Раціональна організація бухгалтерського обліку

Бухгалтерія підприємства може мати такі відділи (сектори):

фінансово-розрахунковий - здійснює облік коштів у касі і  банку, розрахункових і кредитних  операцій, а також підзвітних сум. Якщо на підприємстві не відокремлено фінансову службу, ця група забезпечує також фінансове планування, контролює  додержання платіжної дисципліни;

праці і заробітної плати (оплати праці) - здійснює облік  виробітку і розрахунків по заробітній платі з робітниками і службовцями, облік розрахунків з депонентами, фінансовими органами по податках, утриманих із заробітної плати робітників і службовців, органами соціального  страхування, а також складає  звітність про використання фонду  заробітної плати;

матеріального обліку - веде облік матеріальних цінностей, придбання і витрачання їх, здійснює облік розрахунків з постачальниками  і підрядчиками, контролює стан складського  обліку, бере участь в інвентаризації цих цінностей, складає встановлену  звітність;

виробництва і  калькуляції - здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції  собівартості продукції (робіт і  послуг), виявляє результати роботи окремих виробничих Підрозділів  і підприємств в цілому, бере участь в інвентаризації незавершеного  виробництва, складає звітність  про виконання плану виробництва  і собівартості продукції;

готової продукції  та її реалізації - обліковує надходження  з виробництва готової продукції  на склади підприємства, а відвантаження  і реалізацію, веде розрахунки з  покупцями, а також складає звітність  про виконання плану реалізації;

зведено-балансовий - здійснює облік решти господарських  операцій (облік доходів, фінансових результатів, внутрішньовідомчих розрахунків  тощо), веде узагальнюючі і облікові регістри, складає баланс та інші форми  звітності з основної діяльності підприємства, організовує бухгалтерський архів.

Роботу кожного  відділу очолює старший бухгалтер.

Особливості роботи підприємств зумовлюють різні структурні варіанти бухгалтерії. Так, на період здійснення підприємством капітального будівництва  створюється відповідна група, яка  забезпечує облік і складання  звітності щодо капітальних вкладень і джерел фінансування їх. При наявності  великого житлово-комунального господарства спеціальна група бухгалтерії здійснює облік операцій цього господарства тощо. Деякі відділи можуть бути укрупнені, а на малих підприємствах  облікові роботи розподіляють між окремими працівниками бухгалтерії без створення  самостійних груп.

Важливу роль в  успішному розв'язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке  розмежування обов'язків між окремими її працівниками. Функції кожного  облікового працівника, його обов'язки, відповідальність за ведення обліку і права визначаються службовими характеристиками і посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої  і планомірної роботи облікового апарату, одержання своєчасної і  якісної економічної інформації, потрібної для управління господарством.

Основою удосконалення  бухгалтерського обліку є підвищення рівня економічних знань та ділової  кваліфікації працівників обліку, оскільки в сучасних умовах правильно і  раціонально організувати облікові роботи в господарстві можуть тільки спеціалісти, які знають як методологію  і техніку обліку, так і економіку  виробництва. Вони повинні володіти певним рівнем знань в галузі планування, фінансування, кредитування, економічного аналізу, права, ефективно використовувати  сучасні засоби обчислювальної техніки  для опрацювання обліково-економічної  інформації.

Головний бухгалтер  призначається на посаду і звільняється з посади власником (або першим керівником) підприємства.

Головний бухгалтер (або особа, на яку покладено ведення  бухгалтерського обліку) підприємства:

забезпечує  дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних принципів бухгалтерського  обліку, складання і подання в  установлені строки фінансової звітності;

організовує контроль за відображенням на рахунках всіх господарських операцій;

забезпечує  перевірку стану бухгалтерського  обліку в філіях, представництвах, відділах та інших відокремлених підрозділах  підприємства;

бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею і відшкодуванням втрат  від нестачі, крадіжок і псування, активів підприємства. Разом з  іншими службами головний бухгалтер  повинен забезпечити економічний  аналіз фінансово-господарської діяльності підприємства для виявлення внутрішньогосподарських  резервів і визначення шляхів подальшого розвитку підприємства.

Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює  їх виконання.

Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку  і строків документального оформлення господарських операцій, подання  в бухгалтерію належних документів є обов'язковими для всіх працівників  підприємства, які причетні до обліку.

Право розпоряджатися господарськими засобами і пов'язане  з цим право першого підпису  на грошових і розрахункових документах, фінансових і кредитних зобов'язаннях, господарських угодах (контрактах) тощо належить керівникові господарства. Головний бухгалтер контролює дотримання чинного законодавства і має  право другого підпису: його підпис є контролюючим. Без підпису керівника  господарства чи головного бухгалтера документ вважається недійсним.

