Учет кассовых операций

После приобретения предприятием ТОО «ТАиС» ККМ в налоговый орган подано заявление об ее регистрации с приложением паспорта и договора о техническом обслуживании и ремонте (Приложение 2). Налоговый орган выдает карточку регистрации ККМ, которая хранится в месте ее установки в течение срока эксплуатации и возвращается в налоговый орган при снятии с учета ККМ (Приложение 3).

Контрольно-кассовые машины ТОО «ТАиС» поставлены на учет в налоговом комитете до начала эксплуатации контрольно-кассовой машины. Налоговые органы осуществляют контроль за соблюдением правил применения контрольно-кассовых машин.

К работе на ККМФП допускают  лиц, освоивших правила эксплуатации кассовых аппаратов в объеме технического минимума и изучивших правила  использования ККМФП.

Заводской номер кассового  аппарата, отображенный на маркировочной  табличке ККМ, должен соответствовать  номеру, указанному в паспорте, а  также номеру, печатаемому на каждом кассовом чеке и в отчетной ведомости. Этот номер обязательно указывают  во всех документах, относящихся к  данному кассовому аппарату (Книге  кассира-операциониста, актах возврата, аннулирования, документах по передаче ККМФП другой организации, отправке в ремонт и др.).

При установке фискального  режима работы ККМФП налоговый инспектор  или организация, уполномоченная налоговым  органом, вводит пароль доступа к  фискальной памяти. Пароли доступа  к фискальной памяти всех ККМ хранятся в налоговой инспекции по месту  регистрации хозяйствующего субъекта.

Фискальный отчет ККМФП  снимается по разрешению налоговых  органов в случаях:

— проведения проверок налоговыми органами;

— замены блока фискальной памяти (ФП);

— смены владельца ККМФП;

— при вводе в эксплуатацию и выводе контрольно-кассовой машины из эксплуатации.

При работе с ККМ применяют  контрольную ленту и книгу  кассира - операциониста, которая должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписями налогового инспектора и ответственного лица пользователя и опечатана печатью.

Все записи в книге кассира-операциониста ведутся в хронологическом порядке без помарок. (Правила ведения учета операций по ККМ приводятся в книге кассира - операциониста, включая формы актов и отчетов).

Продажа товаров без применения ККМ, либо применение ККМ, не зарегистрированной в налоговом органе, либо применение ее не в фискальном режиме влекут за собой штрафные санкции в размере  от сорока- до шестидесятикратного месячного расчетного показателя. Невыдача покупателю кассового чека облагается штрафом в размере десятикратного месячного расчетного показателя.

2) Кассир – материально  ответственное лицо. После издания  приказа о назначении кассира  на работу руководитель ТОО  «ТАИС» ознакомил его с порядком  ведения кассовых операций и  заключил договор о полной  индивидуальной ответственности  (Приложение 4). Предусмотренные в  договоре обязанности и ответственность  сторон скрепляются подписями  представителя администрации и  кассира. 

Назначая работника на должность кассира, руководитель организации  обязан ознакомить его под расписку с Порядком ведения кассовых операций в Республики Казахстан. Только после  этого с кассиром заключается  договор о полной материальной ответственности. Аналогичный договор должен заключаться  со всеми кассирами-операционистами, работающими на контрольно-кассовых машинах, а также со всеми лицами, которые выполняют обязанности по приему денежных средств от населения с использованием бланков строгой отчетности.

В случае причинения предприятию  ущерба на работника возлагается  материальная ответственность лишь при одновременном наличии следующих  обязательных условий:

- прямого действительного  ущерба;

- причинной связи между  действиями (или бездействием) работника  и ущербом; 

- вины работника в причинении  ущерба своими действиями или  бездействием.

При ограниченной материальной ответственности ущерб с работников возмещается в пределах среднемесячного  заработка. Полная материальная ответственность  подразумевает возмещение ущерба в  полном объеме без каких-либо ограничений.

3) Для обеспечения сохранности  наличных денег большое значение  имеет правильная организация  работы кассы. Касса - это специально  оборудованное помещение, которое  обеспечивает сохранность денег.

Помещение, где находится  касса, должно быть изолировано, окна ограждены  решетками, проведена сигнализация. Наличные деньги и денежные документы  хранятся в несгораемом шкафу. Материальную ответственность за сохранность  денежных средств в кассе несет кассир: осуществляет прием, хранение и выдачу денег. Назначение кассира, а также его замену оформляют передачей кассы и ценностей по акту. От вновь назначенного кассира получают обязательство о полной материальной ответственности.

Перед открытием помещения  кассы кассир обязан проверить сохранность  замков, дверей, оконных решеток  и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок  кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который  ставит в известность районный отдел  полиции. После получения разрешения отдела полиции руководитель предприятия  и кассир могут войти в кассу  и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе.

Проверка оформляется  актом, который составляется в 4 экземплярах (по 1 экземпляру получают страховая  компания, вышестоящая организация, отдел полиции и само предприятие).

В общем, международные стандарты  финансовой отчетности предусматривают  право предприятия самостоятельно определять конкретные формы и методы организации учета и контроля денежных средств, исходя из организационно-правовой формы хозяйствования, отраслевых особенностей, специфики сферы и характера  деятельности и т.д.

Рассмотрим соответствие учетной политики ТОО «ТАиС» Правилам ведения кассовых операций:

1. Для хранения, приема  и выдачи наличных денежных  средств ТОО «ТАиС» имеет кассу. Помещение кассы должно быть изолировано и оборудовано в соответствии с требованиями по технической укрепленности касс и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации. Хранение в кассе наличных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, не допускается. Наличные денежные средства ТОО «ТАиС» должны храниться в сейфе.

