Учет оплаты труда и расчетов с персоналом организации

Удержания из заработной платы по инициативе работодателя

     В отличие от предыдущего вида «вычетов»  из заработной платы, удержания по инициативе работодателя – это право, а не обязанность работодателя.

     Случаи  удержаний по инициативе работодателя предусмотрены статьей 137 ТК РФ и включают:

1. Возмещение неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы.

2. Погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

3. Возврат сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику.

   Действующее законодательство не дает определения  понятию «счетная ошибка». В силу сложившейся практики к счетным ошибкам относятся ошибки в арифметическом действии при расчете заработной платы, причитающейся работнику, ошибки при введении данных в компьютерную программу и т.п.

4. Увольнение работника до того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. «Вычет» сумм из заработной платы в этом случае зависит от основания увольнения работника.

Так, удержания  за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется  по следующим основаниям:

• ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
• восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
• смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);

5. Взыскание с виновного работника суммы причиненного работодателю материального ущерба. Правила о материальной ответственности работника установлены главой 39 ТК РФ.

   Удержание из заработной платы может быть произведено  по распоряжению работодателя при одновременном соблюдении следующих условий:

• размер причиненного ущерба – не больше среднего месячного заработка работника (ч. 1 ст. 248 ТК РФ);
• распоряжение о взыскании вынесено работодателем не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

   Это касается и ограниченной, и полной материальной ответственности.

   Если  месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб (при  этом сумма причиненного ущерба превышает  средний месячный заработок работника), то лишь суд может взыскать с работника сумму ущерба (ч. 3 ст. 248 ТК РФ).

Удержания из заработной платы по заявлению работника

     В качестве примера данного вида уменьшения заработной платы удержаний в  пользу третьих лиц можно привести уплату профсоюзных взносов путем их перечисления за счет заработной платы. Так, статья 28 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» устанавливает, что при наличии письменных заявлений работников, являющихся членами профсоюза, работодатель ежемесячно и бесплатно перечисляет на счет профсоюза членские взносы из заработной платы работников в соответствии с коллективным договором (соглашением).

Размеры удержаний из заработной платы

     ТК РФ ограничивает не только случаи удержания сумм из заработной платы, но и размеры такого уменьшения оплаты труда (ст. 138 ТК РФ):

1. Общий размер всех «вычетов» при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

2. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

3. В случае удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда здоровью другого лица, возмещении вреда лицам в связи со смертью кормильца и возмещения ущерба, причиненного преступлением, размер удержаний не может превышать 70 процентов заработной платы.

     Так, при отсутствии соглашения об уплате алиментов алименты на несовершеннолетних детей взыскиваются с их родителей  судом (на основании исполнительного листа) ежемесячно в размере (п. 1 ст. 81, ст. 106 СК РФ):

1/4 заработка  и (или) иного дохода родителей  – на одного ребенка;

1/3 заработка  и (или) иного дохода родителей  – на двух детей;

1/2 заработка  и (или) иного дохода родителей  – на трех и более детей.

Порядок составления расчетных ведомостей

     Основным  регистром, используемым для оформления расчетов с работниками по оплате труда, является расчетная ведомость. Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе  каждого работника, по подразделениям, по видам оплаты и удержаний.

     Расчетная ведомость имеет следующие показатели: начислено по видам оплат —  оборот по кредиту счета 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда"; удержано и зачтено по видам платежей и зачетов — оборот по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"; к выплате — сальдо по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

     Последний показатель расчетной ведомости  является основанием для заполнения платежной ведомости — регистра аналитического учета по выплате  работникам заработной платы в окончательный расчет.

     В организации может применяться  несколько вариантов оформления расчетов с персоналом по оплате труда:

•     путем составления расчетно-платежной ведомости, в которой одновременно совмещаются два регистра: расчетная и платежная ведомость;

•     путем составления расчетных ведомостей для расчета оплаты труда и платежных — для выплаты заработной платы;

•     путем расчета заработной платы в лицевых счетах, открываемых на каждого работника, на основании которых заполняется платежная ведомость для выплаты заработной платы.

     Основными для составления расчетной ведомости  или заполнения лицевых счетов являются:

•     табель учета рабочего времени — для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено проработанное время;

•     накопительные карточки заработной платы — для рабочих-сдельщиков;

•     расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной оплаты и пособий по временной нетрудоспособности;

•     налоговые карточки для расчета сумм удержания подоходного налога;

•     решения судебных органов на удержание по исполнительным листам;

•     платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца и т. д.

     Выдача  заработной платы производится по платежным  или расчетно-платежным ведомостям в установленные в организации дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие в ее реквизитах приказа в кассу для оплаты указанной суммы "в срок с... по..." (как правило, в течение трех рабочих дней, считая день получения денег в банке). Подписывают такой приказ руководитель и главный бухгалтер. По истечении установленного на выдачу денег срока кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий сотрудников, не получивших ее, в графе "расписка в получении" проставляет штамп или пишет от руки "депонировано". Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано.

     1.4 Учет расчетов с подотчетными лицами

     Подотчетные лица - это сотрудники организации, которым выдают деньги на какие-либо нужды. Например, подотчетному лицу могут выдать средства на покупку билетов для проезда в командировку, на приобретение канцтоваров или на множество других нужд.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (Форма № АО-1) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     К отчету прилагаются различные оправдательные документы: билеты, купленные в счет подотчетных сумм, счета и так далее. Корешок авансового отчета остается у лица, сдавшего отчет и оправдательные документы. Он содержит расписку бухгалтера о получении документов.

     Организация не выдаст нового аванса до тех пор, пока подотчетное лицо не отчитается за предыдущую сумму. Порой по результатам отчета требуется доплатить подотчетному лицу средства, которые он израсходовал на цели организации. Возможна и обратная ситуация - было выдано больше, чем оказалось реально потрачено. В таком случае неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращают в кассу организации. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

     Организация может  выдать подотчетному лицу доверенность (ст. 185 ГК РФ) на совершение операций от имени организации. Если сотрудник, имеющий доверенность, покупает какие-либо товары - ему выдается накладная и счет-фактура. Сотрудник с доверенностью заключает сделки с другими организациями от имени своей организации.

     Доверенность выписывают в одном экземпляре, регистрируют в книге регистрации доверенностей, ее подписывает руководитель организации, на нее ставится печать. Доверенность выдают сотруднику, оставляя на предприятии корешок доверенности, содержащий все необходимые сведения. Доверенность сотрудника остается в той организации, с которой он вел дела.

     Особенности учета  расчетов с подотчетными лицами

     В соответствии с Планом счетов, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

     Выданные  под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции  со счетами учета денежных средств.

   Для организации  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами бухгалтер должен иметь следующие документы:

• Авансовые отчеты подотчетных лиц и прилагающиеся к ним документы
• Приказы руководителя о выдаче подотчетных сумм или другие документы, на основании которых выдаются эти суммы
• Журнал регистрации доверенностей

   1.5 Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

   Организация ведет учет расчетов с персоналом по всем видам расчетных операций, кроме расчетов по оплате труда, на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", на котором, в  частности, учитываются расчеты  с работниками по предоставленным им займам, возмещению материального ущерба, а также за товары, проданные в кредит, и др.

   К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" могут быть открыты субсчета:

73-1 "Расчеты  по предоставленным займам";

73-2 "Расчеты  по возмещению материального ущерба";

73-3 "Расчеты  за товары, проданные в кредит" и др.

     Приведем  порядок учета отдельных операций организации по расчетам с ее персоналом: