Учет денежных средств и контроль за ведением кассовых операций

    Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие  представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

    При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях  банков предприятие, по своему усмотрению, обращается в одно из учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие должно направить уведомления об установленном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. Предприятия, которые не предоставили расчет на установление лимита остатка наличных в кассе ни в одно из учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

    Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

    Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по счету №50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету №50 за день могут превышать установленный лимит.

    Неиспользованные  в 3-дневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков. Сдача сверхлимитных денежных средств может производиться:

    -непосредственно  в кассу учреждения банка;

    -предприятиям  Государственного комитета РФ  по связи и информатизации (Госкомсвязи)  для перевода на соответствующие  счета в банках; 

    -на  договорных условиях через инкассаторские  службы учреждений банков или специализированные службы, имеющие лицензию ЦБ РФ на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

    Порядок и сроки сдачи наличных денег  устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

    -для  предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

    -для  предприятий, которые в силу  специфики своей деятельности  и режима работы, а также при  отсутствии вечерней инкассации  или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

    -для  предприятий, расположенных в  населенном пункте, где нет учреждений  банков, а также находящихся от  них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

    Наличные  деньги, принятые от физических лиц  в уплату налогов, страховых и  других сборов, сдаются непосредственно  в учреждения банков. В отдельных  случаях предприятия имеют право  хранить в своих кассах и сверхлимитные денежные средства. В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

    -данные  сверхлимитные средства быть  предназначены для оплаты труда,  выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий;

    -срок  наличия сверхлимитных средств  в кассе не должен превышать 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);

    -указанные  сверхлимитные остатки должны  быть получены в обслуживающем  предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.

    Таким образом, для правильного определения  потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:

    П = ОР + Л – ОП – О,

    где П – потребность;

    ОР  – ожидаемый расход;

    Л – лимит хранения денежных средств;

    ОП  – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия  за счет выручки от реализации и  других операций;

    О – остаток наличных денежных средств  в кассе на дату определения потребности.

    Если  предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств в пределах лимита, предприятия имеют право на получение  наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

    Во  всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать  предельный размер расчетов наличными  деньгами.  Под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам. 

    Подтверждением  расходования наличных денег при  этом являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов. 

    Ответственность за несоблюдение порядка  ведения кассовых операций

    К предприятиям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

    Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 «Об осуществлении комплексных  мер по своевременному и полному  внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» предусмотрена следующая ответственность за нарушение правил ведения операций в наличными денежными средствами:

    1) за неоприходование (неполное  оприходование) в кассу денежной  наличности – штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

    2) за осуществление расчетов наличными  денежными средствами с другими  предприятиями, учреждениями и  организациями сверх установленных  предельных сумм – штраф в  2-кратном размере суммы произведенного  платежа.

    Штрафные  санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя;

    3) за несоблюдение действующего  порядка хранения свободных денежных  средств, а также за накопление  в кассах наличных денежных  средств сверх установленных  лимитов – штраф в 3-кратном  размере выявленной сверхлимитной наличности (под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе).

    На  руководителей предприятий, учреждений, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

    За  неустановление лимита кассы ответственность  не установлена. Однако, как уже отмечалось, согласно Правилам по предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка кассы ни в одно из учреждений банков, лимит остатка считается нулевым, а не сданная предприятием денежная наличность – сверхлимитной. Не установлены штрафные санкции также полученных наличных денег. Такая ответственность может быть установлена между предприятием и банком.

    В том случае, если по условиям договора на расчетно-кассовое обслуживание о сборе денежной наличности между предприятием, обслуживающем его банком и управлением инкассации установлен сверхлимитный остаток в кассе в случае не приезда инкассатора, то это не является нарушением порядка ведения кассовых операций. Административная ответственность за накопление в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов, при таких обстоятельствах не применима. Исчисление сумм административного штрафа производится из расчета минимального размера оплаты труда, действующего на момент совершения указанного нарушения.

    За  нарушение требований Закона РФ “О применении  контрольно - кассовых машин  при осуществлении денежных расчетов с населением” применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350 - кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости  от характера нарушения.   

    2.2. Документальное оформление кассовых операций и инвентаризация денежных средств 

    С принятием ГК РФ по статистике постановления  № 88 от 18 августа 1998 г. «Об утверждении  унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций»

    Утверждены  согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные  формы первичной учетной документации: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.    

      Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

    При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная  главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата.

    Кассир  выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям (№№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

    Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При  получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

    Заработную  плату, пособия по  временной нетрудоспособности, премии кассир  выплачивает по платежным  ведомостям.  На  титульном листе   платежной  ведомости  делается  разрешительная  надпись  в  кассу  о  выдаче  денег  за  подписями  руководителя   предприятия  и  главного бухгалтера,  с указанием сроков  выдачи денег   и  их  суммы  (прописью).  

    По  истечении  трех  рабочих  дней  после получения денег  из учреждения  банка  для  оплаты  труда,  пособий,  премий  кассир  в  платежной  ведомости  против фамилии  лиц, не  получивших деньги, делает  пометку  от  руки  “Депонировано”,  затем  составляет  реестр    депонированных   сумм.  В  ведомости  кассир  делает  надпись    о  фактически   выплаченных   и  неполученных   суммах,   которую  заверяет  своей  подписью. На выписанный  по платежной   ведомости  сумму  выписывают  расходный  кассовый  ордер.