Учет подсчетов с подотчетными лицами

    Министерство  финансов РФ в письме от 12 мая 1992 года № 30 сообщает, что Министерство путей сообщения своим указанием от 18 февраля 1992 года предоставило начальникам железных дорог право устанавливать плату за предоставление пассажирам постельных принадлежностей в поездах.

    Начальникам железных дорог предложено разработать и обеспечить порядок выдачи пассажиру по его требованию документа, подтверждающего сумму взысканной платы за пользование постельными принадлежностями, а также обеспечить информацию пассажирам об установленной на железной дороге стоимости пользования постельными принадлежностями через поездное радио и объявления, вывешиваемые в поездах.

    На  основании вышеизложенного затраты  на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

    Командированному  работнику оплачиваются расходы  по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

    При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

    Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные  дни, а также дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте  командировки.

    Руководители  предприятий и организаций могут  разрешать, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм предусмотренных законодательством:

• в бюджетных учреждениях – за счет экономии  по сметам на их содержание;
• в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;
• в других организациях и на предприятиях – за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством   налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

    В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

    Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

    Оплата  проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

    Выплата взамен суточных надбавки к заработной плате в процентном размере  от тарифной ставки (должностного оклада) на монтажных, наладочных и строительных работах не производится:

• работникам, принятым в месте производства монтажных, наладочных и  строительных работ;
• работникам, направленным на монтажные, наладочные и строительные работы в порядке перевода в другую местность, на условиях, предусмотренным действующим законодательством;
• работникам во время нахождения в отпуске, а также за дни невыхода на работу по неуважительным причинам;
• работникам за время  исполнения ими государственных или общественных обязанностей вне места производства монтажных, наладочных и строительных работ;
• работникам, командируемым для осуществления контроля за выполнением монтажных, наладочных и строительных работ.

    Выплата взамен суточных надбавки к заработной плате в процентном размере от тарифной ставки (должностного оклада) производится за каждый календарный день нахождения работника на монтажных, наладочных и строительных работах.

    При исчислении указанной надбавки за неполный месяц в начале определяется сумма надбавки за полный месяц. Затем эта сумма делится на количество календарных дней в данном месяце и умножается на число дней пребывания работника на монтажных, наладочных и строительных работах в данном  месяце. 

    Порядок списания командировочных  расходов, документальное оформление командировочных расходов

    Работник  предприятия в  течение трех дней после возвращения из командировки обязан предоставить в бухгалтерию предприятия отчет о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов – авансовый отчет

    В качестве оправдательных документов при  этом могут выступать:

• командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основание для списания суточных из подотчета;
• счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
• проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета  подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
• документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.)  

    По  возвращении из командировки с работника, кроме авансового отчета, следует  получить также и краткий отчет  о проделанной работе. К отчету прилагаются документы, подтверждающие результаты командировки. К таким документам могут относиться,  в первую очередь, подписанный сторонами контракт, протокол о намерениях, акт выполнения тех или иных работ, сертификат (удостоверение) об участии в выставках, конференциях и т.п. на отчете о проделанной в командировке работе  руководитель предприятия ставит резолюцию о её соответствии целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах – свою подпись,  подтверждая тем самым их целесообразность.

    Указать цель командировки важно, так как в соответствии с п.2 «и» Положения «О составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость…», утвержденного постановлением правительства РФ от 05.08.92г. № 552, в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.

    В некоторых случаях отнесение  командировочных расходов на затраты  определено целью командировки.

    Расходы по участию в технической конференции  могут быть отнесены на себестоимость продукции, если результат такого участия связан с совершенствованием производственного процесса. Обоснование правомерности расходов находится в компетенции предприятия.

    Участие в выставках для коммерческих предприятий является разновидностью рекламных расходов, которые относятся на себестоимость в пределах установленных норм, поэтому  командировочные расходы могут быть признаны как расходы, связанные с производственной необходимостью.

    Возмещение  командировочных расходов по обучению сотрудников с отнесением их на себестоимость зависит от разновидности обучения. В целом необходимо различать обучение, предполагающее получение знаний, и обучение, целью которого является подтверждение знаний. Если расходы были произведены в рамках заключения договора с высшим учебным заведением о подготовке специалиста (при условии, что данное учебное  заведение имеет лицензию на образовательную деятельность, расходы по обучению рассматриваются как расходы на подготовку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение квалификации) в соответствии со ст. 184 КЗоТ РФ с включением по норме затрат на обучение в себестоимость продукции. Соответственно и командировочные расходы по такому обучению относятся на затраты.

    Если  предприятие оплачивает обучение сотрудника на курсах, не соответствующих профилю работы (например, курсы английского языка), то эти    затраты относятся на счет 88 (соответственно и командировочные расходы). Практически такие расходы никогда не признаются налоговыми органами как производственные.

    Сумма возмещения командировочных расходов, связанных с направлением работников на участие в бизнес – семинарах, семинарах по бухгалтерскому учету включается в себестоимость продукции только в том случае, если семинар организуется по проблемным вопросам и по своему содержанию является консультационным. В этом случае такие расходы можно рассматривать как консультационные услуги сторонней организации и соответственно производить списание расходов по семинару и командировочным расходам на себестоимость продукции (работ, услуг).

    После получения авансового отчета с приложенными к нему оправдательными  документами бухгалтер после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах цифрами с помощью бухгалтерских проводок фиксирует направление списания данных сумм из подотчета.

    Израсходованные  фактически подотчетными лицами средства на командировки, отраженные в оправдательных документах, проводятся по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с различными счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

    Таким образом, бухгалтер производит необходимые  расчеты, формирует суммарные проводки по включению командировочных расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) организации или отнесения их за счет чистой прибыли предприятия, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета.

    После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету  руководитель утверждает эту сумму, и она  проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток  при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

    Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по дебету счета 84 (согласно действующему Плану счетов) проводкой:

    Дебет 84  «Недостачи и  потери от порчи ценностей»

    Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

    В дальнейшем эти суммы списываются  со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда удержания не могут быть произведены).

    Учет  НДС с командировочных  расходов

    Согласно  п.19 Инструкции ГНС РФ «О порядке  исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» от 11.10.95. № 39 (с учетом изменений и дополнений) суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах  служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на  себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении  организации (предприятия).

    В соответствии с вышеуказанным пунктом  Инструкции  суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающих произведенные в командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользования  в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке  (16,67 %) от суммы затрат, относимых на себестоимость производимой продукции в пределах норм, установленных законодательством.