Учет командировочных расходов

7. Заказ билетов через посредников. Бронирование  гостиниц

    В последнее время при покупке билетов фирмы все чаще действуют через организации-посредники, которые покупают и привозят билеты на основании договора и за эти услуги получают денежное вознаграждение. Однако далеко не все фирмы-посредники правильно оформляют документы, что приводит к последствиям для организации, приобретающей билеты. Так, фирмы-агенты должны выставлять счет-фактуру только на свои услуги, то есть сервисный сбор. Но встречаются случаи, когда агенты выставляют счета-фактуры также и на суммы билетов, чего делать нельзя. Ведь сами билеты являются бланками строгой отчетности, и брать к вычету НДС возможно только по первичным документам, то есть билетам.
    Сервисные (комиссионные) сборы, выплачиваемые организациям-посредникам при покупке железнодорожных и авиабилетов, не поименованы в перечне расходов на командировки, приведенном в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такие расходы учитываются на основании пп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве сумм комиссионных сборов и иных подобных расходов за выполненные сторонними организациями работы.
    Также бухгалтеры сталкиваются с проблемой отражения на счетах бухгалтерского учета покупки билетов через посредников. По общему правилу покупка билетов отражается на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы». Однако есть и второй вариант: использовать счет 97 «Расходы будущих периодов» вместо 50.3. В данном варианте возникает одна проблема: необходимо подтверждать определенным документом факт получения билета сотрудником. При использовании счета 50.3 такой проблемы не возникает, так как фактом получения сотрудником билета является подписанный расходный ордер. Некоторые эксперты считают, что поскольку маршрут/квитанция электронного билета не является бланком строгой отчетности, в данном случае использование счета 50.3 необоснованно. Выбранный вариант учета необходимо закрепить в учетной политике организации.
    Согласно приказу Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, на субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.
    Исходя из вышеуказанной формулировки, электронные авиабилеты могут быть учтены в качестве денежных документов.
    Рассмотрим случай, когда у организации-посредника был куплен железнодорожный билет, но не использован, а сдан в кассу вокзала. В данном случае должны быть сделаны следующие проводки:
Дт 60 Кт 51 – плата за билет организации-продавцу;
Дт 50.3 Кт 60 – принят к учету приобретенный билет;
Дт 26 Кт 60 – сумма комиссионного (сервисного) сбора учтена в затратах;
Дт 19 Кт 60 – выделен НДС с комиссионного (сервисного) сбора организации-продавца;
Дт 68 Кт 19 – зачтен НДС с суммы комиссионного (сервисного) сбора;
Дт 71.1 Кт 50.3 – выдан билет сотруднику;
После сдачи авансового отчета:
Дт 26 Кт 71.1 – отражены расходы по оплате проезда – стоимость нового билета, купленного сотрудником в кассе вокзала (авансовый отчет);
Дт 19 Кт 71.1 – выделен НДС с нового билета (авансовый отчет);
Дт 68 Кт 19 – зачтен НДС с нового билета;
Дт 91.2 Кт 71.1 – разница между стоимостью сданного билета и суммой полученных наличных при возврате учтена в составе внереализационных расходов (авансовый отчет);
Дт 19 Кт 71.1 – выделен НДС с разницы (авансовый отчет);
Дт 91.2 Кт 19 – НДС с разницы списан в состав внереализационных расходов;
Дт 26 Кт 60 (сторно) – сумма комиссионного сбора с билета, который возвращен;
Дт 91.2 Кт 60 – сумма сбора учтена в составе внереализационных расходов;
Дт 68 Кт 19 (сторно) – сумма НДС с комиссионного сбора с билета, который возвращен;
Дт 91.2 Кт 19 – сумма НДС с комиссионного сбора учтена в составе внереализационных расходов.
Затраты на бронирование и оплату номера на имя работника организации, осуществленные налогоплательщиком от лица ответственного сотрудника, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии их соответствия положениям ст. 252 НК РФ.
Таким образом, бронирование как дополнительная услуга гостиницы также учитывается в составе расходов на командировку.

8. Бухгалтерский учет

    Авансовый отчет сдается в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются следующим образом:
Дт 71.1 Кт 51 (50) – Выписка банка (расходный кассовый ордер). Перечислены денежные средства под отчет сотруднику на банковскую карту (выданы через кассу наличные денежные средства).
Дт 26 (20, 25, 44,…) Кт 71.1 – Авансовый отчет. Отражены суточные, расходы на проезд, проживание и т.д.
Также могут быть в авансовом отчете отражены следующие проводки:
Дт 19 Кт 71.1 – сумма НДС с расходов подотчетного сотрудника,
Дт 10 Кт 71.1 – расходы по покупке каких-либо материалов в командировке.
    Если сотрудник израсходовал в командировке меньше, чем брал под отчет, то он возвращает деньги в кассу либо данная сумма удерживается из заработной платы на основании ст. ст. 137-138 ТК РФ: Дт 50 (70) Кт 71.1.
    Если сотрудник израсходовал больше, чем брал под отчет, то ему выплачивается перерасход: Дт 71.1 Кт 50 (51)
   Сроки сдачи авансового отчета, а также окончательный расчет по командировке (перерасход, остаток) дополнительно указываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
 

