Учет начисления заработной платы и других видов оплаты

    Личная  карточка работника (ф. Т-2) и личная карточка государственного служащего (ф. Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

    Личная  карточка государственного служащего  применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

    Штатное расписание (ф. Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

    Изменения в штатное расписание вносятся в  соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. 

    Учетная карточка научного, научно-педагогического  работника (ф. Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и техники, для учета научных работников.

    Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата  наук, аттестата доцента и профессора и проч.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

    На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (ф. Т-2).

    Приказ (распоряжение) о  переводе работника  на другую работу (ф. Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

    Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска  работнику (ф. № Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

    Составляются  работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по ф. 425 «Записка-расчет о предоставлении отпуска (увольнении)».

    График  отпусков (ф. Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

    График  отпусков визируется руководителем  кадровой службы, руководителями структурных  подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

    При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и  руководителя структурного подразделения  в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

    Приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

    На  основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по ф. Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку (ф. Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

    При необходимости указываются источники  оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

    Командировочное удостоверение (ф. Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника  в служебной командировке.

    Выписывается  в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

    В каждом пункте назначения делаются отметки  о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

    После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

    Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

    Служебное задание подписывается руководителем  подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или  уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

    Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной  работе, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения  и представляется в бухгалтерию  вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

    Приказ (распоряжение) о  поощрении работника (ф. Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф. Т-11 а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

    Составляются  на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

    Подписываются руководителем организации или  уполномоченным им лицом, объявляются  работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

    По  учету использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда в бюджетных учреждениях  используют следующие формы первичных  учетных документов.

    Табель  учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) применяют для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

    Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается  определенный табельный номер, который  указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

    В табеле по каждому работнику указываются  фамилия, имя, отчество, должность, количество отработанных часов за каждый рабочий  день, неявки на работу, общее количество дней (часов) явок, категория налогоплательщика и персонала, табельный номер, стоимость 1-го дня (часа), отработанные часы и сумма оплаты по каждому виду оплаты, сторно начислений (вид оплаты, сумма, дни (часы) неявок), количество рабочих дней в месяце.

    Табель  ведется ежемесячно лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

    Открывается он ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый  месяц.

    Записи  в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам.

    В табеле регистрируются только случаи отклонений. В верхней половине строчки  на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального  использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней - условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

    Если  у одного и того же работника в  один и тот же период в использовании  рабочего времени имелось два  вида отклонений, одно из которых - работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой - условное обозначение отклонений, а знаменатель - ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

    В конце месяца работником, ответственным  за ведение табеля, определяется общее  количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов  по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и  другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

    Заполненный табель и другие документы, оформленные  соответствующими подписями, в установленные  сроки сдаются в бухгалтерию  для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма»; после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

    Учет  выработки рабочих в учреждениях  осуществляют мастера, бригадиры и  другие работники, на которых возложены  эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.).

    Независимо  от формы первичные документы  содержат в себе, как правило, следующие  реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

    Учет  выработки, а вместе с тем и  выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: характера производства, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами.

    Оформленные первичные документы по учету  выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

    Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка  работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

    В расчетно-платежной ведомости по каждому работнику указываются его табельный номер; занимаемая должность; суммы начислений по каждому виду оплаты; начисленные пособия по временной нетрудоспособности (с указанием дней болезни) и по уходу за ребенком; общая сумма начисленной заработной платы; суммы удержаний по налогу на доходы физических лиц, в страховой пенсионный фонд, прочих удержаний и общая их сумма; сумма к выдаче; расписка в получении денег и фамилия, имя, отчество работника.

    Записи  в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам.