Учет расчетов по заграничным командировкам

     Выданная  сумма аванса на командировочные расходы отражается в бухучете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н).

     Валюту  для оприходования ее в кассу можно либо снять (Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У) с валютного счета организации (при его наличии и достаточности имеющихся на нем средств), либо купить ее у банка. Выдача наличной иностранной валюты в банке производится на основании письма организации-клиента на получение наличной иностранной валюты, составленного в произвольной форме.

     В письме на получение наличной иностранной  валюты указываются наименование организации; дата составления письма; дата получения  наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется)); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости - по номиналам).

     Письмо  на получение наличной иностранной  валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати. Подписи и печать должны соответствовать заявленным в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

     Сумма валюты в учете будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учета, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчетности (не реже чем один раз в месяц). Также организация может закрепить в учетной политике более частые «переоценки» валюты.

     В налоговом учете курсовые разницы  относятся к внереализационным  расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным  доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).

     В бухгалтерском учете операции, связанные  с выдачей валютного аванса работнику  и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро):

     Дебет 50, субсчет «Евро» - Кредит 52

     - получена валюта с валютного  счета в банке в кассу;

     Дебет 71 - Кредит 50, субсчет «Евро»,

     - выдан валютный аванс работнику  под отчет (эта же проводка  используется для выдачи суммы  перерасхода в валюте);

     Дебет 50, субсчет «Евро» - Кредит 71

     - возвращен в кассу остаток  неизрасходованных подотчетных  средств;

     Дебет 91, субсчет 2 «Прочие расходы» - Кредит 71

     - отражена отрицательная курсовая  разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006)

     Либо: Дебет 71 - Кредит 91, субсчет 1 «Прочие доходы»,

     - отражена положительная курсовая  разница по командировочным расходам.

     Отметим, что субсчета к счету 50 «Касса» открываются по каждой используемой валюте.

     Другим  способом выдачи валюты на командировку является перечисление на банковскую карту, которая принадлежит организации (корпоративную карту). Переводить подотчетные деньги на личный счет работника нельзя (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408).

     Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках». При расчетах с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа. Слипы и выписки из банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.

     Еще одним современным способом оплаты командировочных расходов является дорожный чек. Это платежный инструмент в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому выплатить определенную, указанную в чеке сумму. Дорожный чек приобретается у российского банка, является именным, имеет короткий срок действия и принимается обычно в гостиницах, магазинах, ресторанах и др. Чек также можно обменять на наличные. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на отдельном субсчете счета 50 «Касса», например, субсчете «Денежные документы».

     7. Признание командировочных расходов в налоговом учете в случае, если аванс был выплачен в рублях

     В уже упоминавшихся ранее Письмах ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 был затронут еще один весьма важный и интересный вопрос - как правильно оценить в налоговом учете сумму командировочных расходов работника, осуществленных в иностранной валюте, если аванс на командировку выплачивался в рублях и в дальнейшем сотрудник самостоятельно приобретал иностранную валюту?

     Чиновники отметили, что все операции по конвертации  валютных средств, проводимые через  обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. Тогда при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный работник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

     В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

     Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Иными словами, работник должен предъявить как документы, подтверждающие его расходы (проездные билеты, счета гостиниц и т.д.), по которым определяется общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте, так и справку о покупке работником как частным лицом валюты в обменном пункте (банке). В этой справке помимо прочей информации указан и фактический курс обмена, которым и нужно руководствоваться бухгалтеру при пересчете суммы валютных командировочных расходов в рубли.

     И только в случае, если командированный  работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную  валюту в связи с отсутствием  первичного документа по обмену - например, если он потерял справку, которая была ему выдана в обменном пункте - сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов по курсу на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193, Письмо ФНС России 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).

     8. Несостоявшиеся заграничные командировки

     Случается, что запланированная командировка отменяется, а расходы на нее уже осуществлены (приобретены билеты, получены визы и т.д.). Особенно остро этот вопрос стоит именно для заграничных командировок, где предварительные расходы есть обязательно.

     Если  были приобретены проездные билеты, а затем командировка отменена, билеты необходимо сдать, получив назад часть уплаченных денег. Сотрудник, осуществляющий возврат, составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документ о возврате билета, в котором указывается, какая сумма была возвращена, а какая - удержана. Удержанная сумма не является доходом сотрудника (п. 3 ст. 217 НК РФ), в бухгалтерском учете признается прочим расходом (п. 12 ПБУ 10/99), однако признать ее в расходах по налогу на прибыль не так просто. Для этого необходимо экономически оправдать и документально подтвердить и командировку, и ее отмену.

     Если  организация подготовила такое  обоснование, то сумму, удержанную при  возврате билетов, можно включить в  состав внереализационных расходов как неустойку по договору перевозки (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это подтверждает Минфин России в Письме от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338. Также сумму, удержанную при возврате билетов, можно учесть в составе внереализационных расходов в случае отмены рейса в результате форс-мажорных обстоятельств (для подтверждения необходимо получить справку у перевозчика).

     В то же время, по мнению финансового ведомства, включить в расходы стоимость виз при отмене заграничной командировки, нельзя (Письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

     Следует также помнить, что факт отмены заграничной командировки подтверждается приказом по организации.

 

     Список  литературы

     1. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 19.07.2011) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.11.2011)

     2. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 19.07.2011)

     3. Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ (ред. от 18.07.2011) «О валютном регулировании и валютном контроле» (с изм. и доп., вступающими в силу с 29.09.2011)

     4. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»)

     5. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 (ред. от 24.12.2008) «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»

     6. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»

     7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006 (утверждено приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 154н, с изменениями от 25.12.2007 № 147н, от 25.10.2010 № 132н, от 24.12.2010 № 186н)

     8. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 9/99 «Доходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н, с изменениями от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н, от 18.09.2006№ 116н, от 27.11.2006 № 156н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н)

     9. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, с изменениями от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н, от 18.09.2006№ 116н, от 27.11.2006 № 156н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н)

     10. Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408

     11. Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У

     12. Письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66

     13. Письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338

     14. Письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134

     15. Письмо Минфина России от 04.09.2006 № 03-03-04/1/644

     16. Письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660

     17. Письмо Минфина России от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27

     18. Письмо Минфина России от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770

     19. Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168

     20. Письмо Минфина России от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140

     21. Письмо Минфина России от 27.07.2010 № 03-03-07/25

     22. Письмо Минфина России от 09.08.2010 № 03-01-15/6-179

     23. Письмо Минфина России от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205