Учет денежных документов

Пример 2

Предприятие 8 июля 2011 года приобрело проездной документ на поездку в вагоне стоимостью 19 000 руб., чтобы отправить работника в командировку с 2 по 13 августа 2011 г. Расходы по покупке билета, произведенные в июле, относятся к будущему периоду — августу. В период до 1 августа потребность в командировке отпала, и проездной документ 30 июля был возвращен железной дороге.

За отказ пассажира от поездки железная дорога удержала 25% от стоимости разового проездного документа.

В бухгалтерском учете предприятия сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 76     КРЕДИТ 51 — 19 000 руб. — оплачен проездной документ по безналичному расчету;

ДЕБЕТ 50-3     КРЕДИТ 76 — 19 000 руб. — получен проездной документ от железной дороги;

ДЕБЕТ 71     КРЕДИТ 50-3 — 19 000 руб. — выдан проездной документ командированному лицу;

ДЕБЕТ 50-3     КРЕДИТ 71— 19 000 руб. — возвращен проездной документ работником, предполагавшим отправиться в командировку с 2 по 13 августа 2011 г.;

ДЕБЕТ 76     КРЕДИТ 50-3— 19 000 руб. — возвращен проездной документ железной дороге;

ДЕБЕТ 51     КРЕДИТ 76— 14 250 руб. (19 000 руб. х 75%) — поступили деньги от железной дороги за возвращенный проездной документ;

ДЕБЕТ 99     КРЕДИТ 76— 4 750 руб. (19 000 руб. — 14 250 руб.)— учтена сумма санкций за возврат проездного документа железной дороге.

1.3.2. Проездные билеты

У многих предприятий возникает необходимость приобретения для своих работников проездных билетов для проезда к месту работы и обратно, а также при разъездном характере работы. При этом часто возникает вопрос: можно ли затраты на покупку билетов относить на себестоимость продукции (работ, услуг) и учитывать при налогообложении прибыли.

В соответствии с п. 2.2.10.1 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), в себестоимость включаются затраты на приобретение проездных билетов на транспорт общего пользования, за исключением такси, для работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом. Если же работникам предприятия предоставляется транспорт, то согласно п. 2.2.13 Основных положений суммы, определенные исходя из действующих тарифов на транспортные услуги, возмещаются работниками организаций (в форме оплаты получаемых проездных документов) или списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

При необходимости разъездного характера работ руководитель предприятия издает приказ, в котором оговариваются пофамильно специалисты, имеющие такой характер труда (курьеры, экспедиторы, журналисты) и которым предприятие обеспечивает выдачу многоразовых проездных билетов. Выписка из приказа со списком таких работников передается в бухгалтерию предприятия. Приобретенные проездные билеты приходуются в кассу в качестве денежных документов и выдаются работникам согласно утвержденному списку по ведомостям. На предприятии разрабатывается и утверждается приказом руководителя форма такой ведомости. По прошествии месяца, на который были выданы проездные билеты, работники возвращают проездные билеты предприятию для отчетности.

Пример 3

Предприятие согласно приказу руководителя приобретает ежемесячно и выдает работающим консультантам 5 проездных билетов по цене 8 000 руб. каждый, приобретенные по безналичному расчету.

Один из консультантов получил проездной билет и расторгнул контракт с предприятием до того, как закончился календарный месяц. Проездной билет консультант сдал в кассу предприятия. Затем этот билет выдали вновь принятому на работу консультанту.

В бухгалтерском учете предприятия сделаны следующие записи:

Дебет 76      Кредит 51— 40 000 руб. (8 000 руб. х 5 шт.) — перечислены деньги за проездные билеты;

Дебет 50-3      Кредит 76— 40 000 руб. — проездные билеты оприходованы в кассу;

Дебет 71      Кредит 50-3— 40 000 руб. — выданы проездные билеты консультантам;

Дебет 50-3      Кредит 71— 8 000 руб. — уволившийся консультант сдал проездной билет в кассу;

Дебет 76      Кредит 50-3— 8 000 руб. — вновь принятый на работу консультант получил из кассы проездной билет;

Дебет 20      Кредит 71— 40 000 руб. — стоимость использованных проездных билетов списана на затраты по основному производству.

