Содержание

 

     Учёт расчётов с подотчётными лицами

 

    В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

    Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

    При применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

• бухгалтерский баланс;
• журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной системе);
• аналитическая ведомость по счёту 71;
• материалы инвентаризации расчётов;
• первичные документы.

 

    Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое  сальдо отражает сумму задолженности подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). [2, стр.58]

    Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

    Перейдём  к освещению бухгалтерского учёта  расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

 

     Учёт расчётов с подотчётными лицами по суммам, выданным  на административно-хозяйственные расходы

 

    Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

    К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    Выдача  наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг)

 

    Выдача  наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее – РФ).

    Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий.

    При временном отсутствии у предприятий  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или  лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

    Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации в данном случае может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

    В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

    В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

    Дебет 71 Кредит 50(51) –  на выданную сумму

    соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

    Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных  сумм и сроки, на которые они выдаются.

    Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании  срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

    Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

    Так, письмом Госналогслужбы РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено начислять страховые взносы на выданные работникам денежные авансы на командировочные, представительские и другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные сроки оправдательными документами. Этот подход свидетельствует о готовности ГНС РФ считать такие суммы доходом, вознаграждением работника.

    С другой стороны – письмом ГНИ  по г. Москве от 13.11.97 № 11-13/ 29227 со ссылкой  на письмо ГНС РФ от 04.11.97 № 08-1-07-/ 1072 предусматривается в общеустановленном  порядке производить налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными физическими лицами от работодателей, при уклонении от возврата этих средств, иной просрочки в их уплате либо необоснованном получении (т.е. речь идет об отсутствии факта списания этих средств с физического лица без оправдательных документов).

    Определение суммы материальной выгоды по таким  денежным средствам производится за все время их нахождения у физического  лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты – со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.

    Последняя ситуация обоснованна, поскольку в  такой ситуации отсутствуют правовые основания делать вывод о получении работником предприятия дохода. Данные денежные средства могут быть изъяты у работника в судебном порядке, чего нельзя было бы сделать с полученным работником доходом.

    На  этом основании решения налоговых  органов о взыскания с предприятий сумм доначисленных  взносов в пенсионный фонд (или подоходного налога) и применении штрафных санкций в рассмотренной ситуации могут быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.

    Выдача  наличных денежных средств под отчёт  производится при условии полного  отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

    Сотрудники  организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

    Нормативные ограничения налично-денежного  обращения при  покупках за наличный расчёт

 

    В соответствии с пунктом 2 Порядка  ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

    При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 14 октября 1998 года в следующих размерах:

• между юридическими лицами в сумме десять тысяч рублей;
• для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырьё в сумме пятнадцать тысяч  рублей;
• для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел РФ при закупке товаров у юридических лиц в сумме пятнадцать тысяч рублей.

    При этом в соответствии с разъяснениями  Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 под термином «один платёж» понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

    Например, между юридическими лицами заключён договор на поставку товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) на сумму тридцать  тысяч рублей. Договором обусловлено, что расчёты будут производиться наличными денежными средствами. Если покупатель – юридическое лицо – через своё подотчётное лицо ежедневно производит платёж в адрес другого юридического лица наличными деньгами в размере, не превышающем десять тысяч рублей, в течение трех или более дней, то такой расчёт не будет являться нарушением действующего законодательства.

    Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

    Документальное  оформление покупок за наличный расчёт у юридических лиц в розничной торговле

 

    При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

    Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 [9] должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• номер кассового аппарата;
• номер и дату выдачи чека;
• стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость (далее – НДС).

    Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

    Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» [10] должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.