Учет кассовых операций

1.4. Порядок ведения кассовой книги.

            Для учета поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяются кассовую книгу.             Каждое предприятие ведет только  одну  кассовую  книгу,  которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана  мастичной печатью.  Количество  листов   в   кассовой   книге    заверяется   подписью руководителя и главного бухгалтера.       Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры листов должны  быть отрывными и служат отчетом кассира.  Первые  экземпляры  листов  остаются  в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.             Подчистки и не  оговоренные  исправления  в  кассовой  книге  не допускаются. Сделанные исправления заверяются  подписями  кассира,  а  также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.            Записи в кассовую книгу производятся  кассиром  сразу  же  после получения  или  выдачи  денег  по  каждому  кассовому  ордеру  или   другому заменяющему  его  документу.  Ежедневно  в   конце   рабочего   дня   кассир подсчитывает итоги операций за день,  выводит  остаток  денег  в  кассе   на следующее число и  передает   в  бухгалтерию   в  качестве   отчета  кассира второй отрывной лист  под  расписку  в  кассовой  книге.  К  отчету  кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.             Кассовая книга на ООО «Башпромресурс» ведется в программе 1С: « Бухгалтерия7.7» автоматизированным способом.  При этом листы  кассовой  книги  формируют  в  виде  распечаток  «Вкладной  лист кассовой  книги».  Одновременно   с   ней   формируется распечатка  «Отчет  кассира»  Обе   распечатки   должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь  одинаковое  содержание и включать все обязательные реквизиты.       В соответствии  с  Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.11 № 373-П)  контроль  за правильным  ведением  кассовой  книги  возлагается  на  главного  бухгалтера организации. И он, получив отчет   кассира,  должен  проверить  правильность оформления  кассовых  документов,  записи  в  кассовой  книге,  соответствие записей в кассовой  книге  приложенным  документам,  корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в  кассе  и  своей  личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

2. Поступление наличной выручки и контроль за полнотой ее учета.

            Наличная выручка от  продажи  продукции,  работ  и  услуг  может поступать от населения, или от юридических лиц.

2.1. Поступление наличной выручки от населения.

             Организации,  получающие  наличную  выручку  от  населения   за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги,  в  соответствии  со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1  «О  применении  контрольно- кассовых машин при осуществлении  денежных  расчетов  с  населением»  должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.             Контрольно-кассовая машина  является  инструментом  контроля  со стороны   государства   за    налично-денежным    оборотом,    полнотой    и своевременностью оприходования наличной выручки.             На каждую контрольно-кассовую машину  администрация  предприятия должна заводить журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4.             Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой  контрольно-кассовой машине организации, а также является  контрольно-регистрационным  документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины.             Журнал должен быть прошнурован и скреплен  подписями  налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации  и  печатью;  его страницы должны быть пронумерованы.             Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.  Если  в журнал вносятся  исправления,  то  они  должны  оговариваться  и  заверяться подписями  кассира-операциониста,   руководителя   и   главного   бухгалтера организации.             Ежедневно по  окончании  работы  на  контрольно-кассовой  машине кассир-операционист   снимает   показания   счетчиков.   Проведенная   через контрольно-кассовую машину  выручка,  выявленная  по  показаниям  счетчиков, должна  быть  равна  фактической  сумме  выручки.  Сумма  выручки  за   день записывается в журнал.             В журнале также указывается суммы по  возвращенным  покупателями (клиентами)  чекам  на  основании  данных  Акта  о  возврате  денежных  сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам (форма № КМ-3). На  сумму неиспользованных кассовых  чеков,  оформленных  актом,  уменьшается  выручка кассы.             В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет по форме № КМ-7 и вместе  с ним сдает выручку по  приходному  кассовому  ордеру старшему кассиру.             Итак, фактическая сумма выручки,  отраженная  в  книге  кассира- операциониста, должна быть полностью оприходована  в  центральную  кассу  по приходному кассовому  ордеру.  Оприходования  выручки  в  кассу  оформляется проводкой.

      Пример:       Дебет 50 субсчет «Кассовые операции»                                  Кредит 90 субсчет «Выручка»                         -  поступила  выручка  от  продажи  товаров  (работ, услуг).              Данные,  отраженные  в  книге  кассира-операциониста,  кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге  предприятия  и с приходными кассовыми ордерами.

2.2.  Поступление наличной выручки от юридических лиц.

             Предприятия  могут   получать   выручку   наличными   денежными средствами  не только через контрольно-кассовые  машины,  а  непосредственно в главную кассу от покупателей - юридических лиц.             Приход денег в кассу,  полученных  от  покупателей  в  погашение задолженности за  отпущенные  им  товары  (продукцию),  выполненные  работы, оказанные  услуги,  либо  в  качестве  предоплаты,  в  бухгалтерском   учете отражается проводкой.

      Пример:       Дебет 50 субсчет «Касса организации»                       Кредит 62        - получены денежные средства от покупателей.            Указанием ЦБ  РФ  от  7  октября  1998  г.  №  375-У  установлен предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами. С 21  ноября 2001г. лимит составил 100 000 рублей по одной сделке.             Документами,  подтверждающими   осуществление  расчетов   между юридическими  лицами,  является  приходные  кассовые  ордера  (квитанции   к приходным кассовым ордерам), чеки  контрольно-кассовых  машин,  квитанции  и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.             За несоблюдение норм Указа Президента РФ № 1212  на  предприятие налоговым органом  или  федеральным  органом  налоговой  полиции  налагается штраф.             Оформленные надлежащим образом товаросопроводительные  документы (доверенность,  накладная)  расчетные  документы   (счет-фактура)   являются основанием для расчета. На  основании  этих  документов  производится  прием наличных поставщиком (продавцом) в кассу по приходному кассовому ордеру.

