Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

На оборотной  стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении  5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным  кассовым ордерам) и отчет о результатах  командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы  и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник  по авансовому отчету отражает  неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение  целесообразности произведенных  расходов в авансовом отчете  и списание их для целей  бухгалтерского учета в расходы  организации. Однако для уменьшения  налогооблагаемой базы по налогу  на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ. 

2.2. Аналитический и синтетический учет

Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 3

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

В ООО  счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 71  Кредит 50 "Касса"

- на  выданную сумму соответственно  при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата  подотчетным лицом ТМЦ за организацию  (момент предоставления ссуды) 

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена  курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена  сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20  "Основное производство Кредит 71

- приобретение  материальных ценностей подотчетным  лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

- приобретены  канцелярские принадлежности подотчетным  лицом;

Дебет 50 "Касса"  Кредит 71

- на  суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена  задолженность организации перед  работником на основании авансового  отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на  суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если  недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если  командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если  недостачу по расчетам с подотчетным  лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если  сотрудник не отчитался за  выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

- приобретена  лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом;

Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно  итоги из журнала – ордера №7 переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс. 
 
 

Движение документов представлено на рис. 1 
 

                                                                                                                      
 

 
 

 

Рис1.Схема движения документов 
 

3. Совершенствование учета расчетов с  подотчетными лицами
1. МСФО по бухгалтерскому учету

В настоящее  время вопросы перехода российских предприятий на Международные Стандарты Финансовой Отчетности приобрели чрезвычайную актуальность. Это обусловлено признанием МСФО в качестве одного из главных инструментов, гарантирующего предоставление прозрачной и унифицированной информации о финансовом состоянии компании для широкого круга участников рынка, в том числе и зарубежных.

Использование МСФО для представления отчетности является необходимой процедурой при  выходе на международные рынки, позволяя, таким образом, расширить круг потенциальных инвесторов.

Внедрение МСФО позволяет совершенствовать внутреннюю систему управления предприятием за счет использования единых методик  учета в целях управления хозяйственной  деятельностью, а также повысить конкурентоспособность компании за счет обеспечения надежной и прозрачной информацией заинтересованных пользователей.

Концепция развития учета и отчетности в  РФ на среднесрочную перспективу (одобрена Приказом Минфина РФ № 180 от 01.07.04 года) предполагает двухэтапный переход  российских компаний на МСФО:

• В период до 2007 года на МСФО должны быть переведены "общественно значимые организации"

• В период 2008-2010 гг. - прочие организации.

Концепция предполагает четыре этапа перехода российских компаний на МСФО. Предполагается, что ОАО, ценные бумаги которых котируются на фондовом рынке, а также банки и профучастники, готовят консолидированную отчетность на основе МСФО с 2004 года.

На втором этапе планируется переход на МСФО государственных унитарных  предприятий и ОАО, бумаги которых  обращаются на рынке без включения в котировальные листы.

Общества, ценные бумаги которых обращаются на западных рынках, и ведущие отчетность по иным международным стандартам (в  частности, по US GAAP) должны начать предоставлять  отчетность по МСФО с 2010 года.

При этом для "общественно значимых" предприятий  предоставление отчетности по МСФО будет  носить обязательный характер, а малые  предприятия смогут составлять отчетность по РСБУ или МСФО в добровольном порядке.

Переход всех "общественно значимых" российских предприятий на Международные стандарты финансовой отчетности должен быть завершен к 2010 году. Такая позиция содержится в проекте концепции развития учета и отчетности в России на среднесрочную перспективу, подготовленную рабочей группой при Минэкономразвития РФ.

Так как  в МСФО и РСБУ в определенных стандартах применяются разные виды стоимостей, то при трансформации возникнет  необходимость корректировки этих величин. В результате активы, финансовые инструменты и обязательства, необходимо отражать по рыночной стоимости по международным стандартам финансовой отчетности. Оценка производится на отчетную дату, тогда же проводится инвентаризация. 

2. ПБУ

 

Заключение

     В заключении можно сдать выводы о  том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные  нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и  нормативные акты, применяемые в  оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.