Работа с подотчетными лицами

  Д – т 50 К – т 71 – отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д - т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

  Д – т 51 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

  Д – т 55 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

  Д – т 70 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

  Д – т 94 К – т 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

  Д – т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К – т 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

  Д – т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

  Д – т 70 К – т 73 – на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  2. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами.  

    Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

    Существует  целый свод правил, по которым ведется  бухгалтерский учет. И отступление  от этих правил ведет к серьезным  ошибкам в бухгалтерской и  налоговой отчетности, в определении  финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

    Общие нормативные регулирование по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1. Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).
2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор купли – продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 17 мая 2009 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.
4. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 22 июня 2009г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
5. ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.
6. Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.
7. План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 18.09.2006г. № 115н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

  В ходе своей деятельности организации  могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные  и хозяйственные расходы на основании  приказа руководителя. В таких  ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить  подтверждающие документы.

   В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной  командировкой является поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена  трудовым договором. Порядок направления  работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные  командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В  случае направления в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику следующие расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

   При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства  дополнительно возмещаются расходы:

• на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• на оформление обязательной медицинской страховки;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• иные обязательные платежи и сборы.

   Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции  с кредитом счетов денежных средств  отражается выдача сумм денежных средств  под отчет.

   Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции  со счетами затрат или другими  счетами в зависимости от характера  произведенных расходов.

   Расчеты с лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации. При выдаче наличных денежных средств подотчет должны соблюдаться общие требование, установленные Порядком ведения кассовых операций. Для того  чтобы порядок выдачи денежных средств подотчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

• круг лиц, имеющих право на получение денег подотчет;
• размеры подотчетных средств;
• сроки их возврата или отчетности об израсходовании;
• соблюдение правил выдачи денежных средств подотчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств подотчет одним работником другому.

   Выдача  наличных денежных средств из касс организации производится по расходным  кассовым ордерам (форма №КО-2) или  надлежаще оформленным другим документам с наложение на эти документы  штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

   При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявить документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя.

   Кассир  производит выдачу денежных средств  только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Выдача денежных средств производится по доверенности.

   В расходных кассовых ордерах указывается  основание их составления, перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. При получение приходных и кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтере, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного их этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформление. Выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.

     Установлены следующие основные ограничения  в отношении выдачи наличных денежных средств подотчет:

• запрещается выдавать подотчет суммы лицам, не являющимся работниками;
• запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
• нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе.

  3. Синтетический и  аналитический учет  расчета с подотчетными  лицами. 

  Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

  Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

  Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

  Срок  командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени  нахождения в пути.

В состав расходов по служебным командировкам  включаются затраты на следующие  цели:  

• по найму жилого помещения; 
• бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;
• проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
• уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
• оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);
• оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках; 
• провоз багажа;  
• суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).