2.3. Порядок оформления  платежной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

     По  этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному  страхованию и стипендий, а также  оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. (Приложение № 4).  Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

     На  титульном листе платежной или  расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями  руководителя и главного бухгалтера.

     При получении денег по ведомости  сумма прописью не указывается. А  если выдача денег производится по доверенности, то также как при  оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении  денег кассир делает надпись «По  доверенности».

     Как уже отмечалось, при выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).

     Следовательно, при истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

• в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;
• записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп:

     «Расходный  кассовый ордер № ______».

     Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные  кассиром в платежных или расчетно-платежных  ведомостях, и произвести подсчет  выданных и депонированных по ним  сумм. Депонированные суммы сдаются  в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

     На  предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками.

     На  этих сотрудников должен быть издан  приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком  по одной ведомости запрещается Порядком ведения кассовых операций.

         

     2.4. Журнал регистрации  приходных и расходных  кассовых документов.

           Все приходные и расходные  кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный  номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации.

     Форма журнала регистрации приходных  и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

     Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов заполняется организациями  всех форм собственности, осуществляющими  прием и выдачу наличных денежных средств. (Приложение № 5).

     2.5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

           В настоящее время для  учета движения денег, выдаваемых старшим  кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

           Данная книга заполняется  в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них.

           Книга заполняется кассиром на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных  кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы). (Приложение № 6).

     2.6. Порядок ведения  кассовой книги

           Для учета поступления  и выдачи наличных денежных средств  в кассе организации применяются  кассовую книгу. (Приложение № 7).

           Каждое предприятие  ведет только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

     Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

           Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

           Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает  в бухгалтерию в качестве  отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.

           Кассовая книга может  вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги  формируют в виде распечаток «Вкладной  лист кассовой книги». (Приложение № 8). Одновременно  с ней формируется распечатка «Отчет кассира» (Приложение № 2). Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

     В соответствии с порядком ведения  кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов. 
 
 

     3. Поступление наличной  выручки и контроль  за полнотой ее учета.

           Наличная выручка от продажи продукции, работ и услуг  может поступать от населения, или  от юридических лиц. 

     3.1. Поступление наличной выручки от населения.

           Организации, получающие наличную выручку от населения за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

           Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки.

           На каждую контрольно-кассовую машину администрация предприятия  должна заводить журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4.

           Журнал по форме №  КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины.

           Журнал должен быть прошнурован  и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью; его страницы должны быть пронумерованы.

           Все записи в журнале  ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

           Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине кассир-операционист снимает показания счетчиков. Проведенная через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал.

           В журнале также указывается  суммы по возвращенным покупателями (клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы.

           В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 и вместе  с ним  сдает выручку по приходному кассовому  ордеру старшему кассиру.

           Итак, фактическая сумма  выручка, отраженная в книге кассира-операциониста, должен быть полностью оприходована в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Оприходования выручки в кассу оформляется проводкой.

     Пример:

     Дебет 50 субсчет «Кассовые операции»

     Кредит 90 субсчет «Выручка»

                       - поступила выручка от продажи товаров (работ, услуг).

           Данные, отраженные в книге  кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия  и  с приходными кассовыми ордерами.

     Пример:

     В ООО «Элегия» кассир-операционист перед началом работы 1 ноября 2001г. получил деньги под отчет на разменную монету для ККМ, используемую при наличных расчетах с населением, в сумме 500 рублей.

     В течение  дня через ККМ проведено 28 000 руб.

     Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу. Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб.

     В бухгалтерском учете ООО «Элегия» сделаны следующие проводки.

     Дебет 71

     Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- 500 руб. – выдано  под отчет кассиру-операционисту  для разменной монеты; 

     Дебет 50 субсчет «Касса организации»

     Кредит 90 субсчет «Выручка»

  - 28 000 руб. – отражена  выручка от продажи  товаров. 

           3.2.  Поступление наличной  выручки от юридических  лиц.

           Предприятия могут получать выручку наличными денежными  средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную кассу от покупателей - юридических лиц.

           Приход денег в кассу, полученных от покупателей в погашение  задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги, либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается проводкой.

     Пример:

     Дебет 50 субсчет «Касса организации»

     Кредит 62

                       - получены  денежные средства  от покупателей 

           Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У установлен предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами. С 21 ноября 2001г. лимит составил 60 000 рублей по одной сделке.

           Документами, подтверждающими  осуществление расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к  приходным  кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.