Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется  оформлять отпуск материалов непосредственно  в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

    По  лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

    Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних  видов материалов другими допускается  только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это  уполномоченных.

    Изменение лимита производится теми же лицами, которым  предоставлено право его установления.

    Требование  — накладная (форма № М-11) применяется  для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

    Накладная на отпуск материалов на сторону (форма  № М-15) применяется для учета  отпуска материальных ценностей  хозяйствам своей организации, расположенным  за пределами ее территории, или  сторонним организациям, на основании  договоров и других документов.

    Карточка  учета материалов (форма № М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала  и ведется материально ответственным  лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

    Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35), применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

    Карточка  учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2) применяется  для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику  для длительного пользования.

    Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-4) применяется  для оформления поломки и утери  малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

    Акты  выбытия впоследствии прикладываются к актам на списание (форма №  МБ-8).

    Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7) применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.)

    Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8) применяется  для оформления списания изношенных и непригодных для дальнейшего  использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

    Жизненный цикл производственных запасов на предприятии  состоит из трех этапов: поступление  — выдача в производство — возврат  из него.

    В этой связи в учете производственных запасов выделяются следующие группы учетных операций:

• учет поступления
• учет отпуска в производство и возврата из него

Учет материальных ресурсов на любом производственном предприятии возложен на материально  ответственное лицо или бригаду  материально ответственных лиц. Материально ответственным лицом  может быть как заведующий складом, так и любой другой работник, достигший 18-летнего возраста, с которым  заключен договор о полной материальной ответственности. Перечень лиц, с которыми можно заключать договор о полной материальной ответственности и типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержден постановлением от 31 декабря 2002 г. N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»

Организация синтетического и  аналитического учета  материалов

    Учет  поступления материалов может быть организован в двух вариантах: с  использованием счетов 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», и без их использования, согласно утвердженной учетной политике предприятия.

    Синтетический учет поступления материалов на предприятии  ведётся на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости. При  этом оприходование материалов, полученных от поставщиков отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». НДС по приобретенным материалам отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Следует отметить, что материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили - до или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материалов, находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика по состоянию на конец месяца отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материалов на склад.

    При поступлении материалов из других источников могут быть сделаны записи по дебету счета 10 и кредиту соответствующих  счетов:

    -20 «Основное производство» - на  стоимость возвратных отходов;

    -26 «Общехозяйственные расходы» - на  расходы по доставке материалов  собственным транспортом и на  фактическую себестоимость материалов  собственного производства;

    -71 «Расчеты с подотчетными лицами»  - на стоимость материалов, оплаченных  из подотчетных сумм;

    76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами» - на стоимость  услуг, оплачиваемых транспортным  организациям;

    66 «Расчеты по краткосрочным кредитам  и займам» и 67 «Расчеты по  долгосрочным кредитам и займам»  - на сумму начисленных процентов  за кредиты и займы, использованные  на закупку материалов».

    Эти материалы принимают к бухгалтерскому учету на по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материалов (сырье, топливо, тара, запчасти и т.п.) складывается из трех величин:

    договорной  стоимости;

    транспортно-заготовительных  расходов;

    - расходов, которые необходимы, чтобы довести  материалы до пригодного состояния.

    Договорная  стоимость - это цена материалов, по которой они приобретены.

    Аналитический учет по материально- производственным запасам ведется в разрезе  поставщиков .

    К поставщикам и подрядчикам относят  организации, поставляющие сырье и  другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные  виды услуг и выполняющие разные работы.

    Поступление материалов от поставщиков производится на основании заключенных между  предприятием и поставщиками договоров. В договорах оговариваются: вид  поступивших материалов, коммерческие условия поставки, количественные и  стоимостные показатели поступивших  материальных ценностей, сроки отгрузки материалов, порядок расчетов между  предприятием и поставщиком.

    Расчеты с поставщиками осуществляются после  отгрузки ими материалов, либо одновременно с ними с согласия организации  или по ее поручению. В настоящее  время организации сами выбирают форму расчетов за поставленные материалы. Основными формами расчетов применяемые для расчетов с поставщиками являются платежные поручениями. Применение этой формы расчетов предусматривается в договоре между сторонами (поставщиком и покупателем).

    Расчеты предприятия за поступившие материалы  учитываются на счете 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками». Аналитический  учет по счету 60 ведется по каждому  поставщику и подрядчику. Это обеспечивает получение данных о задолженности  поставщикам: по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; по не оплаченным в срок расчетным документам; по неотфактурованным поставкам; авансам выданным и др.

    Расчеты с поставщиками производят независимо от того, поступили материалы на склад или находятся в пути. Материалы считаются находящиеся  в пути, если они оплачены, но до конца  месяца не поступили. Такие материальные ценности приходуют условно проводкой: Д-10 К-60.

    Сумма НДС включается поставщиками счета на оплату и отражается в учёте по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретенные материалы отражаются по дебету счет 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    Погашение задолженности перед поставщиками отражается по дебету счета 60 и кредиту  счетов учета денежных средств (51,51,55) или кредитов банков (66,67). Порядок бухгалтерских записей зависит от применяемых форм расчетов.

    Правильность  и своевременность оприходования материалов контролируется материальным отделом бухгалтерии путем сличения приходных документов с расчетными документами поставщиков.

Учет  материалов на складах  и его связь  с учетом материалов в бухгалтерии

    Порядок учета материалов на складах и  в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

    Наиболее  прогрессивным и рациональным методом  учета материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый) . Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.

    Основные  принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и бухгалтерская  достоверность количественного  учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся  материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным  документированием операций по движению материалов и ведением складского учета  материалов; предоставление бухгалтерам  права проверки соответствия фактических  остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

    В местах хранения материальные ресурсы  учитывают по каждому  номенклатурному  номеру отдельно и в натуральных измерителях – тоннах, штуках, литрах и т.п. Осуществляется количественно-сортовой учет материальных ресурсов ведется на карточках складского учета материалов (тип. ф. № М-17) . Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

    Разноска  из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов) , но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № 18) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.