Учет командировочных расходов

Содеражание:

Введение

1.      Документальное подтверждение и экономическое обоснование

2.      Продолжительность командировки.  Продление командировки

3.      Налоговый учет. НДФЛ и страховые взносы

4.      Суточные

5.      Билеты. Возврат билетов

6.      Проживание в командировке

7.      Заказ билетов через посредников. Бронирование  гостиниц

8.      Бухгалтерский учет

9.      Заграничные  командировки

Заключение

Список литературы

Введение:

    Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).
    В соответствии со ст. ст. 167–168 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне мес­та постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
    Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (Положением о служебных командировках, приказом, распоряжением).
 

1.      Документальное подтверждение и экономическое обоснование

    Прежде чем направлять сотрудников в командировку, необходимо в коллективном договоре или Положении о служебных командировках закрепить порядок организации и оформления командировок.
    В данном положении может быть определен регламент оформления следующих документов при направлении работника в служебную командировку:
• Служебная записка о направлении в командировку.
• Служебное задание для направления в командировку (форма № Т-10а).
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).
• Командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Служебная записка не является обязательным документом. Организация может потребовать оформления данного документа в Положении о служебных командировках.
    После возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о понесенных расходах на основании следующих документов:
• Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, подписанный уполномоченными должностными лицами.
• Оформленное командировочное удостоверение (с печатями организации, куда направлялся сотрудник), приложенное к авансовому отчету.
• Документы о найме жилого помещения.
• Документы о фактичес­ких расходах на проезд в железнодорожном, воздушном, автотранс­порте и пр.
• Документы, подтверждающие иные обоснованные расходы.
• Отчет о выполненной в командировке работе.
    Указанные документы соответствуют п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» . Они необходимы для доказательства экономической обоснованности расходов и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). 
    При этом наличие командировочного удостоверения в авансовом отчете и отчет о выполненной работе являются обязательными.
    Но отсутствие хотя бы одного документа не может являться нарушением ст. 252 НК РФ, по мнению экспертов, так как документально подтверждаются расходы на основании нескольких документов. Однако отсутствие или ненадлежаще оформленные документы могут вызвать претензии со стороны налоговых органов, и налогоплательщику придется защищать свою позицию в судебном порядке.
    В письме  указывается, что оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.
    Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Однако Минфин разрешает подтверждать расходы подотчетных лиц авансовым отчетом в свободной форме, утвердив ее в учетной политике. Разрабатывая форму авансового отчета, организация должна указать в обязательном порядке следующие реквизиты: название предприятия, дата составления, наименование расходов, стоимость, должностные лица, подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ).
    Также необходимо обратить внимание на то, что производственные расходы на командировки в целях налогообложения прибыли принимаются в любом случае, даже если, например, договор с заказчиком был не подписан. Экономическая обоснованность произведенных расходов может определяться целью командировки, а не ее результатом.

2.      Продолжительность командировки.  Продление командировки

    Действующим законодательством РФ не ограничивается срок нахождения работника организации в производственной командировке. Поэтому работодатель может направлять работника в служебную командировку на длительный срок. 
    На основании ст. 166 ТК РФ, командировка – это выполнение служебного поручения, после которого работник должен вернуться на постоянное место работы.
    Работодателю следует учитывать, что в случае направления сотрудника в очень длительную командировку это можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ. А значит, все расходы, связанные с командировкой не удастся учесть в целях налогообложения прибыли, так как перевод на другую работу не является командировкой.
    При задержке выезда командированного лица из места командировки организация вправе учесть в расходах для целей исчисления налога на прибыль стоимость билетов, гостиницы, суточных и пр. при наличии разрешения руководителя, закрепленного, например, в приказе . В противном случае указанные расходы со дня окончания командировки по приказу нельзя будет принять в затратах. Кроме того, сумма расходов будет являться доходом работника, а значит, придется удержать НДФЛ.
    В случае задержки командировки по вине транспортной компании (задержка рейса) для подтверждения данного обстоятельства необходимо получить справку от компании с указанием причин и времени фактического отправления.

3.      Налоговый учет. НДФЛ и страховые взносы

    Расходы на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ для предприятий, применяющих общий режим налогообложения. Для организаций на упрощенной системе налогообложения расходы на командировки указаны в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
    Командировочные расходы не облагаются НДФЛ, так как относятся к компенсационным выплатам (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако такие расходы не облагаются НДФЛ в пределах норм. Об установлении суточных выше нормы пойдет речь в следующем разделе.
    Если коллективным договором, положением о служебных командировках, соглашениями или другими документами установлен предельный размер расходов, например, на гостиницу, на проезд, тогда сверхлимитные суммы могут облагаться НДФЛ. Например, организация может установить, что проезд в железнодорожном транспорте разрешен только в вагонах «Купе», в случае проезда в вагонах повышенной комфортности организация оплачивает половину. В этом случае вторая половина, если она учитывается в качестве непринимаемых в целях налогообложения расходов, облагается НДФЛ. 
    Таким образом, если сотруднику оплатили дополнительные расходы в командировке, которые не учитываются в целях налогообложения прибыли, то сумма возмещаемых затрат, скорее всего, будет облагаться НДФЛ.
    Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, не подлежат обложению страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФОМС суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. 
    При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Для коммерческих организаций нормы не установлены. 
    Аналогично страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний командировочные расходы не облагаются, согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

4.      Суточные

    Суточные не нормируются и включаются в состав расходов в полном объеме, закрепленном в коллективном договоре или ином нормативном акте организации.
    Однако налогоплательщику необходимо учесть, что, согласно абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, суточные не облагаются НДФЛ в пределах не более 700 рублей в день на территории РФ и не более 2500 рублей в день в заграничной командировке.
    Для выплаты суточных работнику не требуется подтверждения израсходованных средств (чеки, акты и пр.). Необходимо лишь правильно рассчитывать количество суток нахождения в командировке. 
Так, например, если время прибытия, указанное в билете, 23:45 (01.08.2011), то суточные положены за 01.08.2011, а за 02.08.2011 не выплачиваются. Если у сотрудника есть документальное подтверждение от компании, что рейс был задержан и транспорт  прибыл в 00:20 (02.08.2011), то суточные платятся и за 01.08.2011, и за 02.08.2011.
    На сегодняшний день проблемой является учет командировок на один день в части выплаты суточных. Согласно официальной позиции, расходы на выплату суточных работникам при направлении их в однодневные командировки не учитываются при налогообложении, в том числе если выплата суточных будет предусмотрена локальным актом.
    Основанием такого решения налоговиков является п. 11 Положения № 749, согласно которому при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту
    Более того, налоговые органы требуют при выплате суточных по однодневным командировкам удерживать у сотрудника НДФЛ. Но на основании ТК РФ, в частности ст. ст. 167–168, сотруднику гарантируется компенсация в виде расходов, понесенных в командировке, в том числе и суточные. В ТК РФ нет ограничений на продолжительность командировки, то есть работодатель обязан компенсировать расходы независимо от того, едет сотрудник в командировку на день или на два дня. К тому же суточные – это компенсация, а не выгода сотрудника, что противоречит ст. 41 НК РФ и, соответственно, не может являться доходом, облагаемым НДФЛ.
    Суд в некоторых случаях принимает сторону налогоплательщика и разрешает не удерживать НДФЛ с суточных для командировок на один день, указывая на достаточную отдаленность места командировки.
    Таким образом, выплачивая суточные за один день командировки, организация не сможет данные расходы учесть в целях налогообложения прибыли. По вопросу обложения НДФЛ указанных расходов организация может столкнуться с претензиями со стороны контролирующих органов.

5. Билеты. Возврат билетов

    В расходы можно включить всю стоимость билетов, в том числе страховой взнос на обязательное личное страхование и предоставление постельных принадлежностей.
    Железнодорожный билет является бланком строгой отчетности и, следовательно, является основанием для принятия к вычету НДС. Также бланком строгой отчетности является и авиабилет.
    В последнее время бухгалтеры чаще всего имеют дело с электронными билетами, особенно при использовании сотрудником воздушного транспорта. В данном случае в авансовый отчет работник должен приложить маршрут/квитанцию электронного авиабилета (распечатку на бумажном носителе), а также посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту. 
    В маршруте/квитанции авиа­билета указываются такие реквизиты, как фамилия и имя сотрудника, дата вылета, маршрут, а также стоимость перевозки и уникальный номер билета. При приобретении сотрудником билета самостоятельно необходимо приложить к авансовому отчету дополнительно чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату.
    Сложнее обстоит дело с электронными железнодорожными билетами, так как они менее распространены по сравнению с электронными авиабилетами. Для учета расходов в целях налогообложения прибыли в данном случае требуются распечатки электронного билета и посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку: фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки.
   При заказе железнодорожных билетов через Интернет сотруднику необходимо пояснить, какие документы от него требуются, чтобы не возникало проблем с принятием расходов и вычетом НДС. Для надлежащего оформления билета проездные документы (билеты) можно получить в билетной кассе ОАО «РЖД», или на стойке регистрации электронного билета, или с помощью транзакционного терминала самообслуживания .
    На практике бухгалтеры сталкиваются с тем, что сотрудник потерял билет и, соответственно, не может приложить его к авансовому отчету. Но отсутствие оригинала билета не свидетельствует о неподтвержденности расходов и необходимости включения в состав доходов работника сумм, полученных им на компенсацию расходов, понесенных при командировке. Если сотрудник приложит к авансовому отчету справку от компании, реализующей билеты, вместе с ксерокопией билета, организация, скорее всего, сможет учесть расходы в целях налогообложения прибыли.
    Также при покупке билетов через организацию-посредника подтверждением расходов на проезд при отсутствии оригиналов билетов могут быть счета, накладные и счета-фактуры от посредника.

    Иногда командировки отменяются или переносятся на другой срок по производственным причинам, болезни сотрудника, направляемого в командировку, – а билеты уже куплены. В данном случае приходится возвращать билеты, вследствие чего образуется разница между ранее купленным билетом и полученными деньгами. Минфин РФ разрешает учитывать данные расходы в составе внереализационных при подтверждении обоснованности. В данном случае следует к авансовому отчету приложить объяснительную записку, подтверждающую обоснованность возврата билета, приказ об отмене командировки.
    В бухгалтерском учете разница между стоимостью билета и суммой, полученной при возврате этого билета, должна быть признана в составе внереализационных расходов на основании п. 11 ПБУ 10/99 и отражена проводкой: Дт 91.2 Кт 71.1.
    Сумма НДС при этом не принимается к вычету, так как не выполняется условие п. 1 ст. 172 НК РФ, то есть услуга не оказана. Сумма НДС в бухгалтерском учете признается внереализационным расходом: Дт 91.2 Кт 19. В целях налогообложения прибыли данная сумма НДС не учитывается.
При возврате билета сотруднику должны выдать документ, подтверждающий возврат, где указана сумма, которую получил сотрудник.
   Если билет по каким-то причинам (например в связи с условиями перевозки) не может быть возвращен, то стоимость данного билета также можно учесть во внереализационных расходах. При этом необходимо обосновать в приказе руководителя невозможность возврата и причину отмены командировки. Также обоснованием отмены или переноса командировки могут быть письма от организации, куда должен был направляться сотрудник, с указанием причин.

