Раціональна організація бухгалтерського обліку

Вступ

3 переходом  до ринкової економіки і ускладненням  господарських зв'язків зростають,  вимоги до, управління економікою. Прийняття обґрунтованих управлінських  рішень і забезпечення їх реалізації  неможливе без раціональної організації  всієї економічної інформації  на основі використання сучасної  обчислю,; вальної техніки. Рівень  управління економікою підприємств  і об'єднань значною мірою залежить  від повноти, обґрунтованості  і достовірності інформації, яка  міститься в бухгалтерському  обліку і звітності. Від того, як організовано бухгалтерський  облік на підприємстві, як він  виконує свої контрольні функції,  значною мірою залежить рівень  економічної роботи. Чим раціональніше  організовано бухгалтерський облік  у господарстві, чим менше він  потребує затрат праці облікових  працівників, тим більше залишається  у них часу для аналізу і  контролю.

Господарська  діяльність кожного підприємства вимагає  планування , управління і контролю. Щоб керувати підприємствами різних форм власності і всім народним господарством  країни, необхідно мати відомості  про господарську діяльність кожного  підприємства: розмір й склад його засобів, коштів, розвиток окремих галузей  тощо. Всі ці відомості можуть бути одержані лише завдяки обліку.

Бухгалтерський  облік – це спосіб документального спостереження, відображення й контролю за господарською і фінансовою діяльністю виробників і господарників (підприємств, організацій, орендних, спільних підприємств, акціонерних товариств тощо), а також система збирання, вимірювання, обробки, інтерпретації та передачі інформації про господарську діяльність підприємства, установи, організації внутрішнім та зовнішнім користувачам для прийняття оптимальних рішень.

Основними умовами  правильної організації бухгалтерського  обліку є використання найбільш раціональних форм і методів обліку, підвищення його технічного рівня. Від того, як організовано бухгалтерський облік  на підприємстві, як він виконує  свої контрольні функції значною  мірою залежить рівень економічної  роботи.  
 

1.1. зміст раціональної  організації обліку

Побудова та належне функціонування обліку передбачає органічне поєднання методологічних та організаційних принципів його здійснення. 
Це, у свою чергу, забезпечує його відповідність як загальнодержавним вимогам з урахуванням галузевих особливостей, так і потребам самого підприємства в інформаційному забезпеченні оперативного управління, контролю та складання звітності. Принципи побудови обліку відповідають вимогам відповідного господарського механізму, процеси якого облік відображає і контролює, будучи його складовою частиною. 
За цих умов облік може або сприяти зміцненню господарського механізму, або гальмувати його розвиток. Усе залежить від того, наскільки облік відповідає вимогам діючого господарського механізму. Останній зумовлює мету і завдання обліку, а нерідко й відповідні методологічні рішення. 
Проте, якщо методологічні рішення обліку розробляються і встановлюються централізовано — органами, які здійснюють керівництво ним, то організаційні принципи побудови облікового процесу вирішуються самостійно кожним підприємством, виходячи з його структури, особливостей технології та організації виробництва. Отже, організація обліку є творчим процесом на кожному підприємстві і значною мірою залежить від його специфіки, обсягу господарської діяльності, наявності кваліфікованих облікових кадрів, рівня механізації та автоматизації облікових процесів, системи управління, чинної звітності, її періодичності тощо. 
Під раціональною організацією обліку розуміють систему заходів, які забезпечують найефективніше виконання функцій бухгалтерського обліку. Цю систему спрямовано на організацію такої побудови обліку, яка забезпечувала б контроль за виконанням зобов'язань підприємства, наявністю й рухом його майна, використанням матеріальних і фінансових ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів, уможливлювала б своєчасне запобігання негативним явищам у фінансово-господарській діяльності, виявлення і мобілізацію внутрішньогосподарських резервів, формування повної й вірогідної інформації про господарські процеси і результати діяльності підприємства (установи), необхідної для оперативного керівництва та управління, а також для використання інвесторами, постачальниками, покупцями, кредиторами, фінансовими, податковими, статистичними і банківськими установами та іншими заінтересованими органами й організаціями. 

