Учет операций с подотчетными лицами

Данные  с журнала №7 берутся для составления  главной книги. На основании Главной  книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. 

В бухгалтерском  балансе дебиторскую задолженность  по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие  дебиторы», а кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы». 
 
 

1.3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, товаров 
 
 

Приобретение  товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической  литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате. 

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны  идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер  кассовой машины, дата совершения операции, сумма. 

Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.). 

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных  организацией товаров. 

В случае отсутствия в товарном чеке подробной  расшифровки приобретенных товаров  представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров  и цели их приобретения. 

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека. 

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а  уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти  цели денежные средства. У организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку. 

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме, производится списание израсходованных  подотчетных сумм (см. Таблица №1) 

Таблица №1

Корреспонденция счетов

Содержание  операции 

Дебет

Кредит 

20 (23, 25, 26, 29, 10, 08)

71

Списаны расходы подотчетного лица 
 

В том  случае, если организация является плательщиком налога на добавленную  стоимость, то суммы налога, уплаченного  поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную  стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой (см. Таблица №2) 
 
 

Таблица №2

Корреспонденция счетов

Содержание  операции 

Дебет

Кредит 

19 «Налог  на добавленную стоимость по  приобретенным ценностям»

71 «Расчеты  с подотчетными лицами»

Учтена  сумма НДС по расходам подотчетного лица 
 

Если  подотчетное лицо не использовало всю  сумму выданного аванса, то оно  должно вернуть неиспользованный остаток  в кассу. Данная операция отражается проводкой (см. Таблица №3) 

Таблица №3

Корреспонденция счетов

Содержание  операции 

Дебет

Кредит 

50 «Касса»

71 «Расчеты  с подотчетными лицами»

Остаток неиспользованной суммы возращен в  кассу организации 
 

Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (см. Таблица №4). 

Таблица №4

Корреспонденция счетов

Содержание  операции 

Дебет

Кредит 

94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»

71 «Расчеты  с подотчетными лицами»

Отражена  сумма невозвращенного аванса 
 

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может  быть удержана из заработной платы  работника. При этом в учете делается проводка (см. Таблица №5) 

Таблица №5

Корреспонденция счетов

Содержание  операции 

Дебет

Кредит 

70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»

94 «Недостачи  и потери от порчи ценностей»

Удержана  задолженность по подотчету из заработной платы работника 
 
 
 

При погашении  работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 50 «Касса» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 
 
 

1.4. Служебные  командировки по России и за  рубеж 
 
 

Служебная командировка – это поездка работника  по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения  вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ). 

Основным  нормативным документом, регламентирующим учет и оформление командировок работников российских предприятий, является постановление правительства РФ от 13.10.08г. № 749 «Положение о командировках». Новые правила распространяются как на поездки по России, так и за ее пределы. При направлении работника в командировку, ему выдается денежный аванс, который, не может быть больше сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. Они определяются бухгалтером на основании предполагаемого срока командировки и действующих норм возмещения: как произведение количества дней командировки на норму суточных и нормы стоимости проживания в гостинице плюс стоимость проезда до и от места назначения. 

Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др. 
 

Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся  в административном подчинении у  руководителя и могут быть направлены им в командировку. 

Если  физическое лицо не состоит в штате  предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права. 

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой материально-производственных запасов;

- осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

- подготовкой и повышением квалификации работников;

- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

- другими аналогичными нуждами. 

Документальное  оформление командировки 

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся: 

– служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его  выполнении (форма Т-10а); 

– приказ (распоряжения) о направлении работника  в командировку (форма Т-9 или Т-9а); 

- командировочное удостоверение (форма № Т-10). 

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  он был командирован. 

При направлении  работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение. 
 
 

Сроки служебных командировок 

Срок  командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может  превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники. 

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. 
 

Рабочее время и время отдыха командированного 

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. 

В случаях, когда по распоряжению администрации  работник выезжает в командировку в  выходной день, ему по возвращении  из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией. 
 
 

Возмещение  расходов при служебных командировках 

и оплата суточных 

Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ): 

– расходы  по проезду; 

– расходы  по найму жилого помещения, 

– дополнительные расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные); 

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.