6. Проживание в командировке

    Документами, подтверждающими факт оплаты гостиничных услуг, являются чеки ККТ либо бланки строгой отчетности. Без предоставления документов по проживанию учесть в целях налогообложения прибыли такие расходы не удастся.
    Документом, подтверждающим расходы на проживание в гостинице, будет являться счет из гостиницы. В счете должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период; также должна стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью. 
    Если гостиница не разработала свой бланк строгой отчетности и продолжает выписывать чек по форме № 3-Г, она обязана пробивать чек ККМ.
    Суммы НДС, указанные в бланках строгой отчетности, выдаваемых гостиницами гражданам, в том числе находящимся в служебной командировке, в которых налог выделен отдельной строкой, принимаются к вычету.
      Работник, направленный в служебную командировку, не может заранее проверить правоспособность, состояние на налоговом учете лиц, оказывающих гостиничные услуги. В данном случае учитывается, что доказательства того, что услуги по проживанию работникам не оказывались и полученные денежные средства, предназначенные для оплаты найма жилья, фактически оставались у работника, не были представлены.
    Предприятие может столк­нуться с указанной проблемой. Однако застраховаться от некоторой части недобросовестных организаций, оказывающих гостиничные услуги, можно.
    Организация может самостоятельно оплачивать услуги гостиницы через расчетный счет. Для этого необходимо заключить договор об оказании услуг по проживанию с гостиницей. Оправдательными документами будут являться счета-фактуры и акты, выписанные гостиницей на организацию.   Такие расходы фирма списывает на командировки. При этом в оправдательных документах должны быть точно указаны ФИО сотрудника, период проживания, стоимость и прочие реквизиты.
    Также организация может обязать сотрудников останавливаться только в гостиницах, с которыми предприятием заключены договоры, или в «проверенных» гостиницах, список которых утвержден руководителем организации. В данном случае целесообразно периодически требовать у гостиниц прайс-листы на услуги.                  

    Нередко бывает, что в стоимость проживания в гостинице включен завтрак. В случае когда в счете указывается завтрак, организация не сможет включить затраты в целях налогообложения прибыли в сумме дополнительной услуги. Таков же порядок обложения налогами на дополнительные услуги гостиницы, которые не могут быть экономически обоснованы, а именно: услуги прачечной, химчистки, оздоровительные, развлекательные и прочие услуги. Если организация оплачивает сотруднику такие расходы, то у работника необходимо удержать НДФЛ.
    А вот услуги по перевозке, хранению багажа могут быть включены в расходы при налогообложении прибыли, если они экономически обоснованы. Служебную записку с обоснованием данных расходов сотрудник прилагает к авансовому отчету после возвращения из командировки.
    Также сотруднику в командировке необходимо воспользоваться Интернетом, связью. Такие услуги можно будет включить в расходы, но в прочие (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), если они экономически обоснованы. При этом желательно наличие расшифровки телефонных номеров, которую работник прилагает вместе с заявлением на возмещение расходов. Правомерность отнесения услуг связи и Интернета в командировке на расходы подтверждают и суды.
    Бухгалтеры часто сталкиваются с учетом расходов на такси в командировке. Тут также есть возможность учесть расходы только при экономической обоснованности и документальном подтверждении.
    Такая обоснованность может быть вызвана следующими причинами:
• работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;
• добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит;
• отсутствие прямых маршрутов до места назначения командировки (предприятия);
• незнание местности и маршрутов в месте командирования;
• количество материала, доставляемого к заказчику, невозможно привезти без использования такси.
    При этом необходимо в коллективном договоре или ином нормативном акте закрепить разрешение на обоснованные расходы на такси. Также следует приложить к авансовому отчету, помимо чеков ККТ, служебную записку с пояснением расходов (маршрут, причины), заверенную должностным лицом.
    Таким образом, дополнительные расходы на командировки возможно учесть в целях налогообложения прибыли в случае экономической обоснованности и документального подтверждения. При этом организации следует закрепить возможность оплаты данных расходов в Положении о служебных командировках или коллективном договоре.
    Расходы по оплате услуг зала официальных делегаций (VIP-зала аэропорта), оказанных работнику, направленному в служебную командировку, даже если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрена такая возможность и определен размер соответствующих выплат, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.