Синтетические и аналитические счета, их взаимосвязь; оборотные ведомости, их построение и назначение

Нарушение итогов по синтетическим счетам и в оборотной ведомости открытых к нему аналитических счетов свидетельствует о наличии ошибок, допущенных вследствие невнимательности при разнесения сумм на счета, или арифметических ошибок при подсчете итогов.

В равенстве итогов оборотов и сальдо по всем аналитическим счетам и по синтетическим счетам проявляется взаимосвязь между синтетическим и аналитическим учетом, между синтетическим счетом и открытыми к нему аналитическими счетами.

К большинству  синтетических счетов открывают  аналитические счета, поэтому составление оборотных ведомостей по аналитическим счетам способствует получению детальной информации о движении и сальдо отдельных видов средств и их источников, необходимой для оценки, контроля и экономического анализа с целью эффективного управления предприятием.

Вопрос  № 2

Способы исправления ошибок в учетных регистрах

     При заполнении учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: по причине усталости, небрежности работника, неисправности учетной устройства или компьютера. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. А в документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются, документ оформляют заново.

Ошибки  могут быть локальные - искажение  информации только в одном учетном  регистре (например, неправильно поставлена дата) и транзитные - ошибка автоматически  проходит через несколько учетных регистров. Например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости, балансе. Чаще всего ошибки встречаются в тексте операций, тогда они приводят к неправильной корреспонденции счетов - бухгалтерской проводки.

Ошибки часто случаются при записях сумм. Записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит второго счета и наоборот. Иногда, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским счетам. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом учете.

Эту группу ошибок можно легко проконтролировать  путем правильного ведения метода двойной записи.

Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить  и должным образом исправить. Если в результате проверки выявлена ошибка, то необходимо выяснить величину ошибки, ее место (по дебету или кредиту соответствующего счета), установить объекты, где ошибки являются наиболее вероятными, сравнить данные взаимосвязанных регистров.

Порядок исправления ошибок зависит от их характера и времени обнаружения. Действующим Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, предусмотрено исправление ошибок следующими способами: корректурным, "красным сторно" и дополнительных записей. Каждый из этих способов используют для исправления определенного вида ошибок.

Корректурный  способ исправления ошибок заключается  в том, что неправильный запись зачеркивается  одной чертой так, чтобы можно  было прочитать зачеркнуто, а сверху пишут правильную сумму или текст. Исправление ошибки должно быть защищены надписью "Исправлено" и подтверждено подписью в документе - лица, подписавшего документ, в учетном регистре - лица, сделала исправление с указанием даты. Этот способ может применяться тогда, когда еще не составлены бухгалтерские проводки и отчеты, то есть это в основном арифметические ошибки и описки. Способ "красное сторно" заключается в том, что неправильную бухгалтерский запись делают повторно в той же корреспонденции счетов, но красным цветом, что означает отрицательные числа.

В этом случае суммы, записанные красными чернилами, вычитаются (аннулируются). Одновременно обычным чернилами делают вторую запись с указанием правильной корреспонденции  счетов и суммы. В результате получают правильное отражение операции в учете. При компьютерной обработке данных сумму "красного сторно" берут в скобки или рамку.

Исправление ошибок способом "красного сторно" сопровождают специальным документом бухгалтерского оформления - справкой, в которой делается ссылка на номер  и дату ошибочной записи, подлежащей исправлению, а также документа, который стал основанием такого исправления. В практике учетной работы данный способ используют в случаях когда допущена ошибка в корреспонденции счетов, записана операция полностью не прошла, отраженная в регистрах сумма хозяйственной операции больше, чем фактический размер ее выполнения.

Так, по документу на склад поступили  товарно-материальные ценности (малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) на сумму 10 000 руб., которые по ошибке были отражены как производственные запасы. В бухгалтерском учете были сделаны такую корреспонденцию счетов:

Д-т  15 "Приобретение материальных ценностей"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками "10 000 руб.

Для исправления  ошибочной записи неправильную запись сначала "сторнируют", то есть записывают красными чернилами (или в скобках, рамке).

Д-т  15 "Приобретение материальных ценностей"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10 000 руб.

Позже делают правильную запись:

Д-т  10 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы"

К-т 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 10 000 руб.

Итак, из примера видно, что первая ошибочная  запись была аннулирована второй исправительным записью по той же корреспонденцией и суммой, но красным цветом. Третья запись отражает операцию правильно. При определении итогов (оборотов) будет учитываться только третья запись. В случае, когда запись на счетах сделано в правильной корреспонденции, но в преувеличенной сумме, можно применить способ "красного сторно". Тогда на сумму разницы между неправильной (преувеличенной) величиной и правильной суммой делают частичное сторно. Этот прием широко используют для корректировки плановых показателей до уровня фактических при превышении плановых показателей над фактическими, в частности при калькулировании готовой продукции и определении ее фактического объема.

Способ  дополнительных записей применяют  в тех случаях, когда бухгалтерская корреспонденция счетов составлена правильно, но в меньшей сумме, чем фактически выполнена хозяйственная операция. Для исправления такой ошибки необходимо дополнительно провести данную операцию на разницу между правильной и ошибочной (проведенной) величиной.

Так, на основании накладной для нужд производства отпущен из состава цемент на сумму 12 000 руб. При этом была сделана бухгалтерская проводка:

Д-т  10 "Материалы"

К-т 20 "Основное производство" 12 000 руб.

Позднее было обнаружено, что отпущен цемент М-500, а оценен по стоимости цемента М-400. Настоящая его стоимость составляла 16 000 руб. Так что допущена ошибка на сумму 4000 руб.,16 000 - 12 000). На основании справки бухгалтерии с объяснением и расчетом разницы стоимости делают дополнительную запись, а именно:

Д-т  10 "Материалы"

К-т 20 "Основное производство" 4 000 руб.

Итак, итог обоих записей правильно отражает осуществленную операцию - стоимость фактически затраченного материала в производстве.

Дополнительные  записи используют при корректировке  плановых показателей (незавершенного производства, себестоимости произведенной  и реализованной продукции и  т.п.) до уровня ее фактического значения, когда фактические показатели превышают плановые.

Каждый  из рассмотренных способов исправления  ошибок обеспечивает правильное отражение  экономической сущности хозяйственных  операций, способствует осуществлению  контроля и получению достоверной учетной информации для нужд управления.