Учет расчетов с подотчетными лицами

     В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и  подсчета сумм, а также на оборотной  стороне формы указываются суммы  расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти  суммы (графа 9).

     Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств  в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.

     Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном  порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

     Ниже  приводится упрощенная форма авансового отчета, в которой указаны реквизиты, на правильность заполнения которых  кассир должен обращать особое внимание. Так как авансовый отчет заполняется, как правило, в бухгалтерии (но не в кассе), пример заполнения не приводится.

     На  основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные  денежные суммы в установленном  порядке.

     Основанием  для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные  документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции, которые  должны содержать следующие реквизиты: наименование документа (формы), код  формы, дату составления, содержание хозяйственной  операции, измерители хозяйственной  операции (в натуральном и денежном выражении) и т.д. (п. 7 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Поэтому для отражения операции по списанию выданных сумм с подотчетного лица должен быть в наличии первичный учетный документ.

     Если  оформленные документы не позволяют  проверить достоверность произведенной  хозяйственной операции, то есть в  них не указаны данные продавца, то суммы денежных средств, выданные работнику на закупку, должны считаться  личным доходом данного работника, подлежащим включению в совокупный налогооблагаемый доход. При этом такое  решение принимается руководителем  организации с учетом других документов и обстоятельств, подтверждающих данную ситуацию.

     Из  вышеприведенного следует, что только при соблюдении определенных условий  произведенные затраты по приобретению товарно-материальных ценностей могут  быть отнесены на себестоимость продукции, работ, услуг или счета учета  товарно-материальных ценностей.

     Если  к авансовому отчету приложены оправдательные документы, а при проверке наличия  оприходования оплаченного товара выяснится его отсутствие, подотчетная  сумма также подлежит включению  в совокупный доход подотчетного лица.

     1. Количество документов должно  соответствовать числу записей  на обороте. Количество листов, как правило, превышает количество  документов.

     2. Необходимо наличие подписей  бухгалтера, подтверждающего целевое  назначение и правомерность принятия  к учету израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу наличных  денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее выданных денежных средств.

     3. Должно быть указано состояние  расчетов с подотчетным лицом  по ранее выданным авансам.  Выдача аванса при наличии  ранее не погашенной подотчетной  суммы является нарушением Порядка  ведения кассовых операций. Однако  на практике это встречается  достаточно часто. В принципе, за состоянием расчетов должен  следить бухгалтер на соответствующем  рабочем месте. В то же время  обязанность по ведению аналитического учета расчетов с подотчетными лицами может быть возложена на бухгалтера-кассира. В этом случае вышеуказанные суммы должны вписываться кассиром, причем при этом целесообразно делать соответствующие отметки до того, как будут заполнены другие реквизиты авансового отчета.

     4. Отсутствие подписи руководителя  организации, утверждающего авансовый  отчет, а также суммы в указанной  строке делает документ недействительным, и суммы наличных денежных  средств должны расцениваться  как излишек или недостача  (в зависимости от того, осуществлялся  прием остатка или выплата  перерасхода).

     Согласно  п. 11 Порядка ведения кассовых операций организация вправе выдавать под  отчет наличные денежные средства на хозяйственные и командировочные  расходы без каких-либо ограничений. Однако при этом каждый отдельный  платеж, совершенный подотчетным  лицом сторонней организации, не должен превышать установленных  пределов расчетов наличными денежными  средствами. Это требование относится  как к случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления  отдельных операций, так и к  случаю, если доверенность отсутствует: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который должен впоследствии одобрить действия физического лица посредством утверждения авансового отчета. 
 
 
 
 
 

     2. Учет расчетов и операций.

     2.1 Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

     полученные  товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также  по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы  на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

     товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые  расчетные документы от поставщиков  или подрядчиков не поступили (так  называемые неотфактурованные поставки);

     излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

     полученные  услуги по перевозкам, в том числе  расчеты по недоборам и переборам  тарифа (фрахта), а также за все  виды услуг связи и др.

     Организации, осуществляющие при выполнении договора строительного подряда, договора на выполнение научно - исследовательских, опытно - конструкторских и технологических  работ и иного договора функции  генерального подрядчика, расчеты со своими субподрядчиками также отражают на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

     Все операции, связанные с расчетами  за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 "Расчеты с  поставщиками и подрядчиками" независимо от времени оплаты.

     Счет 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками" кредитуется на стоимость  принимаемых к бухгалтерскому учету  товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей (либо счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей") или счетов учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т.п.

     Независимо  от оценки товарно-материальных ценностей  в аналитическом учете счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в синтетическом учете кредитуется  согласно расчетным документам поставщика. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а также, если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

     За  неотфактурованные поставки счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

     Счет 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками" дебетуется на суммы  исполнения обязательств (оплату счетов), включая авансы и предварительную  оплату, в корреспонденции со счетами  учета денежных средств и др. При  этом суммы выданных авансов и  предварительной оплаты учитываются  обособленно. Суммы задолженности  поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", а учитываются обособленно в аналитическом учете.

     Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется по каждому  предъявленному счету, а расчетов в  порядке плановых платежей - по каждому  поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

     Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская  отчетность, ведется на счете 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" обособленно.

     Общая методология учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками связана  с обязательствами, вытекающими  в основном из договоров поставки и подряда и, в сущности, объясняется  старым правилом Э.Дегранжа:

     "Тот,  кто получает, дебетуется, тот, кто  выдает, кредитуется".

     Поставщики  и подрядчики "выдают" ценности, услуги, работы и поэтому кредитуются. И составители плана счетов четко  систематизируют случаи записей  по кредиту и дебету счета 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками".

     2.2 Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

     Счет 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками" дебетуется в корреспонденции  со счетами 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" на суммы, на которые  предъявлены расчетные документы.

     Счет 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками" кредитуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

     Если  по полученному векселю, обеспечивающему  задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения  этой задолженности делается запись по дебету счета 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета" и кредиту  счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" (на сумму погашения  задолженности) и 91 "Прочие доходы и  расходы" (на величину процента).

     Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому  предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми  платежами - по каждому покупателю и  заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

     Учет  расчетов с покупателями и заказчиками  в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская  отчетность, ведется на счете 62 "Расчеты  с покупателями и заказчиками" обособленно.

     В целом можно сказать, что счет 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками" как бы зеркально  отражает у продавца факты хозяйственной  жизни, регистрируемые покупателем  по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

     Как только этот счет дебетуется, т.е. собственность  на отгруженные товары переходит  к покупателю, так сразу же у  предприятия возникает дебиторская  задолженность и именно поэтому  счет корреспондирует со счетами 90.1 "Выручка" и/или 91.1 "Прочие доходы". Если работы выполнялись по договору долгосрочного характера, то может  кредитоваться счет 46 "Выполненные  этапы по незавершенным работам".

     По  сложившимся обычаям покупатель мог внести деньги вперед, т.е. могло  иметь место или получение  аванса или зачисление предоплаты. В этом случае по счету 62 возникает  кредиторская задолженность.