Ревизия кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций в учреждениях банков, которые  осуществляют кассовое обслуживание клиентов, установленный Инструкцией № 1 Национального  банка Украины «Из организации  эмиссионно-кассовой работы в учреждениях  банков Украины», утвержденным постановлением Правления Национального банка  Украины от 07.07.1994 г. № 129. Предприятия  и индивидуальные предприниматели  имеют право осуществлять расчеты  между собою и с физическими  лицами (гражданами) как в наличной, так и в безналичной форме.

Тем не менее, сумма платежа денежной наличностью одного предприятия (индивидуального  предпринимателя) другому предприятию  или предпринимателю не может  превышать 3 тыс. грн на протяжении одного дня по одним или несколькими платежными документами. Если платежи предприятия (предпринимателя) другому предприятию (предпринимателю) осуществляются на сумму свыше предельную (С тыс. грн), то расчеты ведутся только в безналичном порядке.

Порядок установления лимита кассы  регулируется Инструкцией об организации  работы по наличному обращению учреждениями банков Украины, утвержденным постановлением Правления Национального банка  Украины от 19.02.2001 № 69. При этом предприятия  могут сохранять в своей кассе  денежную наличность в границах лимитов  остатка денежной наличности в кассе  на конец рабочего дня, которые устанавливаются  им учреждением банка ежегодно на протяжении первого квартала (к установлению лимита кассы на текущий год и  получение его клиентом продолжает действовать лимит предыдущего года). Лимит остатка денежной наличности в кассе для каждого предприятия устанавливают коммерческие банки с учетом специфики работы предприятия, его отдаленности от учреждения банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков сдачи кассовой выручки и графика заезда инкассаторов.

Исходя из вышеуказанного ревизор устанавливает:

– сохраняются средства в учреждениях банков;

– расходуется предприятиями  денежная наличность, полученная из учреждений банка по целевому назначению;

– придерживаются установленные  банками лимиты имеющихся денег  в кассах предприятий;

– придерживаются предельные нормы расходования денежной наличности из выручки;

– не расходуется денежная наличность из выручки одного предприятия  на потребности другого предприятия;

– кажется вся денежная наличность свыше установленных  лимитов для зачисления на счета  в порядке и в сроки, предусмотренные  учреждениями банков;

– осуществляется выдача денег  из кассы и их прием в кассу  только по надлежаще оформленными документами (приходными и расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами), подписанными руководителем и главным бухгалтером или лицами, ними уполномоченными;

– относится штамп или  пишется от руки «Депонирован» против фамилии лиц, которые не получили денег;

– составляется при этом реестр депонированных сумм;

– не допускаются подчистки  или исправления в приходных  кассовых ордерах и квитанциях к  ним, а также в расходных кассовых ордерах и документах, которые  их заменяют;

– погашаются документы, приложенные  к приходным и расходным кассовым ордерам, штампом или надписью «Оплачен»  с указанием даты (числа, месяца, года);

– регистрируются приходные  и расходные кассовые ордера или  документы, которые их заменяют, к  передаче в кассу бухгалтерией в  журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров;

– не допускаются подчистка  и исправления в кассовой книге;

– изолировано помещения  кассы;

– сохраняются деньги в  сейфах и опечатываются ли кассы  после окончания работы;

– сохраняются ключи от сейфа (шкафа) и печать кассира, а  также дубликаты ключей в опечатанных  кассирами пакетах, сундучках у  руководителей предприятий;

– ознакомляют кассира  после издания постановления (приказа) о назначение его на посада с Порядком ведения кассовых операций и укладывается ли договор про полную материальную ответственность;

– не возлагаются обязанности  кассира на работников учета;

– проводится не реже как  один раз на квартал на предприятии  внезапная ревизия кассы с  полным перечнем всех денег и проверкой  других ценностей, которые находятся  в кассе, и т.п

4. Документальная ревизия  кассовых операций

Основным нормативным  документом, который регулирует осуществление  учета денежных средств в кассе, является Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине.

Последовательность ревизии  кассовых операций показана в табл. 4.4.1.

Во время ревизии кассовых операций остаток на начало отчетного  периода следует сравнить с остатком предыдущего отчета, в журнале-ордере № 1 из счета 30 «Касса», Главной книге  и балансе.

Остаток на конец отчетного  периода аналогично сравнивается с  остатком, выведенным в следующем  отчете кассира, журнале-ордере № 1, Главной  книге. Против каждой сличенной записи (относительно номера документа, даты, содержания операции, суммы) относится отметка.