Таким образом, отражая в бухгалтерском учете денежные документы, учетному работнику следует ясно представлять, что он имеет дело с документами, реальная стоимость которых порой превышает стоимость денег. Следовательно, этот работник должен быть достаточно ответственным за правильный учет денежных документов.

1.3.3. Путевки

Субъекты хозяйствования за счет собственных средств могут приобретать для своих работников путевки в санаторно-оздоровительные учреждения и дома отдыха.

Путевки на санаторно-курортное лечение и оздоровление, приходные и расходные документы по ним, квитанции о частичной оплате их стоимости, справки о заработке, обратные талоны к путевкам, журналы учета путевок и другие документы, связанные с приобретением и реализацией путевок, хранятся в бухгалтерии нанимателя в порядке, установленном для хранения денежных документов.

На предприятии рекомендуется самостоятельно разработать форму книги учета путевок. Желательно, чтобы форма включала приходную и расходную части, в т.ч. следующие реквизиты:

      — дату получения путевки;

      — номер накладной;

      — наименование предприятия, предоставившей путевку;

      — наименование оздоровительного учреждения;

      — № номер путевки, ее срок и стоимость;

      — дату выдачи путевки;

     — фамилию, имя, отчество и должность работника, получившего путевку;

      — подразделение предприятия, где работает получивший путевку;

      — цену приобретения путевки;

      — дату обратного талона к путевке.

      — подпись работника в получении путевки.

Согласно Инструкции к Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций документы учитываются на сч. 50-3 «Денежные документы» по номинальной стоимости. Однако в соответствии со ст. 11 Закона для отражения путевок как имущества в бухгалтерском учете организация производит их оценку в денежном выражении. Оценка осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на покупку путевок. В состав фактически произведенных расходов на покупку имущества включаются стоимость самого объекта приобретения, иные платежи, а также затраты на доставку, в том числе осуществляемые другими организациями.

Пример 4

Предприятие в 2011 году приобрело через посредника три санаторно-курортные путевки для своих работников. Номинальная стоимость одной путевки равна 300000 руб. Кроме того, предприятие уплатило посреднику за услуги и доставку за каждую путевку 1% от номинальной стоимости. Перечислив денежные средства предприятию-посреднику, были получены путевки по накладной и оприходовало их. Затем путевки были выданы работникам из кассы.

В бухгалтерском учете предприятия как покупателя путевок сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 76     КРЕДИТ 51 — 909 000 руб. ((300 000 руб. + 300 000 руб. х 1%) х 3 шт.) — перечислены деньги предприятию-посреднику за путевки и услуги, связанные с обеспечением путевками;

ДЕБЕТ 56     КРЕДИТ 76 — 909 000 руб. — получены путевки по накладной от предприятия-посредника

и оприходованы в кассе по фактической стоимости их приобретения

ДЕБЕТ 73     КРЕДИТ 50-3 — 909 000 руб. — выданы путевки работникам.

1.4. Отражение в учете денежных документов

Денежные документы должны храниться в кассе предприятия, они учитываются на сч. 50 «Касса». Факт совершения хозяйственной операции с денежным документом (его передача, продажа и т.д.) подтверждается первичным учетным документом. Для учета денежных документов отсутствует унифицированная форма первичной учетной документации. В связи с этим на предприятии может быть разработана форма первичного учетного документа, включающая следующие обязательные реквизиты:

      наименование, номер первичного документа;

      дату и название предприятия, в которой составлен первичный документ;

     содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценка в натуральных, количественных и денежных показателях (какие денежные документы, куда, откуда, сколько и на какую сумму поступили и выбыли);

     должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от особенностей хозяйственных операций с денежными документами и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

1.5. Особенности учета денежных документов

Довольно часто фирмы приобретают Интернет - карты, поездные билеты, марки государственной пошлины и т.п. Хоть такие документы и не являются в прямом смысле слова деньгами, но мало того, что хранить их нужно в кассе, так еще оказалось, что их учет далек от стандартного учета.

