Учет подотчетных лиц

Закладка «Оборотная сторона» диалога  позволяет ввести данные в табличную  часть документа.

В ней нужно указать:

- дату или интервал дат совершения  расходов;

- выбрать корреспондирующий счет  и объекты аналитического учета;

- указать общую сумму расходов  на указанные цели согласно  представленным оправдательным  документам или по расчету  (суточные);

- сумму НДС;

- назначение расходов (кому, за  что и по какому документу).

Заполненную форму нужно сохранить  и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа по каждой строке табличной части будут  сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые списываются затраты  данного наименования.

Авансовый отчет составляется в  одном экземпляре подотчетным лицом  и работником бухгалтерии.

Проверенные бухгалтерией авансовые  отчеты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

На основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки. Схема первичной документации представлена в приложении Д.

2.3 Аналитический и синтетический учет

В ООО «Чернушкастройкерамика»  бухгалтерский учет ведется с  использованием программы «1С:Предприятие 7.7».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе  субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами  в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте». В 2006 и  2007 гг. данный субсчет не использовался,  так сотрудники не были направлены  в командировки за рубеж.

Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию или сумму  возмещенного перерасхода и вновь  выданные под отчет на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1 - Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это  остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец  периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец  периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных  разрезах, предназначено ведение  аналитического учета. Аналитический  учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения  объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

В ООО «Чернушкастройкерамика»  счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет  из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами:

- Дебет 10, 41, 08, 07 Кредит 71 - оприходовано  имущество, приобретенное подотчетным  лицом.

- Дебет 20, 25, 26 Кредит 71 - списаны  расходы по командировке, необходимые  для нужд производства.

- Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты подотчетного  лица непроизводственного характера  учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 - списан НДС  по расходам непроизводственного  характера.

- Дебет 28 Кредит 71 - списаны расходы  по командировке, связанной с  возвратом и транспортировкой  бракованной продукции.

- Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма  НДС по расходам подотчетных  лиц; Дебет 68 Кредит 19 - произведен  налоговый вычет.

- Дебет 44 Кредит 71 - списаны расходы  по командировке, связанной с  продажей готовой продукции (товаров).

- Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма  недостачи по вовремя невозвращенному  авансу; Дебет 70 Кредит 94 - удержана  сумма неизрасходованного аванса  из зарплаты сотрудника.

- Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы  денежные средства, неизрасходованные  сотрудником и возвращенные в  кассу организации.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический  учет. В нем каждой выданной под  отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены  на той же строке.

Используемая программа, позволяет  детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных  кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов - на израсходованные суммы; новых приходных  или расходных кассовых ордеров - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет  сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о  состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими  счетами и конечное сальдо) за выбранный  период, детализированный по подотчетным  лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость  по счету» на экран будет выведен  запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую  ведомость. Период задается выбором  даты начала периода и даты окончания  периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и  выведет его для просмотра (приложение К1).

Стандартный отчет «Журнал-ордер  счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими  счетами и конечное сальдо) за выбранный  период, детализированный по подотчетным  лицам.

Для вывода данного отчета необходимо выбрать пункт «Журнал-ордер по счету 71 по субконто» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Журнал-ордер счета по субконто»  на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе  надо указать, за какой период необходимо сформировать журнал-ордер. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и  выведет его для просмотра (приложение К2).

Стандартный отчет «Журнал-ордер  и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты  с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Для получения данного отчета надо выбрать пункт «Журнал-ордер и  ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен  запрос параметров отчета. В запросе  надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и  выведет его для просмотра (приложение К3).

Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в  которой содержатся обороты счета  с другими счетами за указанный  период, а также сальдо на начало и на конец периода (приложение К4).

Стандартный отчет «Анализ счета  по субконто» содержит итоговые суммы  корреспонденций данного счета  с другими счетами за указанный  период, а также остатки по счету  на начало и на конец периода в  разрезе объектов аналитического учета (приложение К5).

Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для  вывода оборотов и остатков счета  за каждый месяц. Данный отчет очень  полезен при подведении итогов и  составлении отчетности.

Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета (главная  книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода  и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, нужно нажать на кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и  выведет его для просмотра (приложение К6).

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету  по конкретным значениям объектов аналитического учета - подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки  на начало и на конец периода, обороты  за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета  и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие  счета и суммы операций по кредиту  выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д - дебетовое, К - кредитовое) (приложение К7).

Также существует стандартный отчет  «Карточка счета с выбранным  значением субконто» позволяет  получить информацию по всем операциям  с конкретным подотчетным лицом.

Ежемесячно итоги из журнала-ордера №7 переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс. В бухгалтерском балансе  дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую - по строке 628.

Движение документов представлено в приложении Л.

Чаще всего через подотчетных  лиц приобретается оборудование. Это связано с тем, что есть возможность осмотра технического состояния приобретаемого оборудования.

В исследуемых периодах (в 2006-2007 гг.) стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами в результате использования предприятием программы «1С:Предприятие», которая  позволяет механизировать обработку  информации о командированных работниках, понижает вероятность ошибок при  перенесении информации из первичных  документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению  точности и оперативности учета  расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

3 МЕРОПРИЯТИЯ  ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ УЧЕТА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

расчет подотчетный лицо

В ООО «Чернушкастройкерамика»  в командировку направляется любой  сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден  круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что  при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты  по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет  на предприятии выдаются на более  длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

Чтобы избежать это, на предприятии  необходимо создать приказ, в котором  должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение  средств под отчет. Также в  приказе должны быть установлены:

- сроки, на которые выдаются  подотчетные суммы, и их предельный  размер;

- порядок представления авансовых  отчетов;

- запрещение выдачи денег работнику  под отчет при условии неполного  отчета по ранее выданному  авансу;

- запрещение передачи подотчетных  денежных средств от одного  работника другому.

Перечисленных в приказе сотрудников  необходимо ознакомить с ним в  обязательном порядке. Пример приказа  представлен в приложении М1.

Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Пример данного приказа  представлен в приложении М2.

Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые  отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как  чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем  должно быть подробно описано, что, сколько  и за какую цену приобрел подотчетник.

К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело  товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или  калькулятор). В таком случае они  должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6 / 01 «Учет основных средств».

Допущенную ошибку бухгалтера и  подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором  зафиксирует, что конкретно и  для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные  ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием  суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный  предельный размер расчетов наличными  деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.