Шляхи вдосконалення обліку касових операцій та розрахунків з підзвітними особами

      З каси підприємства, згідно діючого  положення, можуть видаватись готівкові  кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах  роздрібної торгівлі, у населення  і тлі.), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).

      Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження  керівника підприємства (або в  службові обов'язки працівника входить  робота по закупівлі товарно - матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується,  але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну  відповідальність). Значна частина готівкових коштів  видається через підзвітних осіб. Підзвітна особа – це працівник, який отримує готівку під звіт і який повинен звітуватися про суму використання коштів, або повернути їх в касу.

      Підзвітні суми в бюджетних установах видаються  у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й  наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим  особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута  довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

    Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керівника установи й  попереднього звітування за раніше отримані аванси.

    Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені  витрати. Аванс може бути виданий  готівкою з каси установи, чеком  з рахунків у банківських установах, а також грошовим переказом через  органи зв’язку, якщо відрядженій особі  продовжується термін відрядження.

    Суми, отримані підзвітною особою, називають  авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ,  що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити".

     Бухгалтер встановлює строки подання авансових звітів,  називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити,  і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки,  підписи і таке інше).

     Якщо  всі додані документи є достовірними,  суму "списують " з підзвіту,  так як працівник вже не повинен  повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином,  підприємство вже вступає з працівником  в розрахункові операції, при веденні  яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти,  то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів).

     Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки:

• на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
• на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

     Якщо  установа порушує зазначену норму  Положення і видає працівникові готівку, не отримавши від нього  звіту про раніше видані суми, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові  кошти, установа штрафується в розмірі 25 % виданої під звіт суми. Крім того, на посадових осіб, відповідальних за ведення касових операцій, накладається адміністративний штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У разі перевищення встановлених термінів подання авансових звітів про використання виданої під звіт готівки до установи застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум, а також до працівника — сума його заборгованості з підзвітних коштів включається до складу сукупного доходу, отриманого за основним місцем роботи, і обкладається прибутковим податком.

     Службове  відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

     Порядок оплати службових відряджень установлено  Інструкцією про службові відрядження  в межах України та за кордон, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 із подальшими змінами.

     Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер і включаються  до видатків за загальним та спеціальним  фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’я­зок такого відрядження з основною діяльністю установи.

     Установа, відправляючи працівника у службове відрядження, видає наказ про  його відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. У разі відрядження за кордон зазначаються умови перебування за кордоном (коли йдеться про поїздку за запрошенням, додається копія останнього з перекладом), складається кошторис витрат. Далі працівникові оформлюється посвідчення про відрядження, форму якого затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260, в яке вносяться позначки про вибуття і прибуття до місць призначення. Це посвідчення реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження (форму журналу встановлено інструкцією про відрядження). Позначки про відрядження в межах України (дати прибуття й вибуття), що їх проставляє посадова особа, призначена наказом керівника, скріплюються підписом і печаткою. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні. При цьому днем вибуття відрядженого вважається день відправлення, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до постійного місця роботи.

     У разі відрядження за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття й вибуття визначається за позначками в закордонному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах прикордонних військ.

     Касові  операції та розрахунки з підзвітними  особами оформлюються документами, типові міжвідомчі форми яких затверджено Міністерством статистики України за угодою з НБУ і Міністерством фінансів України, і які мають використовуватися без змін на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підзвітності і форм власності.

     Таким чином, до касових операцій відносять  операції, пов’язані з отриманням і використанням готівки безпосередньо  з каси підприємства. Каса підприємства – це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також  приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових  документів. У процесі господарської  діяльності у підприємства виникає  необхідність видачі з каси готівки  працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку  виникають розрахункові відносини  з підзвітними особами. Підзвітні  особи – працівники,які отримали авансом готівку (в обмежених  розмірах) з каси на відрядження, господарські витрати тощо. 

2.  Огляд нормативно-законодавчих документів, що регламентують облік касових операцій та розрахунків з підзвітними особами

       Дії підприємства по веденню касових  операцій регламентовані. В Україні  обіг грошових коштів регулюється нормативними документами. До них відносяться  закони, укази Президента, постанови  Кабінету Міністрів, положення та інструкції.

         Характеристика нормативних документів  наведена в таблиці 1.1. 

   Табл.1.1

   Нормативно-законодавчі  документи які регламентують облік касових операцій та розрахунки з підзвітними особами

Продовження табл. 1.1