Учет операций с подотчетными лицами

Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором  или приказом (распоряжением). 

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере: 

а) стоимости  проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом  общего пользования (кроме такси); 

б) страховые  платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; 

в) оплату услуг по предварительной продаже  проездных документов; 

г) расходы  за пользование в поездах постельными  принадлежностями. 

Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся: 

- стоимость  завтраков; 

- услуги  химчистки; 

- пользование  минибаром и т.п. 

Кроме того, работнику возмещаются расходы  по оплате бронирования места в гостинице. 

Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме. 

Суточные  выплачивается командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные  дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62) 

Отчет работника о командировке 

В течение  трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. 

К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное в установленном  порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций). 
 

Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов. 
 

При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов. 

Если  работник произвел расходы  в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем. 

Зарубежные  командировки 

Все большее  распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано  с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях. 

Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. 

Уполномоченные  банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные расходы на основании заявки, оформленной на основании 2 приказов: 

а) устанавливающий  сотруднику размер суточных; 

б) о  направлении сотрудника в служебную  зарубежную командировку с указанием  фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования. 

Если  направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно  определить и в одном приказе. Размеры суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» и постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. N 299

 

Можно установить приказом руководителя организации  и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника. 

Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования  отсутствия работника на рабочем  месте и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется. 

Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ. 

При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). 

Отчеты  о служебной загранкомандировке 

После возвращения из командировки работник должен представить отчеты: 

- о выполнении  задания на командировку по форме № Т-10а; 

- авансовый  отчет по форме № АО-1. 

Согласно  Положению № 62 в 10-дневный срок после  возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет  и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки: 

Дебет 26, 44 Кредит 71-2 (71-1) – по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами. 
 

Расчеты с подотчетным  лицом 

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной  суммы задолженности в рублях по курсу Центробанка. 

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В этом случае для погашения перерасхода банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ. Организация может погашать задолженность разными способами: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте или в переводе на валютный счет командируемого лица. 

1.5. Представительские  расходы организации 

Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами  и заключения новых хозяйственных  договоров осуществляет расходы, связанные  с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы. 

В настоящее  время организациям следует руководствоваться  перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ. 

Оформление  первичных документов 

Как любая  другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  должно оформляться оправдательными  документами, которые служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский учет. 

Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых  должны быть указаны дата и место  проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов. 

Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов: 

1) оформление  так называемых подготовительных  документов; 

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов; 

3) оформление  документов, подтверждающих фактическое  расходование денежных средств. 

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы. 

Предприятием  издаются внутренние организационно-распоря- 

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие: 

- перечень  официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы; 

- порядок  выдачи подотчетных сумм на представительские расходы; 

- порядок  расходования средств на представительские  расходы; 

- документальное  оформление представительских расходов; 

- порядок  осуществления контроля над расходованием  и списанием средств на представительские расходы; 

- нормирование  отдельных видов представительских  расходов. 

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные  с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся: