Учет расчетов с подотчетными лицами

     В ТК РФ оговорено, что при направлении  работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а так же возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся: расходы на проезд и наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником, с разрешения или ведома работодателя (ТК РФ). Согласно ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировкам, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ТК РФ). Однако размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

     Служебная командировка - понятие трудового законодательства, поэтому оно применяется только к работникам, в том числе и к совместителям, состоящим с организацией-работодателем в трудовых правоотношениях на основании трудового договора. Физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную командировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы. Если физическое лицо, не состоящее в штате фирмы, выполняет для нее какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между субъектом хозяйственной деятельности и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, они включаются в совокупный облагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время физическое лицо при наличии соответствующих оправдательных документов имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных затрат, связанных с поездками в другую местность.

     Служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками:

     1) наличие распоряжения работодателя  о направлении в командировку  с указанием ее срока;

     2) командировка имеет целью выполнение  служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной  трудовым договором, но вне  места постоянной работы работника;

     3) командировка предполагает задействование  установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.)  
 

     Документальное  оформление командировок 

       Все хозяйственные операции, осуществляемые  организацией, должны оформляться  оправдательными документами, служащими  первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

     В настоящее время унифицированные  формы документов, необходимые для  направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата  РФ “ Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты “.

     Указанные формы должны применяться всеми  организациями при направлении работника в командировки.

     В приказе (распоряжении) указывается:

     1) фамилия и инициалы командируемого  лица;

     2) структурное подразделение, должность  (специальность, профессия) командируемого лица;

     3) место назначения (страна, город,  организация, куда командируется  работник);

     4) срок командировки;

     5) цель командировки и основание  (служебное задание или иной  документ).

     Если  это необходимо, указываются источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

     Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации  кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо.

     Проект  приказа следует согласовать  с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих  расходов.

     Кроме того, в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами может быть предусмотрено  визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами.

     Приказ  подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под роспись знакомится работник.

     Документ  представляется на подпись в одном  экземпляре. Затем делается столько  копий приказов (распоряжений), сколько  необходимо по схеме документооборота предприятия.

     Постановлением  Госкомстата РФ  не установлено, в скольких экземплярах оформляется  приказ о направлении работника  в командировку. На практике делается столько копий приказа (распоряжения), сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов. Крупные организации обычно оформляют первый экземпляр для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый - для подразделения (цеха, отдела, филиала, представительства), где работает командированное лицо. 
 

     1.2 Представительские расходы организации 

     Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

     В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров 
(правления) или другого аналогичного органа организации.

     В настоящее время организациям следует  руководствоваться перечнем представительских  расходов, приведенным в  НК РФ.

     Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д. 

     Оформление  первичных документов

     Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

     Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи 
(приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

     Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря- дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     - перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы;

     - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

     - порядок расходования средств  на представительские расходы;

     - документальное оформление представительских  расходов;

     - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием  средств на представительские  расходы;

     - нормирование отдельных видов  представительских расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

     - распоряжение руководителя о  назначении ответственного за  проведение официального мероприятия;

     - распоряжение о направлении приглашения  на деловую встречу, который  должен содержать цель прибытия  представителей сторонней организации;

     - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой  встречи, ФИО участников со  стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

     - отчет о расходах на проведение  деловой встречи;

     - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные расходы.

     Такими  документами являются: счета предприятий  общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

     Все первичные документы должны соответствовать  требованиям Закона ФЗ.

Бухгалтерский учет организации

     Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

     Но  если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

     При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

     Порядок включения затрат, произведенных  организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.