Учет денежных средств

Кассовые  операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и всякий ущерб, причиненный предприятию, организации, учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Для этого при приеме его на работу с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Под роспись руководитель предприятия должен также ознакомить его с порядком ведения кассовых операций. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и ценности, не принадлежащие данному предприятию.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира приказом руководителя возлагается на другого работника. Этот работник также ознакомляется с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь и с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

В случаях  внезапного оставления кассиром работы находящееся в кассе немедленно пересчитывается другим кассиром, которому все передается, в присутствии руководителя и другого бухгалтера предприятия или созданной для этих целей комиссии. Результаты пересчета и передачи оформляются актом.

Для выдачи заработной платы, премий и других кассовых выплат по подразделениям приказом руководителя могут назначаться специальные лица (общественные кассиры), которые под расписку получают в соответствии с потребностью деньг в кассе, а затем отчитываются перед кассиром. С такими же лицами как и с кассиром, заключается договор о полной материальной ответственности при возложении на него обязанностей по раздаче денег и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Предприятиям  разрешается иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их расчетные счета на год по согласованию с руководителями этих предприятий.

Предприятия имеют право хранить деньги в  своих кассах сверх установленного лимита только для выдачи зарплаты, премий, пособий по социальному страхованию, пенсий в течении трех дней со дня получения их в банке. Своевременно полученная заработная плата работниками должна быть сдана в банк на хранение

В большинстве  случаев деньги в кассу поступают с расчетного счета через кассира, который получает их по денежным чекам. Чеки бывают предъявительские (на предъявителя) и (с указанием фамилии, имени и отчества получателя. Они, как правило, сброшюрованы в чековые книжки. Чековые книжки предприятия получают в отделении банка по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами.

На оборотной  стороне чеков указывается, на какие цели получены деньги.

Основным  приходным  кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

Деньги  кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег через других лиц по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии имени и отчества того, кто должен получать, указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В ведомостях перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному документу.

Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию и другие массовые выплаты производятся по платежным ведомостям. На титульном листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными, делается разрешительная надпись о праве выдачи денег и сумме прописью.

По истечении  установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат кассир в платежной ведомости напротив лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает запись «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости указывает фактически выплаченную и невыплаченную суммы и скрепляет эти данные подписью. После этого записывают в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставят на ведомости штамп: «Расходный кассовый

ордер №».

При сдаче денег на расчетный счет составляется заявление на взнос наличными. Для подтверждения приема банк выдает квитанцию, которая  прикладывается  к расходному  кассовому ордеру.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Сразу же после получения или выдачи денег данные приходных

и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».

На предприятии  должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые служат в качестве отчета кассира. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает операции за день, выводит остаток денег на следующее число и передает в бухгалтерию отчет вместе с приложенными документами под расписку на первом экземпляре кассовой книги. При совершении операций за день на общую сумму, не превышающую двух минимальных зарплат, разрешается кассовые отчеты составлять не ежедневно, а за 5 дней с выделением остатка денег на каждый день.

На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере 1 по кредиту счета 50 «Касса» и в ведомости 1 по дебету счета 50.

Кроме наличных денег, в кассах могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, переводы в пути и др.).

Денежные  документы учитываются на счете 56 «Денежные документы» по номинальной стоимости аналогично учету денег в кассе. Аналитический учет ведется по их видам.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, т. п. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения.