Рекомендації щодо подання звіту по єдиному внеску

Рекомендації щодо подання звіту по єдиному внеску

З 1 січня 2011 року набрав чинності Закон  України “Про збір та облік єдиного  внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” (далі-Закон) згідно якого Пенсійним фондом розроблено новий Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду № 22-2 від 08.10.2010 (далі – Порядок) та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 24.11.2009 за № 1136/17152. Вищезазначений Порядок регулює питання подання звіту до органів Пенсійного фонду України за звітні періоди починаючи  з 1 січня 2011 року враховуючи  зміни постанови правління Пенсійного фонду № 18-1 від 23.06.2011

Роботодавці, які використовують найману працю, звітуються за застрахованих  осіб щомісяця не пізніше 20 числа місяця, що настає за звітним.

 

Форма подання  звіту

Звіт подається або  в електронній формі (згідно з Порядком подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду від 19.04.2007 № 7-7), або на паперових носіях разом з електронною формою на електронних носіях інформації. Електронна форма звіту повинна відповідати звіту на паперових носіях. Якщо кількість застрахованих осіб не більше п’яти, звіт можна подавати без електронної форми. Звіт заповнюється українською мовою.

Звіт повинен подаватися особисто страхувальником або відповідальною особою страхувальника в повному  обсязі. В разі неподання однієї із необхідних таблиць звіт не приймається. У разі виявлення помилки у звіті, страхувальник має право до кінцевого терміну подання цього звіту повторно сформувати та подати звіт. Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення термінів подання звітності. Відповідно до п. 2.11. Порядку 22-2 звіт, надісланий поштою, не вважається поданим.

Форма звіту наведена у Додатку 4 до Порядку. Звіт складається з  титульного аркушу та таблиць. Основні  таблиці для роботодавців - №1 та №6. Якщо протягом звітного періоду відбувалось прийняття або звільнення з роботи застрахованої особи, то обов’язково подається таблиця №5. Таблиця № 5 заповнюється також у випадку, якщо відбулись зміни в прізвищі, імені, по батькові чи в ідентифікаційному номері застрахованої особи. Таблицю № 7 подають страхувальники, які мають робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу.

Увага! Пусті таблиці  №№ 2,3,4 не подаються. Ці таблиці заповнюються управліннями праці та соціального захисту населення, військовими частинами тощо.

 

Основні вимоги до заповнення таблиці 1

 

Таблицю 1 заповнюють страхувальники, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або за цивільно – правовими  договорами.

У Таблиці вказуються всі передбачені  в ній показники. У разі не заповнення того чи іншого рядка через відсутність  операції цей рядок прокреслюється. Таблиця заповнюється в гривнях  з копійками.

У заголовній частині Таблиці обов’язково відображається:

- код основного виду економічної діяльності згідно довідки про внесення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України,

• клас професійного ризику виробництва згідно повідомлення про взяття на облік платника єдиного внеску в органі Пенсійного фонду.

 Платником ставиться позначка  “Х” у відповідну клітинку, у разі, якщо платник є бюджетною установою; підприємством, організацією Всеукраїнської громадської організації інвалідів, зокрема УТОГ, УТОС; підприємством, організацією громадської організації інвалідів. Для цих категорій страхувальників також обов’язково вказується клас ризику та КВЕД.

Кількість застрахованих осіб у  звітному місяці – це кількість  осіб, за яких подаються відомості до системи персоніфікованого обліку.

 

Рядок 1 "Загальна сума нарахованої заробітної плати, винагород за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими та оплати допомоги по тимчасовій непрацездатності, усього” вказується заробітна плата, нарахована у базовому звітному місяці без обмеження максимальною величиною, на яку нараховується єдиний внесок.

 

У рядках 1.3 та 1.4 відображається відповідно нарахована сума оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, яка здійснюється за рахунок коштів роботодавця без обмеження максимальною величиною, та нарахована сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, що здійснюється за рахунок коштів фондів державного соціального страхування без обмеження максимальною величиною.