1.2 Передумови  раціональної організації обліку

Раціональною  вважають таку організацію, за якої облік  може найбільш успішно виконувати поставлені перед ним завдання при найменших  затратах засобів і праці. До важливих передумов раціональної організації  обліку належать:

1. Вивчення структури,  особливостей технології й організації  виробництва. Вивчення структури  підприємства, умов роботи його  виробничих підрозділів, постачальницької  і збутової діяльності забезпечує  правильну організацію обліку  господарських процесів, встановлення  взаємовідносин окремих підрозділів  підприємства з бухгалтерією, визначення  порядку документації господарських  операцій і документообороту, реєстрації  господарських операцій в системі  рахунків синтетичного й аналітичного  обліку, методики калькулювання  собівартості продукції, порядок  узагальнення облікової інформації. При цьому визначають також  технічні засоби одержання облікової  інформації, використання обчислювальної  техніки, склад і кваліфікацію  облікового персоналу та інші  конкретні умови ведення обліку  на підприємстві.

2. Вивчення характеру  й обсягу необхідної інформації. В умовах ринкової економіки  підприємства й організації здійснюють  свою діяльність самостійно, але  за умов конкуренції, коли їх. самостійні дії обмежуються можливістю  кожного з них впливати на  загальні умови обігу товарів  на ринку, коли підприємство  повинне стимулювати виробництво  саме тих товарів, яких потребують  споживачі. Для ринкової економіки  притаманними є такі процеси  і явища, як конкуренція, вільне  ціноутворення, що складаються  під впливом витрат, попиту або  на їх поєднанні. У зв'язку  з цим виникає потреба в  організації такого внутрішньогосподарського  обліку, який, будучи часткою бухгалтерського  (фінансового) обліку, виконував  би завдання, пов'язані з управлінням  як підприємства в цілому, так  і внутрішніми підрозділами, починаючи  із ступеня проектування нового  товару і закінчуючи його реалізацією.  Оскільки така інформація забезпечується  за допомогою бухгалтерського  обліку, то головним бухгалтером  разом з керівними працівниками  повинно бути завчасно визначено  обсяг інформації, її зміст і  строки подання. Графік подання  обліково-аналітичної інформації  із зазначенням посадових осіб, які несуть відповідальність  за об'єктивність і своєчасність  її надання, затверджується керівником  підприємства.

3. Встановлення  облікових взаємовідносин бухгалтерії  з оперативно відокремленими  підрозділами підприємства. Бухгалтерія  як складова частина управлінського  апарату тісно взаємопов'язана  з усіма виробничими підрозділами  і службами підприємства. Вона  одержує від них потрібну для  обліку і контролю документацію  і, в свою чергу, забезпечує  їх економічною інформацією про  результати їхньої роботи. Ці  взаємовідносини визначають організацію  бухгалтерського обліку, яка може  бути централізованою або децентралізованою.  Застосування централізованої або  децентралізованої системи бухгалтерського  обліку залежить від конкретних  умов роботи окремих підприємств  або об'єднань, ступеня їхньої  оперативної самостійності та  організаційно-територіальної відокремленості.  На підприємствах з територіальне  й організаційно відокремленими  підрозділами (філіали, дочірні підприємства  тощо) застосовують децентралізований  облік, при якому всі роботи  виконуються обліковим апаратом  цих підрозділів. Тут не тільки  оформляють первинні документи,  а й опрацьовують їх, ведуть  синтетичний і аналітичний облік  господарських операцій в системі  рахунків, складають баланс, який  відображає майнове становище  підрозділу, та інші форми звітності,  що показують виконання встановлених  для нього планових завдань.  Звітність здається до бухгалтерії  головного підприємства (об'єднання,  асоціації, концерну тощо). Функції  бухгалтерії головного підприємства  при децентралізованому обліку  обмежуються перевіркою і зведенням  показників звітності цих підрозділів.  Децентралізований облік має  основну перевагу - дає змогу наблизити  облікових працівників до місця  здійснення господарських операцій, що посилює контроль за документальним  оформленням операцій і забезпечує  використання облікової інформації  для оперативного керівництва.  Проте затрати на утримання  облікового апарату більші. Крім  того, за такої організації обліку  послаблюється поточний контроль  бухгалтерії головного підприємства  за роботою на місцях, оскільки  первинні документи до бухгалтерії  не передаються, а звітність  подається наприкінці місяця.

При централізованому обліку в бухгалтерії головного  підприємства зосереджується ведення  всього синтетичного й аналітичного обліку на підставі документів, які  у встановлені строки здаються підрозділами підприємства, а також складається  звітність. Це дає змогу раціональніше  розподілити роботу між обліковими працівниками відповідно до їхньої кваліфікації, ефективніше використовувати обчислювальну  техніку, підвищувати якість обліково-аналітичної  інформації, сприяти економії коштів для ведення обліку за рахунок  використання оптимальної кількості  висококваліфікованих працівників.

4. Вивчення законодавчих  і нормативних актів щодо обліку  і звітності. Особливого значення  набуває вивчення законодавства  щодо господарської діяльності  підприємства та нормативних  актів, котрі стосуються побудови  та порядку ведення обліку.За  сучасних умов, коли відбуваються  часті зміни в обліку, у механізмі  господарювання, у податковій системі,  забезпечення підприємства чинними  нормативними актами, їх детальне  вивчення та впровадження є  важливою передумовою забезпечення  раціональної організації обліку. Нині облік регламентується кількома  нормативними актами.Найважливішими  з них є: Закон «Про бухгалтерський  облік і фінансову звітність  в Україні», «Положення про документальне  забезпечення записів в бухгалтерському  обліку», затверджене Міністерством  фінансів України від 24.05.1995 р.  № 88; «План рахунків бухгалтерського  обліку» та інструкція щодо  його застосування, затверджені  Мінфіном України ЗОЛ 1.99 №  291, а також положення (стандарти)  щодо обліку відповідних об'єктів  та складання звітності.Водночас  практичне застосування нормативних  актів з урахуванням специфіки  підприємства, запровадження прогресивних  форм і методів обліку, посилення  контрольних і аналітичних функцій  його цілком залежать від облікової  служби підприємства.

Отже, органічне, гармонічне поєднання завдань побудови обліку на загальнодержавному рівні  та на рівні окремих підприємств  є найважливішою передумовою  його раціональної організації. 

1.3. Організація  і ведення бухгалтерського обліку  на підприємстві

Відповідно  до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність  в Україні" питання організації  обліку відноситься до компетенції  його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства й установчих документів. Відповідальність за організацію бухгалтерського  обліку і забезпечення відображення фактів здійснення всіх господарських  операцій в первинних документах, зберігання й обробки документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку (але не менше 3-х років) несе власник або уповноважений  орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством згідно з чинним законодавством і установчими  документами.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно вибирає форми  його організації:

введення в  штат підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби, як самостійного структурного підрозділу, на чолі з головним бухгалтером;

користування  послугами спеціаліста з бухгалтерського  обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

ведення на договірних началах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або  аудиторською фірмою;

самостійне  ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо  власником або керівником підприємства.

Підприємство  самостійно:

визначає облікову політику підприємства. Облікова політика - це сукупність принципів, методів  і процедур, прийнятих підприємством  для складання та подання звітності  Підприємство має висвітлювати облікову політику обґрунтуванням: принципів  оцінки статей звітності, методів обліку за окремими статтями звітності, відсутності  змін в обліковій політиці. Будь-які  зміни в обліковій політиці, що мають суттєвий вплив на показники  звітного або майбутніх періодів, мають бути описані з зазначенням  їх причин та змін :у відповідних  статтях;

розробляє систему  і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звіту і  контролю господарських операцій, визначає права працівників на підпис бухгалтерських документів;

може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділи та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік з наступним включенням показників до фінансового звіту  підприємства.

Важливою передумовою  раціональної організації обліку на підприємстві є правильна розстановка  кадрів на окремих ділянках облікового процесу, встановлення такої структури  апарату бухгалтерії, яка якнайбільше  відповідала б конкретним умовам роботи підприємства. Чисельність облікового апарату і його структура значною  мірою залежать від обсягу облікових  і контрольних робіт, від форми  організації й автоматизації  обліку, а також від таких факторів, як масштаби виробництва і структура  управління ним.

Найбільш поширена така структура апарату бухгалтерії, коли в її складі виділяють групи  з обліку матеріальних цінностей, праці  і заробітної плати, затрат на виробництво, готової продукції та її реалізації, а також узагальнення всіх даних  обліку і складання звітності.