2.3.  Контроль за полнотой учета наличной выручки.

             Кассовые  операции  проверяются  по  кассовой  книге.   В   ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных  денег,  по  результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств  в  кассе.  Так  как кассир ведет  записи  в  кассовой  книге  в  двух  экземплярах ,  то  при проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что  в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие  подчистки,  помарки, а в кассовых ордерах – и не оговоренные исправления.             На конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 «касса», являющееся  разницей  сумму  оборотов  поступления  с  остатком  на   начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится  в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке «Касса».             Сопоставляя  балансовые  данные  по  статье  «Касса»  с  главной книгой, журналом-ордером  с  ведомостью  по  счету  50  «Касса»  и  кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей.              Для  подтверждения  полноты  и  своевременности   оприходования денежных средств, полученных с расчетного счета в банке,  применяется  метод взаимного  контроля,  при  котором  сопоставляются   суммы,   отраженные   в ведомости по  дебету  счета  50  «Касса»  а  корреспонденции  со  счетом  51 «Расчетный счет» с данными журнала-ордера по  кредиту  счета  51  «Расчетный счет» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Обе суммы должны совпадать.              Предприятия  за  неоприходование  или  неполное   оприходования денежной  наличности  подвергаются   штрафу   в   трехкратном   размере   не   оприходованной суммы.

2.4. Сдача выручки в банк и учет переводов в пути.

            Согласно Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.11 № 373-П),  предприятие  может хранить с своих кассах наличные  деньги  только  в  пределах  установленного лимита. Лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке. В новом Положении, как и в прежнем Порядке ведения кассовых операций, предусмотрена обязанность по соблюдению лимита остатка наличных денежных средств. Но есть одно существенное новшество. Если раньше максимально допустимую величину утверждал банк, то теперь компании и предприниматели делают это самостоятельно.  Размер лимита закрепляется распорядительным документом, например, приказом руководителя. Этот документ хранится в организации в порядке, который они сами для себя установили.  Что касается сотрудников банка, то отныне они не вправе отклонить или одобрить размер лимита. Однако за ними сохранились полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации от 05.01.98 № 14-П**. Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк  для  зачисления на расчетный счет.                                                                       Выручка может сдаваться кассиром предприятия:                                                         - в кассу банка (дневная и вечерняя),                                                                                                    - в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,                                           - инкассатору (кассир, осуществляющий сбор  и  доставку  денег  в  кассы       банка).       Порядок и сроки сдачи выручки устанавливаются по договоренности  между предприятием и инкассаторской службой.                                                  Денежные суммы (переводы) в  рублях  и  иностранной  валютах  в  пути, внесенные в кассы обслуживающих банков, приемные кассы Сбербанка или   кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет организации, но  еще  не зачисленные, учитывают на предусмотренном и старым, и  новым  планом  счетов счете 57 «Переводы в пути».       Счет 57 «Переводы  в  пути»  по  отношению  к  бухгалтерскому  балансу является  активным.  По  дебету  счета  отражаются  суммы  денежных  средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы  зачисленных  банком  переводов  на счет торговой организации.       В бухгалтерском учете предприятия делаются следующие проводки по учету переводов в пути.  

    Дебет 57        Кредит 50 субсчет «Касса организации»                                                 - сдана выручка от реализации товаров;                                                                           - зачислена выручка на счет в банке.

2.5. Учет расчетов с подотчетными лицами.

             В  практической  деятельности   предприятия   часто   возникает необходимость  оплачивать  те  или   иные   расходы   наличными,   например, производить закупку на других предприятиях и в системе  розничной  торговли, оплачивать  расходы  по  командировкам  и  так  далее.  В  таких   ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет).              С 01.01.2012 изменились правила выдачи подотчетных сумм. В прежнем Порядке ведения кассовых операций говорилось, что выдавать наличные деньги под отчет нужно в размерах и на сроки, определенные руководством компании. На практике директор своим приказом утверждал перечень сотрудников компании, которым разрешалось выдавать деньги, и сроки, по истечении которых необходимо отчитаться. В новом Положении предусмотрен иной алгоритм. Теперь чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз писать заявление. Рассмотрев его, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать средства. Соответственно, приказ со списком подотчетных лиц издавать не надо.  Есть и еще одно нововведение. Раньше авансовые отчеты необходимо было сдавать не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня возвращения из командировки. Сейчас упоминание о командировках исчезло, а вместо него появилось дополнение «или со дня выхода на работу». Судя по всему, под этим подразумевается начало работы после отсутствия, связанного не только со служебными поездками, но и с больничными, отпусками и т.д.  Замечу, что, как и раньше, выдавать деньги под отчет можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим суммам.      Так,  предприятия  выдают  деньги  под  отчет  на  хозяйственно- операционные расходы в размерах  и  на  сроки,  определяемые  руководителями предприятий. Что касается  выдачи  наличных  под  отчет  на  командировочные расходы,  то  она  производиться  в  пределах   сумм,   которые   рассчитаны бухгалтерией.                                                                                Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки  (накладные),  кассовые  чеки,  квитанции  к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг,  счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных  ценностей  у физического лица и т.д.                                                                                                      При   отсутствии    первичных    документов,    подтверждающих    произведенные расходы  за  счет  подотчетных  средств,  или  при  наличии    документов с обязательными незаполненными реквизитами  у  бухгалтера  нет    оснований для  отражения  операций  в  учете.  Следовательно,  эти  суммы    организация не имеет права включать в состав  затрат  по  производству  и    реализации продукции.