Работа с подотчетными лицами

     Командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения прибыли  затраты на командировки принимаются  в пределах установленных норм. Суточные, выданные сверх норм, включаются в  совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются НДФЛ. Кроме того, на выданные сверх норм суточные начисляется  единый социальный налог.

     Нормы командировочных расходов установлены  Приказом Минфина РФ от 6 июля 2001г. №49н  «Об изменении норм возмещения командировочных  расходов на территории РФ» (с изменениями  от 9 ноября 2001г.) (действуют с 01.01.2002г.):

1)      суточные – 100 рублей за сутки;

2)      по найму жилья по фактическим расходам, но не больше 550 рублей за сутки,  при отсутствии документов – 12 рублей за сутки;

3)      расходы за проезд – по фактически представленным билетам.

Эти нормы обязательны к применению только бюджетными организациями. Остальные – могут устанавливать свои нормы командировочных расходов. Для коммерческих организаций суточные не облагаются НДФЛ в  полном объеме.

     Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок  в командировочном удостоверении о дне прибытия вместо командировки и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

     По  возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить  руководителю для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность расходов. Затем он передается в бухгалтерию.

     Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению:

Д 94 К 71.

Затем они списываются: Д 70 К 94 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или Д 73 К 94 (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

     Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе  подотчетных лиц организации  по каждой авансовой выдаче и каждому  авансовому отчету. Согласно Федеральному закону от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» валютные операции резидентов не предусматривают получение наличной валюты на командировочные расходы. Кроме того, с 18.06.2004г. утратило силу Положение ЦБ РФ от 25.06.97 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Организациям не разрешено приобретать у банков иностранную валюту для выдачи работникам при направлении их в загранкомандировки и, соответственно, не разрешено выдавать работникам на командировочные расходы наличную иностранную валюту из своей кассы.

Можно предложить несколько вариантов:

1)      воспользоваться корпоративной пластиковой картой;

2)      перевести валюту на личную карточку сотрудника;

3)      выдать сотруднику аванс в российских рублях, сотрудник может купить иностранную валюту в обменном пункте;

4)      компенсировать сотруднику расходы на командировку после поездки.

     Начиная с 18.06.2004г. после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться по своему авансовому отчету в общеустановленном  порядке, то есть в течение трех дней, а не в течение 10 дней, как это было установлено ранее. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Организация расчетов с подотчетными лицами по командировочным  расходам.

    При осуществление предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнение тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором. Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

    1. Надо отметить, что выполнение  поручения работодателя в том  же населенном пункте не является командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации.

    Иногда  на практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные  ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются по причине отсутствия таковых.

    2. Служебные поездки работников, постоянная  работа которых осуществляется  в пути или имеет разъездной  характер, служебными командировками  не признаются, оформления командировочных  документов не требуют.

    Итак, при направлении работника в  служебную командировку ему гарантируются (от. 167ТК РФ):

    • сохранение места работы (должности) и среднего заработка;

    • возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

    Расчет  среднего заработка производится по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. Для работников, труд которых оплачивается по повременной или повременно-премиальной  системе, на практике часто используют другой способ сохранения заработка: выплачивают  должностной оклад (тарифную ставку) и премию в общем порядке, не рассчитывая  среднего заработка.

    Срок  командировки. Согласно П.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749  Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

    Но, будет более логично, выписывать командировку, к примеру, по 30 (или 31) декабря текущего года. Ведь дешевле  оплатить работнику преприятия дорогу в оба конца, чем выплачивать ему суточные за новогодние праздники, а также решать проблемы с исчислением среднего заработка за этот же период.

    В соответствии с п. 4 Положения днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного - именно от места  работы, а не от места жительства.

    При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда  работника в командировку считаются  текущие сутки, а с 00 часов и  позднее - последующие сутки.

    Если  станция, пристань или аэропорт находятся  за чертой населенного пункта, учитывается  время, необходимое для проезда  работника до пункта отправления.

    Срок  командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени в пути (за исключением командировки для выполнения строительных и пуско-наладочных работ, в этом случае командировки могут быть продолжительностью до 1 года). В случае необходимости, например при длительной командировке, заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, которой он командирован. Количество командировок не ограничено.

    У работников-иностранцев расчет сроков пребывания в командировках иной.

    Общая продолжительность трудовой деятельности иностранного гражданина вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему  выдано разрешение на работу (разрешено  временное проживание), в случае его направления в служебную  командировку, а также если его постоянная работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, зависит от правового положения иностранца. Так, для временно пребывающего в России иностранца период командировки не может превышать 10 календарных ней в течение периода действия разрешения на работу, а для временно проживающего - 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

    Общая продолжительность трудовой деятельности иностранца вне пределов соответствующего субъекта РФ, если его постоянная работа осуществляется в пути или носит  разъездной характер, не может превышать:

    • для временно пребывающего в России - 60 календарных дней в течение  периода действия разрешения на работу;

    • для временно проживающего в России - 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев.

    Возмещение  расходов, связанных со служебной  командировкой. В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст.168 ТК РФ):

    • расходы по проезду;

    • расходы по найму жилого помещения;

    • дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

    • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Работникам  организаций, финансируемых из регионального  или местного бюджетов, возмещение расходов, связанных с командировкой, производится по правилам, устанавливаемым  нормативными правовыми актами субъекта РФ или органа местного самоуправления.

    Для организаций, не получающих бюджетного финансирования, возмещение работникам расходов, связанных с командировкой, осуществляется по усмотрению работодателя.

    Порядок и размеры возмещения расходов в  этом случае устанавливаются в локальном  нормативном акте или коллективном договоре.

    В частности, в соответствующем Положении  должны быть определены порядок оформления командировки, нормы суточных, категории  транспорта для следования в командировку, предельные суммы расходов на проживание, вопросы учета рабочего времени  в командировке.

    Ограничения на направление в служебные командировки. Запрещается направление в служебные командировки:

    • беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);

    • работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные  командировки:

    • женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

    • работников, имеющих детей-инвалидов  или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

    • работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

    Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без  матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.

    В комплект документов для оформления служебной командировки входят:

    1) приказ (распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку - унифицированная форма № Т-9 (Т - 9а) (см. примеры заполнения приказов (распоряжений) о направлении работника(ов) в командировку);

     2) командировочное удостоверение работника - унифицированная форма № Т-10 (см. пример оформления );

     3) служебное задание с отчетом о его выполнении - унифицированная форма № Т-10а (см. пример служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении);

     4) авансовый отчет - унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (см. пример авансового отчета).

Основной  документ - служебное задание, которое  выдается руководителем структурного подразделения по разрешению руководителя организации на поданной служебной  записке. Именно оно является основанием для приказа о направлении работника в командировку. 
А уже на основании приказа сотруднику выдается командировочное удостоверение. 
 
 
 
 
 
 
 

5. Документальное оформление списание подотчетных сумм.

  Суммы, выданные под отчет, списываются  на основании представленного авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна применяться  организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

  Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.