Рахунки бух обліку і подвійний запис

Для потреб економічного аналізу й оперативного управління необхідно мати більш широку інформацію про господарські засоби, їх джерела і господарські процеси, ніж це може забезпечити синтетичний облік. У цьому випадку вдаються до додаткового групування однорідних аналітичних рахунків у межах синтетичного рахунка для отримання узагальнених показників. Таке групування здійснюється за допомогою субрахунків. Так, на синтетичному рахунку "Виробничі запаси" аналітичні рахунки групують за субрахунками: "Сировина і матеріали", "Паливо", "Тара і тарні матеріали", "Будівельні матеріали", "Запасні частини" тощо; синтетичний рахунок "Розрахунки з різними дебеторами" включає субрахунки "Розрахунки за виданими авансами", "Розрахунки з підзвітними особами", "Розрахунки за нарахованими доходами" тощо.

Отже, взаємозв'язок синтетичного й аналітичного обліку є результатом вертикального розрізу інформаційної системи бухгалтерського обліку, що складається з наведених вище рівнів: синтетичні рахунки, субрахунки, аналітичні рахунки. Схематично це має такий вигляд (рис. 2.2.1).

Рис. 2.2.2. Вертикальний розріз інформаційної системи бухгалтерського обліку

Систему аналітичного обліку на підприємстві можна побудувати за лінійним або ступінчастим методом. Проілюструємо це на прикладі синтетичного рахунка 20 "Виробничі запаси".

20 — "Виробничі запаси"

20-1 — "Сировина і матеріали"

20-12 — "Матеріали"

20-121 — "Чорні метали"

20-122 — "Кольорові метали"

20-123 — "Лаки, фарби"

20-1211 — "Сталь листова 1 мм"

20-1212 — "Сталь листова 2 мм" [9].

Розділ 3. Порядок узагальнення даних бухгалтерського обліку

3.1.  Оборотно-сальдові відомості аналітичних та синтетичних рахунків.

Відображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками — це поточний бухгалтерський облік. Оскільки баланс завжди характеризує наявність та стан господарських засобів і їх джерел формування у вартісному вимірнику на певну дату, то для поточного відображення змін цих засобів і джерел призначені рахунки. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, залишки якого на початок місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках — за дебетом, на пасивних рахунках — за кредитом.

Протягом місяця з журналу реєстрації господарських операцій зроблені кореспонденції рахунків (бухгалтерські проводки) переносять на відкриті на підставі балансу синтетичні та аналітичні рахунки. Наприкінці місяця за кожним синтетичним та аналітичним рахунком вираховують обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця). Дані синтетичних і аналітичних рахунків узагальнюють за допомогою оборотних відомостей, які складають окремо за синтетичними й аналітичними рахунками[7].

Рис. 3.1.1. Бухгалтерське узагальнення поточних облікових даних

Поточне узагальнення змін, що відбуваються у складі господарських засобів і їх джерел, здійснюють за допомогою оборотних відомостей. Оборотні відомості є способом, узагальнення оборотів і залишків за звітний період (місяць), а також засобом взаємозв'язку між балансом, і рахунками, що має важливе значення для контролю правильності облікових записів.

Оборотні відомості складають як за синтетичними, так і за аналітичними рахунками. У них відображають обороти за дебетом і кредитом рахунків, а також залишки (сальдо) на початок і кінець звітного періоду (місяця). Приклад проілюстровано в Додатку В.

Оборотна відомість за синтетичними рахунками будується у вигляді багатографної таблиці за контокорентною формою, яка включає послідовно: назву синтетичних рахунків, початкове сальдо за дебетом або кредитом, обороти за місяць за дебетом і кредитом, а також кінцеве сальдо за дебетом або кредитом. За кожною графою оборотної відомості показують підсумки.
За даними нашого прикладу складемо оборотну відомість за синтетичними рахунками (Додаток А)

Як бачимо, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи інформацію про зміни господарських засобів та їх джерел за звітний період, а також їх стан на початок і кінець звітного періоду.

