Учет подотчетных лиц

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в  Положении по бухгалтерскому учету  №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается  Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются следующие.

1. Учетная политика, формируемая  главным бухгалтером организации  и утверждаемая руководителем  организации. Основы формирования  и раскрытия учетной политики  организации установлены ПБУ  1 / 98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина  России от 09.12.1998 г. №60н.

2. Утвержденные руководителем формы  первичных учетных документов  по учету расчетов с подотчетными  лицами:

- приходный кассовый ордер (форма  КО-1) - выписывается в случае, когда  работник возвращает в кассу  неизрасходованную подотчетную  сумму;

- расходный кассовый ордер (форма  КО-2) - выписывается при выдаче  денежных средств под отчет;

- командировочное удостоверение  (форма №Т-10) - определяет фактическое  время нахождения работника в  командировке;

- авансовый отчет с приложением  подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов,  накладных и т.д.).

3. Утвержденный руководителем План  счетов бухгалтерского учета  - содержит перечень применяемых  организацией синтетических счетов  и субсчетов.

2 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ООО «ЧЕРНУШКАСТРОЙКЕРАМИКА»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО «Чернушкастройкерамика» относится  к предприятиям строительной промышленности. Оно построено по проекту институтов «Заводпроект» г. София народная республика Болгария и «Союзпромстром»  г. Москвы для частичного покрытия дефицита в стеновых каменных материалов Пермской области, введено в эксплуатацию актом рабочей комиссии от 29.12.1982 г. и является единственным крупным  предприятием по производству керамического  кирпича на юге Пермского края. ООО «Чернушкастройкерамика» является дочерним предприятием ЗАО «Пермстром» (г. Пермь).

Предприятие является юридическим  лицом, имеет в хозяйственном  ведении имущество, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные права, имеет расчетный  счет в Западно-Уральском Банке  Сбербанка РФ г. Пермь и самостоятельный  баланс.

На балансе предприятия имеются  две промплощадки, одна - завод, расположена  в г. Чернушка, вторая карьер глин в 7 км от города. ООО «Чернушкастройкерамика»  расположено на юго-восточной окраине  города Чернушка, в районе, предусмотренном  генпланом города для промышленной застройки. С севера предприятие  ограничено автодорогой, за которой  расположены предприятия - АООТ «Агрохимсервис», Агролицей №66.

В восточной части к предприятию  примыкает промплощадка асфальтобетонного  завода Чернушинского ДРСУ.

Место нахождения предприятия: 617833 Пермский край г. Чернушка пер. Льнозаводской, 8.

Организационно-правовая форма или  форма собственности предприятия - частная.

Основные виды деятельности ООО  «Чернушкастройкерамика»: выпуск строительных материалов; выпуск товаров народного  потребления; посредническая и коммерческая деятельности; транспортные услуги.

Основным видом продукции предприятия  является производство керамического  кирпича, применяемого для кладки наружных и внутренних стен и других элементов  зданий и сооружений.

Виды кирпича:

- ГОСТ 530-95 (одинарный утолщенный, камни  керамические, рифленый, гладкий) (приложение  А1);

- кирпич полнотелый (печной) с технологическими  пустотами до 13% (приложение А2);

- фигурный (приложение А3).

ООО «Чернушкастройкерамика» выпускает  также глазурованный кирпич разных оттенков (приложение А4), который используется для облицовки стен зданий, декорирования  каминов, печей, клумб и т.д.

Потребителями продукции являются многие Пермские строительные фирмы  и компании, большое количество кирпича  поставляется в другие регионы России: Башкортостан, Свердловскую, Тюменскую  области (приложение А5).

Сырьем для производства кирпича  является глина Таушинского месторождения. Доставка сырья на завод производится технологическим транспортом - автосамосвалами  КрАЗ, КамАЗ.

Производство кирпича осуществляется по пластическому способу формования на оборудовании Народной Республики Болгарии первого поколения, представленному  двумя технологическими линиями  по приему, переработке, формованию и  перекладке кирпича.

Теплоснабжение предприятия осуществляется от собственной котельной, которая  работает на природном газе. Газоснабжение  осуществляется от газопровода Чернушка-Пермь.