В каждом отчете кассира  следует проверить соблюдение порядковой нумерации приходных и расходных  кассовых документов, их даты, соответствие нумерации тому периоду, за который  составлен отчет, выяснить, нет ли подчисток дат (можно изъять из архива квитанцию на сдачу выручки в  банк, на почту, документы на оплату работ за нагрузку, разгрузка, ремонт и т.п.).

Изъятию не подлежат документы  пожелтевшие, выцветшие, помятые, с  проколами от подшивки, обрезанные, с другим почерком, чернилами, с подделанными подписями, справками, цифрами.

В случае невозможности установить фальшивку ревизор на основе письменного  распоряжения судейско-следственных органов, которые имеют на то право, снимает  копии из сомнительных документов, оригиналы изымает соответственно акту и направляет прокурору для  рассмотрения вопроса о возможности  провести криминалистическую экспертизу.

При выявлении таких документов не следует сразу ставить в  известность кассира, так как  они могут быть приложены и  к другим отчетам, и лица, которые  допустили злоупотребления, могут  принять предупредительные меры (уничтожить такие документы или  регистры, произвести поджог, согласовать  с соучастниками линию поведения  во время расследования злоупотреблений, обратиться к утаиванию имущества). В таких случаях необходимо доказать ревизию до конца и лишь после  завершения одновременно изъять все  документы и потребовать объяснений от должностных лиц. Однако в таких  случаях необходимо заранее предупредить органы прокуратуры или внутренних дел. Если во время проверки отчетов  кассира и приложенных к ним  документов расхождений не выявлен, то против строки, в которой записанный кассовый ордер, ревизор ставит отметку («V»).

И, наоборот, если установлен расхождения, ревизор фиксирует  нарушения в журнале ревизии  или ведомости нарушений и  выясняет причины, устанавливает виновных лица.

Таблица 4.4.1. Схема последовательности контроля и ревизии кассовых операций при журнально-ордерной форме счетоводства

Документы и регистры бухгалтерского учета	Процедуры контроля
Приходные и расходные  кассовые ордера Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов Книга учета принятых и  выданных кассиром денег. Отчет кассира (кассовая книга). Журнал-ордер № 1 по счету 30 «Касса»  Главная книга и баланс к счету 30 «Касса»	Проверка фактического наличия  средства, ценных бумаг и других ценностей кассы (инвентаризация) Проверка полноты оприходования  и обоснованности расходования денежной наличности по целевому назначению Проверка соответствия данных отчетов кассира и приложенных  к ним документов записям журнала-ордера № 1, Главной книги и баланса  по счету 30 «Касса»

Сравнивая данные журнала-ордера № 1 с Главной книгой, ревизор  устанавливает реальность сумм остатков кассы путем проверки записей  из дебета и кредита счета 30 «Касса», сделанных на основе приходных и  расходных кассовых ордеров. Ведь можно  механически уменьшить сальдо из счета кассы (во всех регистрах бухгалтерского учета, кассовой книге и балансе) и одновременно уменьшить или  сальдо нереальной кредиторской задолженности, или сальдо собственного капитала, или сальдо счета 285 «Торговая наценка».

В отдельных случаях, наоборот, увеличивают сальдо у дебиторов, затрат и на других счетах.

Иногда сальдо кассы уменьшают  за счет механического увеличения итога  кредиторской стороны счета 30 «Касса»  в журнале-ордере № 1 в дебет счетов затрат, расчетов, собственного капитала и т.п.

Особое внимание ревизор  уделяет проверке своевременности  оприходования полученных по чекам  денег из банка, на сумму которых  в день получения выписывается приходный  кассовый ордер. Одновременно ревизор  находит корешок чека, на основании  которого полученные деньги, и отмечает на нем: «Оприходован».

Есть несколько случаев, когда механически увеличивают  общий итог расчетно-платежной ведомости  при начислении заработной платы (счет 66 «Расчеты из оплаты работы»).

В момент выписки расходных  кассовых ордеров иногда строки «прописью» не заполняются, а после выдачи денег  дописываются нужные цифры.

Во время проверки правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочно установить, все  ли записанные в ведомость лица фактически работали на предприятии, не ли было среди  них подставных, на которые выписывается заработная плата с целью ее присвоения.

Такие факты можно установить путем сопоставления данных ведомости  на заработную плату с записями в  личных делах работников и табелях, с приказами о зачисление на работу и увольнения, с данными документов (справок) о начисление заработной платы. Вспомогательной проверке подлежат достоверность подписей получателей  денег, случаи дописывания сумм, подчистки, непредупрежденные исправления  и т.п.

Возможные факты краж денежной наличности из кассы. В таких случаях  ревизор в обязательном порядке  применяет прием встречной проверки операций. Счет 30 «Касса» сравнивается с счетом 31 «Счета в банках», 33 «Другие средства», 37 «Расчеты с разными дебиторами» и т.п. (табл. 4.4.2).

Кроме того, на основании  корешков чеков можно установить, сколько и с какой целью  получен денег (на оплату работы, на хозяйственные потребности, на командировку). Такая необходимость возникает в связи со случаями неоприходования денег кассы, полученных из банка путем подделки шифра в выписке банка, когда сумму, полученную на основе чека, лишь бы не было расхождений между оборотом кредита счета 31 «Счета в банках» и таким же оборотом дебета выписок из счетов в банках, относят на дебет тех счетов, где есть нереальная кредиторская задолженность, на затраты. Деньги, полученные в банка по чеками, должны быть использованы по их целевым назначением. Для этого необходимо сопоставить суммы выписок банка по расходной частью и соответствующим счетом по коду операции «03» с записями в отчете кассира и приходными кассовыми ордерами на определенную дату и корешками чековых книжек на получение денежной наличности. Кроме того, использования денег по целевому назначению проверяется путем сопоставления фактически израсходованных сумм денежной наличности, отображенных в отчете кассира на основе расходных кассовых ордеров, с суммами, указанными на корешках чековых книжек и на приходном кассовом ордере и с установленным банком лимитом средств на соответствующие цели.

Таблица 4.4.2. Встречная проверка Счет 30 «Касса» корреспондирует 

По дебету счета 30 «Касса»  из кредита:	По кредиту счета 30 «Касса»  из дебета:
14 «Долгосрочные финансовые  инвестиции»  15 «Капитальные инвестиции»  16 «Долгосрочная дебиторская  задолженность»  31 «Счета в банках»  34 «Краткосрочные векселя  получены»  37 «Расчеты с разными  дебиторами»  41 «Паевой капитал»  42 «Дополнительный капитал»  50 «Долгосрочные займы»  70 «Доходы от реализации»  76 «Страховые платежи»  97 «Другие затраты»	15 «Капитальные инвестиции»  31 «Счета в банках»  33 «Другие средства»  36 «Расчеты с покупателями  и заказчиками»  37 «Расчеты с разными  дебиторами»  41 «Паевой капитал»  50 «Долгосрочные займы»  66 «Расчеты по оплате  труда»  67 «Расчеты с участниками»  76 «Расходы на сбыт»  95 «Финансовые расходы»

5. Ревизия средств в пути

К средству, которые считаются  в дороге (счет 33, субсчет 333 «Денежные  средства в пути в национальной валюте»), принадлежат: выручка, полученная предприятиями  за услуги, реализованную продукцию  и выполненные работы, внесенная  в банк, отделению Сбербанка, кассы, почтового отделения связи для  зачисления на счета в банках.

Основой записи указанных  операций на дебет субсчета 333 «Денежные  средства в пути в национальной валюте»  являются квитанции учреждений банка, Сбербанка, почтового участка связи, копии сопроводительных ведомостей о сдаче выручки инкассаторам банка, а в кредит — выписки  банка.

Ревизор проверяет своевременность  и полноту зачисления на счета  в банках каждой в отдельности  сданной суммы.

Для установления возможных  краж каждую сумму на счете 33, субсчета 333 «Денежные средства в пути в  национальной валюте» (с минувшим сроком перечисления) по дебету этого счета  сопоставляют с документами, которые  подтверждают отправление денег, а  по кредиту — с выпиской банка  или приходным кассовым ордером.

В случае выявления сумм, зачисленных на счета в банках не полностью или с большим  опозданием, немедленно сообщают начальнику отделения связи и вместе с  ним устанавливают причины и  виновных лиц.

Ревизор проверяет также, осуществляется ли ежемесячная инвентаризация сумм, сданных у отделение связи, но не зачисленных в банка до конца месяца.

На основе книги (журнала) учета средств в пути, а также суммы недостатков и излишков денег, выявленных в инкассаторских сумках, следует проверить отображение их в отчетах кассира или отчетах материально ответственных лиц предприятий. Если выручку сдавал кассир, то проводят инвентаризацию кассы, результаты выводят с учетом выявленных в инкассаторской сумке расхождений сумм выручки.