Якщо правильно записані початкові сальдо (залишки) на рахунках, рознесені всі кореспонденції за рахунками (бухгалтерські проводки), підраховані обороти та виведені кінцеві залишки (сальдо), то в оборотній відомості мають місце три пари рівностей.

Рівність підсумків першої пари граф зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є підставою для запису на синтетичних рахунках початкового сальдо.

Рівність підсумків другої пари граф зумовлена подвійним записом операцій, згідно з якими кожна господарська операція в одній і тій же сумі відображається за дебетом і кредитом різних рахунків.

Рівність підсумків третьої пари граф зумовлена двома попередніми рівностями: якщо початкові залишки (сальдо) на синтетичних рахунках рівні між собою (баланс початковий), а також рівні суми оборотів за дебетом і кредитом (оборотний баланс), то і залишки (сальдо) на кінець звітного періоду в підсумку мають бути рівні між собою (кінцевий баланс).
Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах або при складанні оборотної відомості[10].

Типовими помилками при цьому можуть бути:

         неуважність при записі (відображенні) сум бухгалтерської проводки на рахунках;

         арифметичні помилки при підрахунку оборотів і виведенні сальдо за кожним рахунком;

         неуважність при перенесенні записів із синтетичних рахунків (суми сальдо й оборотів) до оборотної відомості;

         арифметичні помилки при підрахунку підсумків відповідних граф оборотної відомості[8].

Повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють шляхом порівняння підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості з підсумками Журналу реєстрації за звітний період. При повному відображенні всіх господарських операцій підсумок Журналу реєстрації (хронологічний облік) має дорівнювати підсумку оборотів за дебетом і кредитом оборотної відомості (систематичний облік).

Оборотну відомість за синтетичними рахунками використовують для складання бухгалтерського балансу і заповнення форми фінансової звітності. Крім того, оборотна відомість є важливим джерелом інформації для оцінювання й економічного аналізу руху активів і пасивів підприємства. Так, за даними оборотної відомості можна визначити структуру активів і пасивів та зрушення, що відбувалися у звітному періоді, розрахувати показники (коефіцієнти) руху активів та пасивів, інтенсивність їх змін, провести порівняльний аналіз динаміки фінансового стану та ліквідності активів підприємства.

Отже, оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і характеристики руху засобів та їхніх джерел за звітний період. Розглянута оборотна відомість дає загальну інформацію про стан та рух господарських засобів і їх джерел, але недостатньо розкриває економічний зміст оборотів, їх структуру як за активами, так і за джерелами. Більш ефективною в цьому відношенні є шахова оборотна відомість[13].

Шахову оборотну відомість будують за принципом шахової дошки.

Всі рахунки в ній записують двічі в одній і тій же послідовності: по вертикалі й горизонталі, за дебетом і за кредитом. Сума в клітинці шахової оборотної відомості показує, який рахунок дебетується, а який кредитується. Обороти за кожним рахунком деталізуються відповідно до кореспонденції. Це порівняно з простою оборотною відомостю дає ширшу картину змін господарських засобів та процесів, що відбулися. У шаховій оборотній відомості можуть бути наведені залишки (сальдо) на початок і кінець місяця, що істотно поліпшує її обліково-аналітичні можливості[15].

Отже, оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти та правильності облікових записів і складання балансу, а також отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів і джерел їх формування, необхідної для управління діяльністю господарства.

Крім оборотних відомостей за рахунками синтетичного обліку на підприємствах складають також оборотні відомості за аналітичними рахунками. Техніка їх складання така сама, як і для оборотних відомостей за синтетичними рахунками. Відмінність полягає лише в тому, що за синтетичними рахунками щомісячно складають одну оборотну відомість, а за аналітичними — за кожною групою рахунків, що ведуться до відповідного синтетичного рахунка.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками за змістом можуть різнитися, що зумовлено особливостями обліковуваних на рахунках об'єктів. Так, аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей ведуть як у натуральних, так і у грошовому вимірнику, тому в оборотних відомостях за аналітичними рахунками таких цінностей передбачені графи для запису їх кількості, ціни й вартості. Для початкового та підсумкового залишків в оборотних відомостях за такими рахунками відводять тільки одну графу, бо кредитового залишку на матеріальних рахунках не може бути[16].

