Синтетические и аналитические счета, их взаимосвязь; оборотные ведомости, их построение и назначение

Вопрос  №1

Синтетические и аналитические  счета, их взаимосвязь; оборотные ведомости, их построение и назначение.

Синтетические и аналитические  счета, их взаимосвязь.

     В зависимости от объемов информации и уровня обобщения счета бухгалтерского учета делятся на синтетические и аналитические. Счета бухгалтерского учета, которые открываются на основании статей баланса для учета хозяйственных средств и их источников, содержат общие (синтетические) показатели в денежной оценке. Так, счет "Основные средства" отражает наличие и движение основных средств предприятия (земельные участки, здания и сооружения, машины и оборудование, транспортные средства и т.п.). Счет "Производственные запасы" - наличие и движение материальных ценностей данной группы (сырье и материалы, топливо, строительные материалы, запасные части и т.п.).

Счет "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками "- общую сумму кредиторской задолженности  всем поставщикам и подрядчикам  за полученные от них материальные ресурсы, выполненные работы и предоставленные  услуги и изменения этой задолженности в результате уплаты долгов и др. Такие счета принято называть синтетическими.

Термин "синтетический" происходит от лат. syntesis, что означает сводный, обобщенный, объединение в одно целое отдельных элементов. Относительно счетов бухгалтерского учета, синтетическими называют счета, предназначенные для учета экономически однородных групп средств, их источников и хозяйственных процессов в денежном измерителе. Учет, который осуществляют на основании таких счетов, называется синтетическим учетом. Данные синтетического учета используют при составлении бухгалтерского баланса и других форм финансовой отчетности.

Данные  статистического учета применяют  для макроэкономического анализа  и управления, поэтому оперативный  и бухгалтерский учет подчиняют задачей государственной статистики.

     Однако  для оперативного управления предприятием, осуществление контроля за сохранением  и использованием ресурсов проведения обобщенной информации недостаточно, нужна подробная информация о  конкретных видах средств, их источников, а также хозяйственных процессов. Такую информацию получают с помощью аналитических счетов.

Термин "аналитический" происходит от лат. Analysis - разложение, расчленение целого на составляющие (элементы).

Учет, осуществляемый на основании аналитических счетов, называется аналитическим. Это учет, в котором, кроме денежного, применяют натуральные и трудовые измерители. Например, к синтетическому счету "Расчеты по оплате труда" открывают аналитические счета по фамилиям работников, "Административные расходы" - по видам затрат, "Готовая продукция" - по видам готовой продукции и т.п. Количество аналитических счетов по соответствующим синтетическим счетам определяется в зависимости от наличия объектов учета и поставленных задач по детализации.

Синтетические счета конкретизируются в аналитических  счетах. Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная  взаимосвязь, поскольку на них на основании тех же документов отображаются одни и те же операции, но с разной степенью детализации: на синтетическом счете отражается общая сумма, а на его аналитических счетах - частичные суммы.

     Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами проявляется следующим  образом.

1. На  счетах синтетического и аналитического  учета остаток (сальдо) размещается на одной и той же стороне счета.

2. Если  дебетуется или кредитуется синтетический  счет, то все равно дебетуются  или кредитуются его аналитические  счета.

3. Каждую  операцию на счетах синтетического  учета записывают общей суммой, а на соответствующих аналитических счетах - частными суммами.

4. Сумма  остатков (сальдо) и оборотов по всем аналитическим счетам должна равняться остатку (сальдо) и оборотам, соответственно, синтетического счета. Отсутствие такого равенства свидетельствует о наличии ошибок в бухгалтерских записях, которые необходимо найти и немедленно исправить.

Как видим, аналитический учет имеет важное не только познавательное, но и контрольное  значение. Его показатели необходимы менеджерам для управления запасами и сбытом готовой продукции, а финансистам - для анализа дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых результатов по центрам ответственности. Точность и достоверность показателей аналитического учета периодически сверяют путем проведения инвентаризации.

Для нужд экономического анализа и оперативного управления необходимо иметь более широкую информацию о хозяйственных средствах, их источниках и хозяйственных процессах, чем это и может обеспечить синтетический учет. В этом случае прибегают к дополнительной группировке однородных аналитических счетов в пределах синтетического счета для получения обобщенных показателей. Такая группировка осуществляется посредством субсчетов. Так, на синтетическом счете "Производственные запасы" аналитические счета группируются по субсчетам: "Сырье и материалы", "Топливо", "Тара и тарные материалы", "Строительные материалы", "Запасные части" и др. Синтетический счет "Расчеты с разными дебеторамы" включает субсчета:  "Расчеты по выданным авансам", "Расчеты с подотчетными лицами", " Расчеты по начисленным доходам" и т.п. Итак, взаимосвязь синтетического и аналитического учета является результатом вертикального разреза информационной системы бухгалтерского учета, состоящем из приведенных выше уровней: синтетические счета, субсчета, аналитические счета.

Оборотные ведомости, их построение и назначение.

Отражение хозяйственных операций по синтетическим  и аналитическим счетам - это текущий  бухгалтерский учет. Поскольку баланс всегда характеризует наличие и  состояние хозяйственных средств  и их источников формирования в стоимостном измерителе на определенную дату, то для текущего отражения изменений этих средств и источников предназначены счета. Счета открывают на основании данных баланса, запасы которого на начало месяца в виде начального сальдо записывают: на активных счетах - по дебету, на пассивных счетах - по кредиту.

В течение  месяца из журнала регистрации хозяйственных  операций, бухгалтерские проводки переносят на открытые, на основании баланса синтетические и аналитические счета. В конце месяца по каждому синтетическому и аналитическому счетам подсчитывают обороты по дебету и кредиту и выводят конечное сальдо (остаток на конец месяца). Данные синтетических и аналитических счетов обобщаются с помощью оборотных ведомостей. Как видим, оборотная ведомость обобщает данные текущего синтетического учета, давая информацию об изменениях хозяйственных средств и их источников за отчетный период, а также их состояние на начало и конец отчетного периода.

Если  правильно записаны начальные сальдо (остатки) на счетах, разнесены все корреспонденции по счетам (бухгалтерские проводки), подсчитанные обороты и выведены конечные остатки (сальдо), то в оборотной ведомости имеют место три пары равенств. Равенство итогов первой пары граф обусловлено равенством итогов актива и пассива баланса, который является основанием для записи на синтетических счетах начального сальдо.

Равенство итогов второй пары граф обусловлено двойной записью операций, согласно которым каждая хозяйственная операция в одной и той же сумме отражается по дебету и кредиту разных счетов.

Равенство итогов третьей пары граф обусловлено двумя предыдущими равенствами: если начальные остатки (сальдо) на синтетических счетах равны между собой (баланс начальный), а также уровни суммы оборотов по дебету и кредиту (оборотный баланс), то и остатки (сальдо) на конец отчетного периода в итоге должны быть равны между собой (конечный баланс). Нарушение этих равенств свидетельствует об ошибках, допущенных в учетных записях или при составлении оборотной ведомости. Типичными ошибками при этом могут быть:

• невнимательность при записи (отображении) сумм бухгалтерской  проводки на счетах.

• арифметические ошибки при подсчете оборотов и выводе сальдо по каждому счету.

• невнимательность при переносе записей из синтетических  счетов (суммы сальдо и оборотов) в оборотной ведомости.

• арифметические ошибки при подсчете итогов соответствующих  граф оборотной ведомости.

Полноту учетных записей на синтетических  счетах проверяют путем сравнения  итогов дебетовых и кредитовых оборотов в оборотной ведомости по итогам Журнала регистрации за отчетный период. При полном отражении всех хозяйственных операций итог Журнала регистрации (хронологический учет) должен быть равен итоге оборотов по дебету и кредиту оборотной ведомости (систематический учет).

Оборотную ведомость по синтетическим счетам используют для составления бухгалтерского баланса и заполнения формы финансовой отчетности. Кроме того, оборотная  ведомость является важным источником информации для оценки и экономического анализа движения активов и пассивов предприятия. Так, по данным оборотной ведомости можно определить структуру активов и пассивов и сдвиги, происходившие в отчетном периоде, рассчитать показатели (коэффициенты) движения активов и пассивов, интенсивность их изменения, провести сравнительный анализ динамики финансового состояния и ликвидности активов предприятия.

Итак, оборотная  ведомость по синтетическим счетам являются способом обобщения данных текущего бухгалтерского учета с  целью проверки полноты и правильности учетных записей и характеристики движения средств и их источников за отчетный период. Рассмотренная оборотная ведомость дает общую информацию о состоянии и движении хозяйственных средств и их источников, но недостаточно раскрывает экономическое содержание оборотов, их структуру, как по активам, так и по источникам.

Более эффективной в этом отношении  является шахматная оборотная ведомость. Шахматную оборотную ведомость строят по принципу шахматной доски.

Все счета  в ней записывают дважды в одной  и той же последовательности: по вертикали и горизонтали, по дебету и по кредиту. Сумма в ячейке шахматной оборотной ведомости показывает, какой счет дебетуется, а какой кредитуется. Обороты по каждому счету детализируются согласно корреспонденции. Это по сравнению с простой оборотные ведомости дает более широкую картину изменений хозяйственных средств и процессов, которые состоялись. В шахматной оборотной ведомости могут быть приведены остатки (сальдо) на начало и конец месяца, что существенно улучшает ее учетно-аналитические возможности.

Шахматный принцип построения записей широко используют при построении учетных  регистров, в частности при журнально-ордерной форме счетоводства. Использование шахматной оборотной ведомости в практике бухгалтерского учета зависит от уровня автоматизации учетно-аналитических работ. При большом количестве счетов и хозяйственных операций, при ручной обработке данных она становится громоздкой, ухудшаются ее наглядность и аналитичность. Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляют для обобщения информации в разрезе синтетического счета. В связи с тем, что одни аналитические счета ведут только в денежном измерителе, а другие в натуральном и денежном, то по этому признаку оборотные ведомости делят на два вида:

• оборотные  ведомости контокоррентной формы.

• оборотные  ведомости количественно-суммовой формы.

Оборотные ведомости контокоррентной формы ведут по аналитическим счетам расчетов и источников средств поскольку аналитический учет, как и синтетический, здесь осуществляется в денежном измерителе.

Оборотные ведомости количественно-суммовой формы ведут по аналитическим  счетам товарно-материальных ценностей, поскольку здесь используют натуральный и денежный измерители. Поэтому в этих оборотных ведомостях предусмотрены графы для записи количества, цены и стоимости материальных ценностей.

Порядок составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам в денежном измерителе рассмотрим на примере синтетического счета "Расчеты с покупателями и заказчиками". В условиях рыночных отношений бухгалтерский учет дифференцируется по сфере деятельности и по учетным функциям.

Итоги оборотной ведомости показывают полное соответствие данных записей по синтетическим счетам. Это следует из того, что записи на синтетических и аналитических счетах делают параллельно на основании тех же документов. Поэтому при правильных учетных записях итоги оборотов и сальдо в оборотной ведомости по аналитическим счетам равны суммам оборотов и сальдо соответствующего синтетического счета. В этом и заключается контрольное значение оборотной ведомости по аналитическим счетам.

Оборотную ведомость количественно-суммовой формы рассмотрим на примере аналитического учета к синтетическому счету "Готовая продукция".

Показатели  оборотной ведомости по счетам аналитического учета свидетельствуют о движении (поступление, расход) и сальдо за материальными  ценностями каждого вида. Количественные показатели, как видим, не суммируются, общие итоги имеют лишь графы "сумма". С целью контроля итоги оборотной ведомости по группам аналитических счетов сравнивают с оборотами и остатками синтетического счета "Готовая продукция".