подтверждающих расходование наличных денежных средств, которые  получены под отчет, окажутся более  ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем  на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных средств, то такое противоречие свидетельствует либо о недостоверности первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, либо о возмещении организацией затрат своих работников (в последнем случае приобретенные ценности являются собственностью физического лица, и поэтому правильнее в данном случае оформлять при возмещении затрат договор купли-продажи). Затраты, произведенные работником, которому денежные средства под отчет не выдавались в связи с покупкой материалов, возмещаются путем выдачи из кассы организации наличных денежных средств с оформлением расходного кассового ордера, основанием для выписки которого служит представленный работником товарный чек.