Введение.

    Для осуществления основной деятельности помимо помещения и оборудования и других основных средств предприятию необходимо иметь определенные производственные запасы.

    Производственные  запасы (сырье, материалы, топливо и  др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей  силы производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт.

    В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью  потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие —  изменяют только свою форму (смазочные  материалы, краски), третьи — входят в изделия без каких — либо внешних изменений (запасные части), четвертые — только способствуют изготовлению изделий.

    К производственным запасам относятся:

• сырье и основные материалы;
• вспомогательные материалы;
• покупные полуфабрикаты;
• возвратные отходы;
• топливо;
• тара и тарные материалы;
• запасные части.

    Сырье и основные материалы — это  те предметы, из которых изготавливают  продукт. К сырью относят продукцию  добывающей промышленности (зерно, полезные ископаемые, скот, продукты животноводства и т.п.). К материалам относится  продукция обрабатывающей промышленности (ткань, мука, пластик и т.п.).

    Вспомогательными  называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и  основные материалы, для придания продукции  определенных потребительских свойств (пищевые красители, вкусовые добавки) или для обслуживания и ухода за орудиями труда (смазочные материалы).

    Покупные  полуфабрикаты — это сырье  и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще  готовой продукцией, которые приобретаются  у других предприятий и организаций. Их роль в производственном процессе идентична роли сырья и основных материалов.

    Возвратные  отходы производства — это остатки  сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую  продукцию и утратившие полностью  или частично потребительские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т.п.).

    Топливо подразделяется на технологическое (для  технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (для отопления).

    Тара  и тарные материалы — предметы, используемые для упаковки и транспортировки, хранения различных материалов и  продукции (мешки, ящики, бочки, коробки).

    Запасные  части служат для замены износившихся деталей машин и механизмов.

    Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят  на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

  Основные требования к учету материалов.

    Основная  часть материалов используется в  производстве. Материалы могут приобретаться за плату, вноситься в уставный капитал, по договору мены, безвозмездно.

    Синтетический учет материалов ведется на активном счете 10 «Материалы». Поступление материалов отражается по дебету счета 10, а выбытие  или расход материалов – по кредиту  счета 10.

    Если  организация учитывает материалы  по учетным ценам, то применяются  счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей».

    Учет  производственных запасов регламентируется Положением о бухгалтерском учете  материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина РФ от 09.06.01 №44н (ПБУ 5/01).

    Для успешного выполнения задач, стоящих  перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

• иметь номенклатуру — ценник;
• установить четкую систему документации и документооборота;
• проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты.

    Внутри  каждой из перечисленных групп производственные запасы подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры.

    Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник.

    Номенклатура  — систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие  данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общесоюзными стандартами —  ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер — условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные  признаки. Если же в номенклатуре указана  учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

    Впоследствии  при выписке каждого документа  по движению материалов в нем указывается  не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

    Требования  к учету МПЗ

    Основными требованиями, предъявляемыми к бухгалтерскому учету материально - производственных запасов являются:

1. Сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов.
2. По общему правилу все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами
3. Учет количества и оценка запасов;
4. Оперативность (своевременность) учета запасов;
5. Достоверность;
6. Соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);
7. Соответствие данных складского учета и оперативного учета движения запасов в подразделениях организации данным бухгалтерского учета.

    В соответствии с п.8 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н применение организациями  программных продуктов по учету  запасов должно обеспечить получение  необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации  и других документах.

    При построении учета материальных запасов  следует учитывать необходимые  предпосылки действенного контроля за сохранностью запасов, которые предусмотрены п.9 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н:

• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);
• размещение запасов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;
• оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;
• применение централизованной доставки материалов со складов организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
• организация там, где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;
• определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;
• установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);
• установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;
• определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

    В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями (п.56 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н). Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами (п.56 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;
• наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

    Единица бухгалтерского учета материально - производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким  образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально - производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально - производственных запасов может быть:

• номенклатурный номер,
• партия,
• однородная группа и т.п..

Первичные документы по учету  материалов

    Учет  производственных запасов осуществляется на основании следующих первичных  документов: приходного ордера, доверенности, акта о приемке материалов, лимитно-заборной карты, требований, накладной на внутреннее перемещение, накладной на отпуск материалов, карточки складского учета материалов, ведомости учета остатков материалов на складе.

    Унифицированные первичные учетные документы  утверждены Постановлением Госкомстата  РФ от 30.10.97 № 71а «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты, основных средств  и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном  строительстве».

    Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяются  для оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

    Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит  массовый характер. Выдачу этих доверенностей  регистрируют в заранее пронумерованном  и прошнурованном журнале учета  выданных доверенностей.

    Приходный ордер (форма № М-4) применяется  для учета материалов, поступающих  от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное  лицо в день поступления ценностей  на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

    Письмом Минфина России от 29.10.2002 № 16-00-14/414 разъясняется порядок оформления поступающих  материалов.

    В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина  России от 28.12.2001 № 119н, вместо приходного ордера (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а) приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.

    Акт о приемке материалов (форма №  М-7) применяется для оформления приемки  материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также  расхождение по ассортименту с данными  сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке  материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для  предъявления претензии поставщику, отправителю.

    Лимитно-заборная карта (форма № М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.