Головному бухгалтеру (або особі, на яку покладено функції  ведення бухгалтерського обліку на підприємстві) забороняється приймати до виконання документи по операціях, що порушують чинне законодавство, фінансову дисципліну. При отриманні  від керівника підприємства розпорядження  на здійснення такої операції головний бухгалтер, не підписуючи такий документ, повинен письмово попередити керівника  про незаконність даного розпорядження. Якщо керівник письмово наполягає на здійсненні такої операції, головний бухгалтер підписує документ. У цьому  випадку всю повноту відповідальності за незаконність операції несе керівник підприємства. 

1. 3. 1. План організації  бухгалтерського обліку на підприємстві  

План організації  бухгалтерського обліку містить:

план звітності

план документації і документообороту,

план рахунків та їх кореспонденцію

план інвентаризації;

план технічного оформлення облікової інформації.

План звітності  передбачає перелік форм встановленої звітності, строки її складання і  подання. При цьому планується як зовнішня звітність, що подається відповідним  органам, так і внутрішня. План зовнішньої звітності ґрунтується на нормативно-правових актах Міністерства фінансів України  та інших керівних органів. Форми  і строки складання внутрішньої  звітності, необхідної для управління і контролю, визначаються керівником підприємства і головним бухгалтером.

Зміст звітності, порядок її складання і подання  є вихідною базою при плануванні всієї облікової роботи і значною  мірою визначають організацію поточного  фінансового й управлінського обліку. Складання відповідних форм звітності  й оперативно-аналітичної інформації закріплюються в плані за конкретними  виконавцями.

План документації і документообороту складається  на підставі переліку типових і спеціалізованих  форм документів, встановлених для  підприємств даної галузі. Основне  завдання плану полягає у визначенні порядку документального оформлення господарських операцій найзручнішими  для підприємства документами* виходячи із специфіки його діяльності, а  також визначення послідовності  проходження документів по всіх стадіях  облікового опрацювання. План документації оформляється у вигляді переліку форм документів з коротким описом їх змісту або у вигляді альбому  форм документів.

План документообороту, розроблений головним бухгалтером, визначає порядок роботи не тільки облікового апаратура й інших  підрозділів і служб підприємства, причетних до бухгалтерського обліку щодо оформлення господарських операцій відповідними документами. Дотримання встановленого плану документообороту забезпечує своєчасність складання  й опрацювання документів, повноту  і правильність облікових записів  і звітних показників. Порушення  плану документообороту, затримка документів на будь-якому етапі їх проходження  призводять до відставання реєстрації господарських операцій в обліку і послаблення контролю за їх виконанням; Тому Положенням про документальне  забезпечення записів у бухгалтерському  обліку передбачено, що вимоги головного  бухгалтера щодо неухильного дотримання порядку оформлення і подання  в бухгалтерію первинних документів є обов'язковими для всіх підрозділів, служб і працівників підприємства.

Відповідно  до типового Плану рахунків бухгалтерського  обліку активів, капіталу, зобов'язань; і господарських операцій на підприємстві розробляється порядок ведення  кожного синтетичного рахунка і  субрахунка в аналітичному розрізі  стосовно конкретних умов його діяльності.

План інвентаризації передбачає строки і порядок проведення інвентаризації матеріальних цінностей, грошових коштів та інших активів  підприємства, а також зобов'язань  по розрахунках з різними дебіторами і кредиторами. Цим планом передбачається як повна інвентаризація, так і  часткові, визначаються орієнтовні строки і порядок проведення раптових інвентаризацій. При цьому строки раптових інвентаризацій не повинні бути завчасно відомі матеріально  відповідальним особам. План інвентаризації повинен бути складений так, щоб  інвентаризація в одній ланці  господарства не спричиняла порушення  нормальної роботи інших його ланок. При складанні плану інвентаризації керуються Інструкцією щодо інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України  від 11.09.94 № 69.

План технічного оформлення обліку передбачає детальну характеристику форми, за якою має вестися  бухгалтерський облік на підприємстві, перелік і порядок ведення  облікових регістрів, а також  заходи щодо раціональної організації  облікового процесу, і в першу  чергу, - за рахунок забезпечення й  ефективного використання сучасних засобів обчислювальної техніки.

Отже, продумана, обґрунтована система заходів з  побудови обліку має гарантувати  своєчасне, повне інформаційне забезпечення для прийняття управлінських  рішень та вжиття заходів щодо вдосконалення  виробництва й управління. 
Відтак організація обліку передбачає попереднє вивчення всіх передумов, що сприяють його раціональності, тобто такій побудові поточного обліку, котра забезпечує, як уже було сказано, необхідну облікову інформацію за мінімальних витрат на її створення. 

Висновки

Збільшення  і ускладнення господарських  зв'язків в умовах ринку, а звідси - зростання оперативної інформації, необхідної для управління, вимагають  подальшого удосконалення організації  бухгалтерського обліку, а також  підвищення рівня економічних знань  та ділової кваліфікації всіх облікових  працівників. Раціонально організувати облік можуть тільки спеціалісти, які  володіють глибокими знаннями як з методології і техніки бухгалтерського  обліку, так і з економіки, права, аналізу й аудиту.