Учет начисления заработной платы и других видов оплаты

    В табеле регистрируются только случаи отклонений. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

    Если  у одного и того же работника в  один и тот же период в использовании  рабочего времени имелось два  вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

    В конце месяца работником, ответственным  за ведение табеля, определяется общее  количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

    Заполненный табель и другие документы, оформленные  соответствующими подписями, в установленные  сроки сдаются в бухгалтерию  для проведения расчетов по соответствующим  графам «Сумма»; после утверждения  табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

    Учет  выработки рабочих в учреждениях  осуществляют мастера, бригадиры и  другие работники, на которых возложены  эти обязанности. Для учета выработки  применяют различные формы первичных  документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

    Независимо  от формы первичные документы  содержат в себе, как правило, следующие  реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

    Учет  выработки, а вместе с тем и  выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации  и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

    Оформленные первичные документы по учету  выработки и выполненных работ  вместе со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

    Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка  работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В расчетно-платежной  ведомости по каждому работнику  указываются его табельный номер; занимаемая должность; суммы начислений по каждому виду оплаты; начисленные пособия по временной нетрудоспособности (с указанием дней болезни) и по уходу за ребенком; общая сумма начисленной заработной платы; суммы удержаний по налогу на доходы физических лиц, в страховой пенсионный фонд, прочих удержаний и общая их сумма; сумма к выдаче; расписка в получении денег и фамилия, имя, отчество работника.

    Основанием  для начисления заработной платы  служат приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении  сотрудников в соответствии с  утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

    Документами для начисления заработной платы лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

    Расчетно-платежная  ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

    В конце ведомости кассир должен сделать  надпись о фактически выплаченной  сумме и о неполученной сумме  заработной платы, сверить эти суммы  с общим итогом по расчетно- платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи».

    После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно- платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

    В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная  ведомость составляется раздельно  на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

    В случаях, когда разовые расчеты  по заработной плате при уходе  в отпуск или увольнении не совпадают  с составлением общего расчета, выплаты  в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным  кассовым ордером.

    В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получении суммы.

    Начисленные и выплаченные суммы по расчетам в межрасчетный период (т. е. по платежным ведомостям и расходным кассовым ордерам) включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом в графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».

    Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

    Расчетно-платежная  ведомость выполняет несколько  функций (расчетного документа, платежного документа) и, кроме того, служит регистром  аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Однако  на практике использовать расчетно-платежные  ведомости для подсчета средний  заработной платы за какой-либо предшествующий период неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных  ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых записывают необходимые сведения о работнике: дату рождения, квалификацию, категорию, образование, звание, ученую степень, стаж работы, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, группу инвалидности, дату выхода на пенсию, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, о количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. В необходимых случаях карточка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.

    Для расчета среднего заработка при  определении сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и  в других случаях в соответствии с действующим законодательством  применяется записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

    Записка-расчет составляется на каждого работника  учреждения. В ней указываются  период, на который предоставляется  отпуск, количество расчетных дней основного и дополнительного  отпуска, заработная плата по месяцам с указанием отработанных дней, заработная плата по видам источников, средний месячный и дневной заработок, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы, удержания из заработной платы и выплаченная заработная плата.

    Сведения  о виде отпуска, дате начала и конца отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска. Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется на основании карточки-справки. Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации).

    Синтетический учет расчетов с работниками по заработной плате, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другим выплатам, предусмотренным действующим законодательством, расчетов со студентами, аспирантами и учащимися по стипендиям осуществляют на следующих аналитических счетах счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:

• 030201000 «Расчеты по заработной плате»;
• 030202000 «Расчеты по прочим выплатам»;
• 030203000 «Расчеты по начислениям на оплату труда»;
• 030204000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»;
• 030205000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате транспортных услуг»;
• 030206000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате коммунальных услуг»;
• 030207000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
• 030208000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг по содержанию имущества»;
• 030209000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»;
• 030215000 «Расчеты по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;
• 030216000 «Расчеты по пособиям по социальной помощи населению»;
• 030217000 «Расчеты по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»;
• 030218000 «Расчеты по прочим расходам».

Начисленные суммы  заработной платы, денежного довольствия, стипендий, пенсий и иных выплат, сумм оплаты труда лицам, не состоявшим в  штате учреждения по договорам гражданско-правового  характера, относят на уменьшение финансового  результата текущей деятельности учреждения (счет 040101000) или увеличение затрат в объекты нефинансовых

активов (счет 010600000). Начисленные работникам учреждений суммы указанных выплат отражаются по кредиту соответствующих  счетов счета 030200000. Удержания из начисленных сумм и выплаты причитающихся сумм работникам учитывают по дебету соответствующих счетов счета 030200000.

    Суммы начисленной заработной платы отражаются по кредиту счета 030201730 «Увеличение  кредиторской задолженности по заработной плате» и дебету счетов 040101211 «Расходы по заработной плате», 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)», а суммы начисленных дополнительных выплат и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации - по дебету счетов 040101212 «Расходы по прочим выплатам», 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» и кредиту счета 030202730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам».

    Начисленные стипендии отражаются по кредиту счета 030218730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам» и дебету счета 040101290 «Прочие расходы»; начисленные пенсии, пособия и иные социальные выплаты - по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030215730, 030216730, 030217730) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения» (040101261, 040101262, 040101263).

    Суммы начисленных пособий работникам по временной нетрудоспособности, пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, санаторно-курортного обслуживания работников и членов их семей и других выплат за счет средств государственного социального страхования отражаются по дебету счета 030302830 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации» и кредиту счета 030203730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»; суммы начисленных платежей в рамках обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - по дебету счета 030306830 «Уменьшение кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и кредиту счета 030203730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда».