Учет основных средств на предприятии

В зависимости  от назначения, состава и количества объектов основных средств для оформления и учета операций по приему, приему-передаче объектов основных средств между  организациями используются:

- акт  о приеме-передаче объекта основных  средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1 (применяется для отдельного объекта основных средств, не относящегося к зданию и сооружению);

- акт  о приеме-передаче здания (сооружения) по форме № ОС-1а (применяется  только для зданий и сооружений);

- акт  о приеме-передаче групп объектов  основных средств (хроме зданий, сооружений) по форме N9 ОС-16 (применяется  для групп объектов основных  средств, не относящихся к зданиям  и сооружениям).

Акты  в количестве не менее двух экземпляров  составляются комиссией с заполнением  всех необходимых реквизитов и должны иметь все необходимые подписи.

К актам  должна прилагаться техническая  документация, относящаяся к данным объектам основных средств. Указанные акты применяются для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

При поступлении  объектов основных средств данные формы  оформляются:

- для  объектов, не требующих монтажа,—  в момент приобретения;

- для  объектов, требующих монтажа,— после  приема их из монтажа и сдачи  в эксплуатацию;

- поступивших  по договорам купли-продажи, мены  имущества» дарения, финансовой  аренды, путем приобретения за  плату денежными средствами, изготовления  для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов основных средств и ввод их в действие должны оформляться  в соответствии с действующим  законодательством в особом порядке.

Акты  утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика основных средств.

После оформления акты с приложенной технической  документацией передаются в бухгалтерию организации, где на объект основных средств открывается инвентарная карточка (книга).

Данные  приема и выбытия объекта из состава  основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств.

Учет  основных средств ведется бухгалтерией пообъектно.

Единицей  бухгалтерского учета основных средств  является инвентарный объект.

Инвентарным объектом признается объект основных средств со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Если один объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Для организации  бухгалтерского учета и обеспечения  сохранности основных средств каждому  инвентарному объекту основных средств  должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учету соответствующий  инвентарный номер.

Присвоенный инвентарному объекту номер может  быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской  или иным способом. В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации.

Для учета  наличия объектов основных средств, а также учета движения их внутри организации бухгалтерией открывается:

- на  каждый объект — инвентарная  карточка учета объекта основных  средств по форме № ОС-6;

- на  группу объектов — инвентарная  карточка группового учета объектов  основных средств по форме № ОС-6а;

- для  объектов основных средств малых  предприятий — инвентарная книга  учета объектов основных средств  по форме № ОС-6б.

Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта и находятся в бухгалтерии.

Записи  в инвентарных карточках (инвентарной  книге) производятся на основании актов  о приеме-передаче объектов основных средств (формы N8 ОС-1, № ОС-1 а, № ОС-16) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

В инвентарных  карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного использования, способ начисления амортизации, отметка о не начислении амортизации (если оно имеет место), индивидуальные особенности объекта.

В организациях, имеющих небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществляться в инвентарной  книге (форма № ОС-66) с указанием  необходимых сведений об основных средствах  по их видам и местам нахождения.

При наличии  большого количества объектов основных средств по месту их эксплуатации учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Данные  инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Перемещение основных средств внутри организации  оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств  по форме № ОС-2.

Данная  форма применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка  и др.) в другой. Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю.

Данные  о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарные  карточки (книгу) учета объектов основных средств, которые помещаются в картотеку  по новому местонахождению.

Для оформления приема-сдачи объектов основных средств  из ремонта, реконструкции, модернизации (восстановление основных средств) применяется  акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных  объектов основных средств по форме  № ОС-3.

Акт подписывается  членами приемочной комиссии или  лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию» модернизацию.

Акт утверждается руководителем организации или  уполномоченным им лицо и сдается  в бухгалтерию.

Если  ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).

В технический  паспорт соответствующего объекта  основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Выбытие основных средств в результате продажи  или передачи сторонним организациям оформляется актом (по форме № ОС-1, № ОС-1а или № ОС-16), на основании которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а или № ОС-66).

При списании объектов основных средств из-за их непригодности к дальнейшему  использованию, невозможности или неэффективности их восстановления требуется оформление других первичных учетных документов.

Для оформления документации на списание указанных  выше объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в  состав которой входят соответствующие  должностные лица, в том числе  главный бухгалтер (бухгалтер) и  лица, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств.

Для участия  в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на которые в соответствии с законодательством возложены функции регистрации и надзора на отдельные виды имущества.

В компетенцию  комиссии входит:

- осмотр  объекта, подлежащего списанию  с использованием необходимой  технической документации, а также  данных бухгалтерского учета,  установление целесообразности (пригодности)  дальнейшего использования объекта  основных средств, возможности  и эффективности его восстановления;

- установление  причин списания объекта (физический  и моральный износ, нарушение  условий эксплуатации, аварии, стихийные  бедствия и иные чрезвычайные  ситуации, длительное неиспользование объекта для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд и др.);

- выявление  лиц, по вине которых происходит  преждевременное выбытие объекта  основных средств, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством;

- возможность  использования отдельных узлов,  деталей, материалов выбывающего  объекта и их оценка исходя  из текущей рыночной стоимости,  контроль за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса;

- составление  акта на списание объекта основных  средств.

Принятое  комиссией решение о списании объекта основных средств оформляются  в акте на списание объекта основных средств с указанием данных, характеризующих  объект основных средств (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации, проведенные переоценки, ремонты, причины выбытия с их обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов).

Для оформления списания основных средств комиссия использует следующие акты;

- для  объекта основных средств —  акт о списании объекта основных (кроме автотранспортных средств) по форме № ОС-4

- для  автотранспортных средств — акт  о списании автотранспортных  средств форма N9 0С-4а

- для  групп объектов основных средств  — акт о списании групп объектов  основных средств (кроме автотранспортных  средств) по форме N9 ОС-4б

Данные  акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем или  уполномоченным им лицом. Первый экземпляр  передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.