Для обеспечения выпуска продукции  имеются основные и вспомогательные  цеха: производственный, ОДГ, ГПО, отделение  ремонта печных вагонеток, склад  готовой продукции, котельная, мехмастерская, карьер, строй-участок, административно-бытовой  корпус.

Для более полного использования  производственных мощностей оказываются  услуги сторонним организациям. В  столярном цехе изготавливаются  дверные блоки и различные  профильные детали. Котельная обеспечивает тепловой энергией соседние предприятия, детские сады и жилые дома.

Но не только производством единым озабочено руководство предприятия. Здесь стремятся создать все  условия для плодотворного труда  и полноценного отдыха работников. На предприятии оборудованы душевые, комната для приема пищи, сауна.

Постоянно в центре внимания охрана труда.

Основными конкурентами по производству кирпича являются заводы: Ревдинский, Ижевский, на Закаменной.

ООО «Чернушкастройкерамика» действует  на основании Устава, утвержденного  общим собранием учредителей  от 01.12.2000 года. Учредителями общества являются ЗАО «Пермстром» с долей  вклада 52,52%; 8 физических лиц.

Организационная структура предприятия  представлена в приложении Б1, а производственная в приложении Б2.

В ООО «Чернушкастройкерамика»  ведется автоматизированный бухгалтерский  учет с использованием программы  «1С: Предприятие» версия 7.7. В штате  числятся 4 бухгалтера: главный бухгалтер; заместитель главного бухгалтера; бухгалтер  по заработной плате и расчетам; а также бухгалтер по учету  материалов, основных средств, не материальных активов и т.д.

Специалисты ООО «Чернушкастройкерамика»  никогда не стоят на месте и  не намерены останавливаться на достигнутом. В их планах расширить номенклатуру выпускаемых изделий, освоить более  полно производство цветного облицовочного  кирпича, повышать пустотность керамических камней. Все это должно расширить  возможности применения Чернушинской стройкерамики, сделать ее более  энергоэффективной, менее материалоемкой, а значит и - конкурентоспособной  по цене.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным  человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Чернушкастройкерамика»  подразделяются на три вида.

Документы, относящиеся к первому  виду, составляются, как правило, в  отделе кадров и бухгалтерии предприятия  до начала командировки на основании  служебной записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: заявление  о командировании (приложение В1), заявление  на выдачу аванса (приложение В2), приказ руководителя, служебное задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в  командировку (форма №Т-9). В приказе  указывается фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки (приложение В3). Для получения  аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о  направлении в командировку у  секретаря и сделать на нем  отметку за подписью заместителя  главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании  приказа руководителя определяется служебное задание и отчет  о его выполнении (форма №Т-10а) (приложение) и выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т-10) (приложение В4).

В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, которое  подписывается и утверждается директором предприятия.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным  расчетом суммы командировочных  расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (приложение В5).

Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

Доверенность (форма №М-2) применяется  для оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению (приложение В6). Корешок доверенности подотчетным  лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные  на имя организации с указанием  НДС, а также фамилии, имена и  отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой отчетности; квитанция к приходному кассовому  ордеру; счет-фактура. Кроме того, командированный  обязан сделать отметку о времени  нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупке за наличный расчет в  организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два  документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При  этом кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный  номер (ИНН), заводской номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время  покупки; стоимость (цену) покупки; признак  фискального режима.

Товарный чек (или накладная) в  соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок  по видам, количеству, цене и стоимости  каждого товара не допускаются); должность  и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер  продавца (ИНН); наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

Счет-фактура подписывается руководителем  и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении  в течение 3 дней после окончания  командировки по приказу представить  подробный отчет руководству  организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в  бухгалтерию - авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств (приложение Г). Для ввода  в информационную базу программы 1С:Предприятие  авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские  проводки и имеет печатную форму  установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет  форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая  в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная  часть, соответствующая оборотной  стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно  установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости  от этого суммы выдаваемых средств  и суммы расходов указываются  в рублях или в иностранной  валюте. При этом дополнительно запрашивается  валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется  выбором из справочника «Сотрудники».

Если предоставляется авансовый  отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите  «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему  авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности  или перерасхода по предыдущему  авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе  будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»).