Поскольку данные документы хранятся в кассе, следить за их движением и сохранностью должен кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Он составляет отчет по движению денежных документов, в котором указывает количество поступивших и выбывших ценностей. Отметим, что такие документы учитывают в сумме фактических затрат на их приобретение. Для удобства кассир может вести книгу учета движения денежных документов. Поступление и выбытие документов следует оформлять выпиской приходных и расходных кассовых ордеров.

Поскольку форма для учета денежных документов законодательно не закреплена, фирма может разработать ее самостоятельно и утвердить приказом руководителя. В книге (журнале) учета обязательно указывают наименование фирмы, документа, дату его составления, содержание хозяйственной операции, единицы измерения и стоимость, должности и подписи лиц, которые ответственны за совершение операции, и правильность ее оформления. К примеру, в книге учета путевок сотрудников следует указать: в приходной части – наименование предприятия, от которой получены путевки санатория, дату получения и номер путевки, ее стоимость. А в расходной части следует прописать дату выдачи путевки, Ф. И. О. и должность получившего ее работника, а так же уплаченную за путевку сумму и подпись сотрудника в получении.

Отметим, что в ходе инвентаризации кассы проверяется и наличие денежных документов. Результаты ревизии отражаются в акте, составленном по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88. Если при инвентаризации будет обнаружена нехватка денежных документов, то на их сумму образуется недостача, которая должна взыскиваться с виновного лица. В том случае, если  виновный не установлен или суд принял решение не взыскивать недостачу, то ее сумма относится на внереализационные расходы.

Бухгалтерский учет денежных документов ведется на счете 50 «Касса», субсчета 50-3 «Денежные документы». Покажем на примере то, как отражаются в учете поступление и выбытие указанных документов.

Пример 5

Предприятия приобрело пять путевок для детей сотрудников в санаторный оздоровительный лагерь сроком на 24 дня. Стоимость одной путевки составляет 12 000 руб. За счет средств ФСС может быть оплачена стоимость путевок исходя из расчёта 400 руб. в день. Эта сумма в нашем случае составляет:

Бухгалтер предприятия сделал следующие проводки:

Дебет 76   Кредит 51– 60 000 руб. (12 000 руб. х 5 путевок) – перечислены денежные средства санаторию в оплату путевок;

Дебет 50-3   Кредит 76– 60 000 руб. – оприходованы путевки в кассу фирмы;

Дебет 73   Кредит 50-3– 60 000 руб. (12 000 руб. х 5 путевок) – выданы путевки работникам фирмы;

Дебет 69   Кредит 73– 48 000 руб. – оплачена за счет средств ФСС часть стоимости путевок;

Дебет 50-1   Кредит 73– 12 000 руб. (60 000 – 48 000) – оплачена работниками оставшаяся часть стоимости путевок.

Нужно обратить внимание на то, что не все приобретенные путевки учитываются на субсчете 50-3. Так, те из них, что получены в отделении ФСС, отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

1.5.1. Карточки на бензин

Предприятия, у которых имеется большой парк автомобилей, нередко приобретают топливные карты, по которым расплачиваются за бензин на АЗС. Информация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Она может выдаваться либо на подотчет водителю автомобиля, либо закрепляться за конкретной машиной. Для того чтобы проблем с налоговой инспекцией не возникало, используют первый способ. Это также упростит процедуру контроля за тем, как водители используют бензин. Выдача карт шоферам должна отражаться в книге (журнале) учета приема и выдачи топливных карт. Желательно, чтобы она была прошита, пронумерована и скреплена печатью организации. Заметим, что оправдательным документом для списания расходов на топливо служит путевой лист (письмо УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459). 

Пример 6

Предприятие перечислило поставщику предоплату за 1000 литров бензина по цене 11,8 рублей за литр (в том числе НДС – 1,8 руб. за литр), отпускаемого по топливной карте. Стоимость карты составляет 150 рублей (в том числе НДС 23 руб.). По ней было получено 900 литров бензина. На конец месяца 30 литров остались неизрасходованными в бензобаке автомобиля.

Указанные операции бухгалтер отразил так:

Дебет 60 Кредит 51 – 10 620 руб. (900 л. х 11,8 руб.) – перечислен аванс за бензин;