Учет расчетов с подотчетными лицами

     К представительским относятся расходы  организации:

     1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

     2) транспортное обеспечение доставки  принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

     3) буфетное обслуживание во время  переговоров;

     4) оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате организации,  по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

     Не  относятся к представительским  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения  заболеваний.

Представительские расходы организации принимаются  в целях налогообложения прибыли  в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения 
(сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

2 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА НА ПРИМЕРЕ ООО  «БОЧКА» 

     Полное  наименование предприятия - Общество с  ограниченной ответственностью «Бочка». Предприятие зарегистрировано в январе 2009 года, осуществляет свою деятельность на основании Устава и других учредительных документов, оформленных в соответствии Гражданского Кодекса РФ. Основной вид деятельности - торгово-закупочная деятельность и розничная торговля.

     ООО «Бочка» является юридическим лицом  с момента государственной регистрации и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе; может осуществлять имущественные и личные неимущественные права; может быть истцом и ответчиком в суде; несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом; может заниматься лицензируемыми видами деятельности при наличии лицензии; вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами; имеет круглую печать.

     Общество  самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после  уплаты налогов и других обязательных платежей.

     ООО «Бочка» осуществляет розничную  продажу продуктов питания и  алкогольных напитков за наличный расчет.

     Штат  состоит из восьми человек: директора, бухгалтера, товароведа, четырех продавцов-кассиров и уборщицы.

     Бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

     В соответствии Закона «О бухгалтерском  учете» руководители организаций и  другие лица, ответственные за организацию  и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения  бухгалтерского учета в установленном  законодательством и нормативными документами порядке, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

     Бухгалтер подписывает документы, связанные  с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и денежные обязательства. Указанные документы без подписи бухгалтера считаются недействительными.

     Главная задача бухгалтера - способствовать достижению положительных результатов хозяйственной деятельности.

     Основные  функции, выполняемые  бухгалтером:

     · учет денежных операций (денежных средств  в кассе, на расчетном счете, валютном счете, прочих счетах в банке, расчетов с поставщиками, прочими кредиторами, расчетов с бюджетом, расчетов по отчислениям и платежам);

     · учет расчетов по оплате труда (начисления заработной платы, удержания из заработной платы, отчисления на социальное и медицинское  страхование, в пенсионный фонд);

     · учет финансовой деятельности (реализации продукции, прибыли, фондов и резервов);

     · составление бухгалтерской отчетности.

     Организация самостоятельно установила:

     · план счетов;

     · организационную форму бухгалтерской  работы исходя из вида организации  и конкретных условий хозяйствования;

     · форму и методы бухгалтерского учета, технологию обработки учетной информации, основываясь на действующих в Российской Федерации формах и методах, при соблюдении общих методологических принципов;

     · учетную политику.

     Форма учета, принятая на предприятии - автоматизированный учет с помощью программы “1С бухгалтерия”. 
 
 
 

     3 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ НА РИМЕРЕ ООО

     «БОЧКА» 

       Документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчётных сумм

     Каждая  хозяйственная операция должна оформляться  документально, следовательно, учёт расчётов с подотчётными лицами тоже должен оформляться документально. Рассмотрим документальное оформление представительских мероприятий на ООО «Бочка».

     Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых  должны быть указаны дата и место  проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных средств.

     Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления (в ООО  «Бочка») утверждается смета представительских  расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно - распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     - перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

     - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

     - порядок расходования средств  на представительские расходы;

     - документальное оформление представительских  расходов;

     - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием  средств на представительские  расходы;

     - нормирование отдельных видов  представительских расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

     - распоряжение руководителя о  назначении ответственного за  проведение официального мероприятия;

     - распоряжение (решение правления  ООО «Бочка») о направлении  приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

     - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой  встречи, ФИО участников со  стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное  мероприятие:

     -  отчет о расходах на проведение  деловой встречи;

     - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные расходы.

     Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика  и т. д.

     Все первичные документы должны соответствовать  требованиям Закона.

     Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

     Но  если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами.

         При формировании себестоимости  продукции (работ, услуг) представительские расходы учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по  обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не  нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его  применению представительские расходы  отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

     К представительским относятся расходы  организации:

     1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

     2) транспортное обеспечение доставки  принимаемых лиц к месту проведения  представительского мероприятия  и (или) заседания руководящего  органа и обратно;

     3) буфетное обслуживание во время  переговоров;

     4) оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате организации,  по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

     Не  относятся к представительским  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

     В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода. База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

        При покупках за наличный расчёт  в организациях розничной торговли  продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа –  кассовый чек и товарный чек  (или накладную).