Навіть при формуванні звіту  за допомогою спеціалізованого програмного  забезпечення «АРМ Звіт страхувальника» суми допомоги по тимчасової непрацездатності в рядках 1.3 та 1.4  зазначаються роботодавцем самостійно в ручному режимі.

 

У рядках 2 та 4 вказуються суми у межах максимальної величини, на які нараховується та з яких утримується єдиний внесок: сума нарахованої заробітної плати (2.1), сума винагород за виконані роботи (надані послуги) за цивільно-правовими договорами (2.2) та сума допомоги по тимчасовій непрацездатності (2.3)

 

У рядках 3 та 5 вказуються суми нарахованого та утриманого єдиного внеску відповідно до тарифів нарахувань та утримань.

 

Увага! Рядок 6 "Донараховано та/або доутримано єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах" та Рядок 7 "Зменшено суму єдиного внеску у зв’язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах" використовуються лише при виявленні випадків завищення або заниження відображених сум єдиного внеску у періодах, що передують звітному.

Тобто, всі зменшення або донарахування  страхових внесків до соціальних фондів, які проведені за періоди до 01.01.2011, у таблиці 1 не відображаються.

Суми таких нарахувань відображаються у Додатку до таблиці № 1.

 

Основні вимоги до заповнення таблиці 5

 

Таблиця 5 «Відомості про трудові  відносини осіб» призначена для  реєстрації застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Таблиця 5  додатка 4 до Порядку подається  страхувальником лише у випадках, якщо  протягом звітного періоду:

• було укладено або розірвано трудовий договір  із застрахованою особою;
• відбулися зміни в П.І.Б. або в номері ЗО;
• особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку  до досягнення нею шестирічного віку;
• особі надано відпустку по вагітності і пологах.

 

Підстава припинення трудових відносин

 

Зазначається обов’язково при звільненні особи. Причина звільнення – стаття звільнення вибирається автоматично із довідника,  який розроблено згідно з Кодексом законів про працю України.

 

Категорія особи

 

Обов’язково  зазначається  відповідна категорія:

• 1 – наймані працівники (трудова книжка);
• 2 – наймані працівники (без трудової книжки);
• 3 – особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру;                            
• 4 – особи,  яким  надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку  до досягнення нею шестирічного віку;
• 5 – особи, яким  надано відпустку по вагітності і пологах.

 

Якщо протягом звітного періоду  страхувальником із застрахованою  особою було укладено та розірвано  трудовий або цивільно-правовий договір, на таку ЗО запис про дату початку та дату припинення трудових або цивільно-правових відносин здійснюється у одному рядку.

Якщо протягом звітного періоду  страхувальником із застрахованою  особою було розірвано трудовий договір, а потім знову укладено, на таку ЗО робиться два записа в таблиці 5 додатка 4: перший запис із зазначенням дати припинення трудових відносин; другий – із зазначенням дати початку трудових відносин.

У разі коли особі у звітному періоді надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку  до досягнення нею шестирічного віку або відпустку по вагітності і пологах зазначається дата початку відпустки.

У разі коли у особи у звітному періоді закінчилась відпустка по догляду за дитиною від трирічного віку  до досягнення нею шестирічного віку або відпустка по вагітності і пологах зазначається дата закінчення відпустки.

 

У випадку, коли страхувальник не зазначив застраховану особу в таблиці 5, з якою  було укладено або розірвано трудовий договір за попередній період або періоди відпусток, він подає разом із звітом за поточний звітний період додатковий звіт за попередній період, який містить: титульний аркуш (перелік таблиць звіту), дані на цю застраховану особу із зазначенням статусу таблиці 5 – додаткова.

У разі якщо страхувальник подає за один і той же звітний період таблиці зі статусами   скасовуюча та додаткова, вони подаються з окремими титульними аркушами (як два окремих звіти).

Основні вимоги до заповнення таблиці 6

 

 

Таблиця № 6 звіту розроблена на основі таблиць 6 та 7 звіту, який страхувальники подавали до органів Пенсійного фонду у 2010 році, тому в ній залишились основні вимоги щодо її заповнення.

 

Номер облікової картки

 

У полі номер облікової картки застрахованої  особи зазначається один з варіантів:

- ідентифікаційний номер фізичної  особи згідно з довідкою Державної  податкової адміністрації з Державного  реєстру фізичних осіб,

- дані свідоцтва про загальнообов'язкове  державне соціальне страхування:  серія та номер (NNN XXXXXX – три  українські літери, пробіл, шість цифр) для застрахованих осіб, які з релігійних переконань відмовилися від ідентифікаційного номеру (ДРФО), про що мають відповідну відмітку у паспорті,

- паспортні дані в форматі  БКNNXXXXXX – українські літери БК (константа), дві українські літери  серії паспорту та шість цифр  номеру паспорту (з ведучими нулями) для осіб, у яких відсутні ідентифікаційний  номер (ДРФО) та свідоцтво про  загальнообов’язкове державне соціальне страхування,

- для застрахованих осіб із  числа іноземців, що не мають  ідентифікаційного номеру (ДРФО), зазначається  номер документу що засвідчує  особу і зазначається у наступному  форматі: FNNNNNNNNN, де F – латинська  літера (константа), далі NNNNNNNNN – довільний набір латинських та українських літер, а також цифр.

Увага! Ці ж самі номери облікових карток використовуються всіма фондами соціального страхування для призначення відповідних виплат.

 

Код категорії ЗО

 

 Код зазначається відповідно до Таблиці відповідності кодів категорії   застрахованої  особи  та  кодів  бази  нарахування і  розмірів ставок єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне  страхування (додаток 2 до Порядку 22-2).

Основні коди:

- для  застрахованої  особи, яка є найманим  працівником на загальних підставах, код категорії  – 1;

- для застрахованої особи, яка  є працюючим інвалідом на підприємстві, в установі або організації,  для яких розмір нарахувань  єдиного внеску відповідно до  Закону становить 8,41 %  – код категорії  – 2;

- якщо застрахованій особі (в  т.ч. інваліду) протягом звітного  періоду нараховувалася допомога  по тимчасовій непрацездатності, то ця допомога відображається  за окремим кодом категорії – 29;

- для осіб, які працюють на посадах, на які поширюється дія законів України  “Про державну службу”, “Про прокуратуру”, “Про державну підтримку засобів масової інформації та соціальний захист журналістів”, “Про наукову і науково-технічну діяльність”, “Про статус народного депутата України”, “Про Національний банк України”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, Митного кодексу України, Положення про помічника-консультанта народного депутата України, код категорії  – 25. Якщо така особа є інвалідом, для неї застосовується код категорії 32.

- для фізичних осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами (крім фізичних осіб - підприємців, якщо виконувані ними роботи (надані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у свідоцтві про державну реєстрацію їх як підприємців) код категорії – 26.

 

Заповнення поля Код категорії  є обов’язковим.

 

Тип нарахування

 

Поле “Тип нарахування” заповнюється страхувальником лише у наступних  випадках:

Код типу нарахувань 1 – зазначається у випадках, коли нарахована сума заробітної плати (доход):

а) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує  календарний місяць (цивільно-правові  договори),

б) за відпрацьований час після  звільнення з роботи,

в) нарахована згідно з рішенням суду середня заробітна плата за вимушений прогул.

В інших випадках код типу нарахувань 1 не зазначається.

Коди типу нарахувань 2 та 3 - зазначаються у випадках, коли страхувальником самостійно донараховано або зменшено нараховану суму єдиного внеску на суму заробітної плати (доходу), яка була нарахована у попередніх звітних періодах (з 01.01.2011). Відповідно зазначені суми єдиного внеску відображаються в рядках 6 та 7 таблиці 1 додатку 4.