2. На предприятии разработано  Положение о ведении кассовых  операций.

3. Для ведения кассовых  операций в штате ТОО «ТАиС» предусмотрена должность старшего кассира и кассира-операционалиста, которые несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. В соответствии с нормами законодательства на предприятии разработана должностная инструкция на кассира (Приложение 1).

Назначение кассира на работу или возложение его обязанностей на другого работника оформляют  приказом руководителя ТОО «ТАиС». После издания приказа о назначении кассира на работу, а также при возложении его обязанностей на другого работника, руководитель организации обязан ознакомить кассира с Положением о ведении кассовых операций, где предусматриваются порядок ведения кассовых операций, правила приема, хранения и выдачи денег и других ценностей, находящихся в кассе.

4. Кассиру категорически  запрещается передоверять выполнение  порученной ему работы другим  лицам. При необходимости временной  замены кассира исполнение его  обязанностей по письменному  приказу руководителя организации  возлагается на другого работника,  с которого администрация, в  свою очередь, берет письменное  обязательство о полной материальной  ответственности. При этом работник, исполняющий обязанности кассира, принимает в присутствии главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, от уходящего кассира все ценности по акту. В этом же порядке оформляется увольнение кассира.

5. Размер сумм наличных  денег в кассе предприятия  ограничен лимитом, устанавливаемым  банком по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные  деньги могут храниться в кассе  только в дни выплаты заработной  платы, пенсий, пособий, стипендий  в течении трех дней, включая день получения денег в банке.

6. В целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского  учета и отчетности предприятия  обязаны проводить инвентаризацию  наличных денежных средств. Также  инвентаризация обязательна при  смене материально ответственного  лица, при установлении злоупотреблений,  пожарах, авариях, при кражах, взломах, а также при ликвидации предприятия.

7. Документы, отражающие  движение денежных средств подлежат  обязательной регистрации в специальных  журналах. Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы  не допускается. 

8. Право подписи денежных  документов имеют кассир и  главный бухгалтер предприятия.

9. Во время совершения  операций двери запираются с  внутренней стороны, ключи от  сейфа или железного шкафа  хранятся у кассира, а дубликаты  ключей - в опечатанном пакете  у руководителя предприятия. Перед  открытием помещения кассы кассир  обязан проверить сохранность  замков, дверей, оконных решеток  и печатей. В случае повреждений,  снятия печатей и других поломок  кассир обязан немедленно сообщить  об этом руководителю предприятия,  который ставит в известность  районный отдел полиции. После  получения разрешения отдела  полиции руководитель предприятия  и кассир могут войти в кассу  и провести проверку денежных  и других средств, хранящихся  в кассе. 

10. Контрольно-кассовые машины  ТОО «ТАиС» поставлены на учет в налоговом комитете до начала эксплуатации контрольно-кассовой машины. Налоговые органы осуществляют контроль за соблюдением правил применения контрольно-кассовых машин.

Рассмотренные выше задачи учета кассовых операций предприятия  решаются при ведении бухгалтерского учета посредством использования  различных способов и приемов, совокупность которых называется методом бухгалтерского учета, который включает отдельные  элементы: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, баланс, отчетность, оценка и калькуляция. Использование  каждого из элементов оговорено  в соответствующих положениях, инструкциях, разработанных и утверждаемых в  установленном законодательством  порядке.

Таким образом, учет денежных средств данного предприятия  должен обеспечить документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета кассовых операций, что предусмотрено учетной политикой ТОО «ТАИС».

 

 

 
Глава 2 Учет наличных денежных средств в кассе

2.1 Документальное оформление  кассовых операций 

 

Бухгалтерия является тем  структурным подразделением, где  аккумулируется поток документации по всем направлениям финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Движение документов - создание или их получение, принятие к учету, обработка, передача в архив  называется документооборотом.

Все операции, связанные  с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами  предприятий и составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются  кассовыми документами. Схема документооборота по движению наличности в кассе представлена в Приложении 5.

Движение денег, связанных  с их получением и выдачей, требует  правильного оформления документов, по которым осуществлялись такие  операции. Все кассовые приходные  и расходные ордера и другие денежные документы должны заполняться четко, без исправлений. Приложения, по которым  осуществлялись кассовые операции, должны погашаться штампами «получено» или  «оплачено» с указанием даты и  подписью. Связано это с предупреждением  использования документов повторно, с целью списания денег вторично по одному и тому же документу, с  выпиской нового расходного ордера. Зачастую бухгалтерами или кассирами погашаются кассовые ордера, тогда как следует  погашать именно приложения (платежные  ведомости, расчеты, заявления и  т.п.).

Ведение кассовых операций предусматривает наличие и заполнение журнала регистрации приходных  и расходных ордеров и кассовой книги, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью  предприятия и подписями ответственных лиц.

На предприятии ТОО  «ТАиС» кассовые операции по приему наличных денег оформляются приходным кассовым ордером (ПКО) (ф. № КО-1), который подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным им (Приложение 6).

Операции, связанные с  выдачей наличных денег, оформляются  расходным кассовым ордером (РКО) (ф. № КО-2) или другими документами (платежные ведомости, заявление  на выдачу денег) (Приложение 7).

Документы на выдачу денег  подписываются руководителем и  главным бухгалтером ТОО «ТАиС». Приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы выписаны с использованием электронных носителей. В этих документах не допускается никаких помарок, исправлений.