Аналітичний облік розрахунків і джерел засобів ведуть тільки у грошовому вираженні, тому в оборотних відомостях за такими рахунками передбачені графи лише для грошового вимірника.

На відміну від оборотної відомості за синтетичними рахунками оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку не мають трьох пар однакових підсумків. Це пояснюється тим, що кожну оборотну відомість за рахунками аналітичного обліку складають тільки за одним синтетичним рахунком.

В оборотній відомості за аналітичними рахунками початкові й підсумкові залишки залежно від того, якими є рахунки — активними чи пасивними, є дебетовими чи кредитовими. Оскільки записи на синтетичних і аналітичних рахунках роблять паралельно на підставі одних і тих самих документів, то в разі правильних облікових записів підсумки оборотів і залишків в оборотній відомості за аналітичними рахунками мають дорівнювати сумам оборотів і залишку відповідного синтетичного рахунка. Порушення цієї рівності свідчить про наявність помилок в облікових записах.

Розглянемо будову оборотної відомості за аналітичними рахунками до синтетичного рахунка "Матеріали" (Додаток Д).

Показники оборотної відомості за рахунками аналітичного обліку свідчать про рух (надходження, витрату) і залишки матеріальних цінностей кожного виду. Підсумки оборотної відомості за цією групою аналітичних рахунків порівнюють з оборотами й залишками синтетичного рахунка "Матеріали". Порушення рівності підсумків за синтетичним рахунком і відкритими до нього аналітичними рахунками в оборотній відомості свідчить про наявність таких помилок:

• операцію відображено на синтетичному рахунку, але пропущено в аналітичному обліку (або навпаки);

• на синтетичному рахунку за господарською операцією записано одну суму, а на аналітичних рахунках — іншу. Проте якщо операцію відображено не на тих аналітичних рахунках, а у групі синтетичного рахунка, що їх об'єднує, то помилку не можна виявити зазначеним раніше способом. Рівність підсумків рахунків аналітичного обліку та відповідного їм синтетичного рахунка в цьому разі не порушується. Такі помилки виявляють у процесі поточного обліку (наприклад, коли на матеріальному рахунку з'являється кредитове сальдо, якого не може бути) за допомогою документів, що були підставою для записів інвентаризації.

Отже, підсумки оборотів і залишків за аналітичними рахунками мають дорівнювати оборотам за дебетом і кредитом, а також залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками використовують також для одержання детальної інформації про рух і залишки окремих видів засобів та їх джерел, необхідної для контролю й оперативного керівництва. Проаналізувавши цю інформацію, можна встановити, скільки та яких саме матеріальних цінностей надійшло в господарство, скільки їх використано, чи відповідають їх залишки встановленим нормативним запасам, у якому стані перебувають розрахунки з окремими дебіторами та кредиторами тощо. На підставі одержаної інформації приймають управлінські рішення, спрямовані на усунення недоліків, поліпшення роботи підприємства.

Отже, оборотні відомості за аналітичними рахунками є способом узагальнення даних аналітичного обліку з метою перевірки правильності облікових записів і одержання інформації, необхідної для оперативного управління.За значної кількості товарно-матеріальних цінностей доцільніше складати сальдові відомості. Вони відкриваються на рік і за кожним видом цінностей містять дані (у натуральних і грошовому вимірниках) про їх залишки на перше число кожного місяця. Показники ж оборотів відсутні, і це значно спрощує їх складання. Контроль за правильністю облікових записів при цьому не погіршується, бо звіряння натуральних і вартісних залишків на рахунках дає такі самі результати, що й звіряння показників оборотних відомостей. Форму сальдової відомості наведено в табл. 3.1.4.

Таблиця 3.1.4

Сальдова відомість за аналітичними рахунками до синтетичного рахунка "Матеріали"