9. Заграничные  командировки

    Учет расходов на заграничную командировку несколько отличается от командировок внутри страны.
    При направлении работника в командировку за пределы территории РФ командировочное удос­товерение не оформляется, кроме командировок в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.
    В данном случае важно наличие правильно оформленного приказа руководителя о направлении в командировку, где указывается продолжительность, место (страна и город) и прочее. К авансовому отчету прилагается копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов, где указывается дата пересечения границы.
    При направлении в заграничную командировку, в отличие от командировок внутри страны, сотруднику дополнительно возмещаются следующие экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 23 Положения № 749, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
– Оформление заграничного паспорта, визы и иных выездных документов.
– Обязательные консульские и аэродромные сборы.
– Сборы на право выезда или транзита автомобильного транспорта.
– Оформление обязательной медицинской страховки.
– Иные обязательные платежи и сборы.
    Документ, выдаваемый в зарубежном отеле в подтверждение расходов на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Такой порядок касается всех документов, подтверждающих командировочные расходы.
    Перевод документов, подтверждающих затраты, обязателен для принятия расходов в целях налогообложения прибыли. Также можно учесть в расходах услуги по переводу сторонней организацией.
       Очень важна для заграничных командировок валюта, которой расплачивается работник. В п. 18 Положения № 749 указывается, что при направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
    Перерасчет валютных суточных в рубли производится по курсу, действовавшему на дату фактической выплаты суточных, а не на дату утверждения авансового отчета.

Пример: Сотрудника направляли в командировку на 7 дней. При этом с 11.07.2011 по 14.07.2011 он находился в Париже (Франция), а с 14.07.2011 по 17.07.2011 в Берлине (Германия). Суточные установлены в размере 2500 рублей в день. Сотруднику выдали командировочные в сумме 2500 евро.
    В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:
07.07.2011. Курс валюты: 1 евро = 40,2435 руб.
Дт 50 субсчет «Валютная касса в евро» Кт 52 субсчет «Евро» – 100608,75 руб. (2500 евро х 40,2435 руб./евро). Получена из банка валюта в кассу.
08.07.2011. Курс валюты: 1 евро = 40,0917 руб.
Дт 71.1 Кт 50 субсчет «Валютная касса в евро» – 100229,25 руб. (2500 евро х 40,0917 руб./евро). Выдана из кассы валюта на командировочные расходы сотруднику.
    Из них суточные составляют 2500 руб./день х 7 дней / 40,0917 руб./евро = 436,50 евро.
    Если курсы валюты на дату получения валюты из банка и выдачи аванса сотруднику различаются, то возникают положительные и отрицательные курсовые разницы:
Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 50 субсчет «Валютная касса в евро» – 379,50 руб. Начислена отрицательная курсовая разница (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).
20.07.2011. Курс валюты: 1 евро = 39,7316 руб.
Дт 26 Кт 71.1 – 104202,41 руб. (2500 евро х 40,0917 руб./евро + 100 евро х 39,7316 руб./евро). Авансовый отчет. Отражены расходы на заграничную командировку. Справка об обмене валюты сотрудником не представлена.
21.07.2011. Курс валюты: 1 евро = 39,7280 руб.
Дт 71.1 Кт 50 «Касса в рублях» – 3972,80 руб. (100 евро х 39,7280 руб./евро). Работнику выдан перерасход по командировочным расходам.
Дт 71.1 Кт 91.1 «Прочие доходы» – 0,36 руб. (100 евро х (39,7316–39,7280) руб./евро). Начислена положительная курсовая разница (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).
    Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).
    В налоговом учете курсовые разницы относятся либо к внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ), либо к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ).
    Организация также может выдавать сотруднику аванс на командировочные расходы для заграничной командировки в рублях. В этом случае, если работник представляет документы по обмену валюты, расходы на командировку определяются по первичным документам на покупку валюты. Если работник не представляет справки об обмене валюты, то сумма расходов в целях налогообложения прибыли определяется путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета.
    Заграничные командировки сопряжены с существенными денежными расходами, в связи с чем необходимо экономическое обоснование. Несмотря на то что экономическая обоснованность произведенных расходов может определяться целью командировки, а не ее результатом, отсутствие подписанных договоров с зарубежными фирмами, скорее всего, вызовет претензии со стороны налоговых органов.

Заключение

Ошибки в учете командировочных расходов могут привести к неверному исчислению налога на прибыль, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога.

Помимо бухгалтерского учета и налоговых последствий в настоящей книге командировочные расходы рассматриваются также в контексте трудового и гражданского права (анализируются взаимоотношения между работодателем и работником, предприятием и физическим лицом), поэтому книга будет полезна руководителям, юристам, работникам кадровой службы, а также непосредственно командированным работника.

Список литературы:

1. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

2. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

3. Постановление Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. № 911 "О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей".

4. Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

5. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

6. Приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н "Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

7. Инструкция Центрального банка Российской Федерации от 28 апреля 2004 г. № 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета"