Ревизия расчетов с подотчетными лицами

    Их  цель – выявление негативных явлений в производственной и финансово – хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования, их устранение и предотвращения в дальнейшем. Объектами контроля за ними являются одинаковые источники информации, законодательные и нормативно – инструктивные акты по вопросам финансово – хозяйственного контроля, первичная учетная документация, реестры бухгалтерского финансового учета, балансы и финансовая отчетность субъектов предпринимательской деятельности. Общими для них также является то, что они обосновывают свои выводы документально проверенными доказательствами.

    Вместе  с тем, между аудитом и ревизией существуют существенные отличия.

    Аудит – независимая проверка балансов и финансовой отчетности субъектов хозяйствования с целью получения заключений. Заключения аудитора является взвешенным и обоснованным доказательством во время разрешения имущественных конфликтов в арбитражном и народном судах между владельцем и его контрагентами. аудит дает возможность субъектам предпринимательской деятельности прогнозировать повышение эффективности и расширение сфер влияния предпринимательских структур, развитие маркетинга и коммерческой деятельности как на внутреннем, так и на международном рынках, помогает избежать банкротства. Аудиторское подтверждение про стабильное финансовое состояние предприятия обосновывает потребность в кредитах и дает право на выпуск акций.

    Во  время ревизии исследуется финансово – хозяйственная деятельность предприятий в статике после завершения хозяйственных процессов (не менее одного раза за два года). Функции ревизии (в сравнении с аудитом) ограничиваются интересами владельца, от имени которого проводится ревизия. Основной целью ревизии является поиск и фиксирование фактов злоупотребления с обязательным уведомлением руководящих организаций и правоохранительных органов. Как правило, ревизоры осуществляют проверки с позиций следования законности хозяйственных операций, не вникая в определение перспектив деятельности. Результаты ревизии предоставляют трудовому коллективу для принятия мер по ликвидации выявленных недостатков.

    Ревизия назначается распоряжением руководящей  организации. Результаты ревизии оформляются  актом ревизии.

    Для проведения аудита между владельцем – заказчиком и аудиторской фирмой (аудитором - предпринимателем) – исполнителем заключается договор. Результаты аудита оформляются аудиторским отчетом или аудиторским заключением. 

    Ревизия расчетов с подотчетными лицами. 

    Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки (командировочные расходы), хозяйственные расходы, представительские расходы.  
 

    Командировочные расходы 

    Установлен следующий порядок оплаты командировочных расходов.

    Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути;  за рубежом – 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.

    В служебную командировку могут направляться только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц, такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору подряда.

    В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• По найму жилого помещения
• По бронированию гостиничных номеров и авиабилетов
• По проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси)
• По уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте
• По оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов)
• По оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями
• На проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (кроме такси)
• На оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках
• На провоз багажа
• На суточные за время нахождения в командировке

    Для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождение работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.

    Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). По возвращении из командировки работник обязан в течение 3-х дней представить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

    По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:

• По получению загранпаспорта
• По получению виз
• По прописке загранпаспорта
• По покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на наличную иностранную валюту
• По найму жилого помещения, подтвержденные документально
• На провоз багажа
• Суточные за каждый день пребывания в командировке

    За день выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда, в валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений РФ.

    Для проведения расчетов с командированными лицами необходимы следующие первичные документы:

• Авансовые отчеты
• Приказы о направлении работника в коман6дировку
• Заявления на выдачу денег из кассы
• Документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц)
• Журнал регистрации командировок

    Для отражения расчетов с командированными лицами используются следующие регистры аналитического и синтетического учета:

• Главная книга
• Журнал-ордер №7
• Журнал-ордер №1
• Кассовая книга

    Во время ревизии командировочных расходов ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии , заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения командировки и законность его продления, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезд к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги, то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогообложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию. 

    Хозяйственные расходы

     
У организации возникают расчеты с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выданным им для выполнения различных административно-хозяйственных задач. При выдаче денежных средств организация обязана:

• Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается
• Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдаются средства
• Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам
• Запретить передачу денег от одного работника другому

    В организации должен существовать утвержденный руководителем список работников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы. В него могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, или работающие по договорам подряда.

    Банком России установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Подотчетное лицо не может выплачивать наличными средствами в один день одному юридическому лицу сумму более установленной в качестве предельного размера расчетов между юридическими лицами.

    Факт расходования подотчетных сумм должен быть в обязательном порядке подтвержден первичными оправдательными документами, имеющими необходимые реквизиты: наименование документа, дату его оформления, наименование организации-продавца, содержание хозяйственной операции, цену, количество и стоимость товара, подписи ответственных лиц, заверенные печатью организации. Такими документами при оформлении оплаты хозяйственных расходов могут служить квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм.

    Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы:

• Авансовые отчеты
• Журнал регистрации авансовых отчетов
• Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы
• Заявления на выдачу денег из кассы

    Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.

    В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующим образом:

    Д71-К50 – получены подотчетным лицом денежные средства  из кассы под отчет (отражается на момент получения денежных средств из кассы);

    Д10-К71 – приобретены материальные ценности;

    Д20, 26-К71 – осуществлены хозяйственные расходы.

    Оприходование материалов и прочих хозяйственных расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

    Для отражения расчетов с подотчетными лицами используются те же регистры синтетического и аналитического учета, что и для командированных лиц.

    Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

    Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из  кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров №1 и №7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной  книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере №7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру №1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10. 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.