Учет кассовых и расчетных операций

     - о строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)";

     - о строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

     - в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства";

     - по строке "Принято от" указывается,  от кого приняты денежные средства;

     Суммы проставляется цифрами и прописью.

     Все остальные указанные на бланке реквизиты  приходного кассового ордера также  заполняются в обязательном порядке.

     Приняв  деньги, кассир ставит свою подпись  на ордере и квитанции, квитанцию  заверяет печатью и выдает лицу, сдавшему деньги, или прикалывается  к выписке банка (при поступлении  наличных из банка). Приходный кассовый ордер остается в кассе. Приходный ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма КО-3), предназначенный для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер принимают к исполнению только в том случае, если соблюдены все требования по его оформлению.

     Наличные  деньги выдают из кассы на основании  расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.

     Расходный кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре работником бухгалтерии  с заполнением всех указанных на бланке реквизитов:

     - по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

     - по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

     Сумма проставляется цифрами в рамке  в верхней части документа  и прописью в строке «Сумма».

     На  расходном кассовом ордере подпись  руководителя не обязательна случае, если имеется его разрешительная надпись на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (счетах, заявлениях).

     Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров, и передают кассиру. Расходные  кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи денег.

     При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа  удостоверяющего личность, кем и  когда выдан.

     Деньги  из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя  и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в  ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости. Получатель чернилами или шариковой ручкой в строке «Получил» записывает полученную сумму, ставит дату получения и подпись.

     Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу (ф. КО- 4), которая предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано - листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х  равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

     Записи  кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

     Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая  отрывную часть листа под часть  листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

     При ведении кассовой книги не допускаются  подчистки и не оговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера.

     Разрешено автоматизировать ведение кассовой книги, при условии, что «Вкладной  лист кассовой книги» и «Отчет кассира» имеют одинаковое содержание и имеют  все реквизиты кассовой книги.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. В свою очередь банки должны систематически проверять соблюдение организациями  порядка ведения кассовых операций.

     Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе периодически должна проводиться инвентаризация (ревизия). Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. № 40 и письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

     Ревизия кассы проводится комиссией по приказу  руководителя, внезапно, в присутствии  кассира. Денежная наличность проверяется  путем полного полистного пересчета. Результаты инвентаризации оформляют актом (ф. Инв. – 15)³. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами комиссии. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия – решение по результатам инвентаризации.

     Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира. Излишки наличных денег приходуются, перечисляются в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия (в коммерческих организациях).

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. ⁴

     В целях упорядочения налично-денежного  обращения и обеспечения полного  и своевременного сбора налогов принят Закон от 18.06.1993 № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", по которому все денежные расчеты с населением на территории РФ, всеми предприятиями осуществляются с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

     Покупателям и заказчикам в обязательном порядке  выдается чек, которым подтверждается прием от них денежных средств. Чек  действителен только в день его выдачи, по нему выдается товар или квитанция  на выполненные работы, и одновременно чек должен быть погашен штампом или надрывом в определенном месте.

     Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином РФ.

     Кассир  допускается к работе на кассовой машине после ознакомления с типовыми правилами по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума. На каждую кассовую машину администрация заводит «Книгу кассира - операциониста» (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера, а также печатью.

     При окончании работы или по прибытии инкассатора, кассир должен подготовить  денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру.

     Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между предприятиями осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком РФ. В настоящее время, по одному платежу, он составляет 60 000 руб⁵. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам.

     Отдельным категориям предприятий в силу специфики  деятельности либо особенностей местонахождения разрешается осуществлять расчеты с населением без применения контрольно-кассовой техники. Их перечень утвержден постановлением Совета Министров—Правительства РФ от 30.07.93 г. № 745.

     При наличии у предприятия валютного  счета и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость в использовании наличной инвалюты. Отдельного счета для этих целей не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 ”Касса” открывается субсчет, например субсчет 50-4 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется по видам валют.

     Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса  рубля по отношению к имеющейся  у предприятия иностранной валюте.

     Денежные  документы – это находящиеся в кассе оплаченные путевки в санатории, пансионаты и дома отдыха, почтовые и вексельные марки, марки гос. пошлины, оплаченные авиа и железнодорожные билеты, проездные билеты, талоны на горюче-смазочные материалы и др.

     Денежные  документы отличаются от обычных  документов тем, что стоимость денежных документов нельзя сразу списать на затраты, а нужно учитывать на специальных счетах.

     Приобретенные почтовые марки и проездные билеты списывают по мере их расхода и  включают в издержки обращения, за счет специальных фондов, чистой прибыли.

     По  движению денежных средств в кассе  предприятия возможны следующие  проводки:

     1. Поступили денежные средства  в кассу с расчетного счета:

     Д 50 "Касса";

     К 51 "Расчетные счета".

     2. Получена наличными выручка от  реализации работ, услуг, продукции:

     Д 50 "Касса";

     К 90-1 "Выручка";

     3. Сдан в кассу остаток подотчетной  суммы:

     Д 50 "Касса";

     К 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     4. Получено в кассу в возмещение  задолженности по недостаче:

     Д 50 "Касса";

     К 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

     5. Получено наличными от дебиторов:

     Д 50 "Касса";

     К 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".