Порядок оприбуткування запасів на склад підприємства

Документи, якими найчастіше оформлюється надходження  виробничих запасів, та їх призначення, наведено в таблиці 1.

 Табл. 1. Документи з надходження виробничих  запасів

Форма документу	Назва	Призначення документу
М-1	Журнал обліку вантажів, що надійшли	Застосовується для реєстрації транспортних документів, пов'язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства
М-2, 2б	Довіреність	Призначена для підтвердження  права окремої посадової особи  виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів
М-2а	Акт списання бланків довіреностей	Призначений для списання використаних бланків довіреностей
М-3	Журнал реєстрації довіреностей	Призначений для реєстрації виданих  довіреностей
М-4	Прибутковий ордер	Використовується на складі, заповнюється в день надходження запасів при  відсутності розбіжностей з документами  постачальника, при оприбуткуванні запасів з переробки
М-7	Акт про приймання матеріалів	Застосовується при прийнятті  запасів, якщо є розбіжності з  документами постачальника, або  коли виробничі запаси надійшли без  документів. Використовується для обліку надходження запасів і для  направлення листа-претензії постачальнику
М-12	Картка складського обліку матеріалів	Використовується для обліку виробничих запасів на складі
М-14	Відомість обліку залишків матеріалів на складі	Використовується для взаємозв'язку складського та бухгалтерського  обліку
М-16	Матеріальний ярлик	Використовується для позначення одиниць запасів

Надходження виробничих запасів оформлюється й іншими документами. Наприклад, супровідні документи постачальників (рахунок-фактура  ф. № 63), платіжна вимога-доручення, товарно-транспортна  накладна (форма № 1-ТН), рахунок-фактура,  накладними на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма № М-20), накладні-вимоги (форма № М-11), платіжні вимоги-доручення, кіпні карти, посвідчення якості, ярлики та інші документи є підставою для приймання за кількістю і якістю партії запасів, що надійшли, а також використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) запаси.

Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо  на документі постачальника або  шляхом виписування Прибуткового ордера. У першому разі на одному примірнику документа (постачальника), який підписує матеріально відповідальна  особа, ставлять штампи прийому, у другому - оформлюють прибутковий ордер (ф. М-4). Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки.

У випадках, коли є розбіжності кількості  та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також  для матеріалів, що надійшли без  платіжних документів, складають  Акт про приймання матеріалів (типова форма № М-7).

Акт складається  комісією, яка призначається керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, представник відділу постачання (або відповідальна особа) та ін. У цій комісії обов'язковою є участь представника, а за його відсутності — представника іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох примірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.

При  одержанні   вантажів   із   залізничної   станції експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять, і знаків маркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів. Якщо при прийманні вантажу буде встановлено розходження з даними, зазначеними у транспортних документах, або виникнуть питання щодо цілісності вантажу (зірвана або пошкоджена пломба), складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.

Матеріальні цінності, що надійшли від постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі Товарно-транспортної накладної, одержаної від вантажовідправника.

У разі надходження  вантажу на склад без документів відділ постачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

Для одержання  матеріалів від одногороднього постачальника покупець повинен видати експедитору (або представнику відділу постачання) Довіреність т.ф. № М-2, зареєстровану у журналі реєстрації довіреностей. Необхідно налагодити суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та поверненням невикористаних доручень.

При дрібних  купівлях матеріалів готівкою (н-д, канцелярського приладдя) підзвітна особа зобов'язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.

Необхідно щоденно одержувати в банку Рахунки-фактури  ф. № 868, перевіряти їх відповідність  надходженню матеріальних цінностей  на склад підприємства (відділ постачання) і контролювати своєчасність їх оплати (фінансовий відділ підприємства, а  на малому підприємстві -головний бухгалтер).

За умови  тривалої відсутності й перебування  в дорозі матеріальних цінностей потрібно вживати заходів до розшуку вантажу.

Контроль  за своєчасним надходженням матеріалів здійснюється відділом постачання і бухгалтерією, а вживання оперативних заходів щодо розшуку вантажу покладається на відділ постачання, менеджера тощо.

Необхідно забезпечити своєчасне оформлення надходження матеріалів, за цим мають  слідкувати працівники бухгалтерії (матеріальний відділ або головний бухгалтер малого підприємства).

На практиці трапляються випадки, коли виробничі  запаси надходять до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають  невідфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників.

У разі надходження  вантажу на склад без документів відділ постачання виписує Наказ  про прийняття вантажів без документів до складу. Завідуючий складом подає  накази бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

На склади також можуть надходити запаси із своїх цехів - це продукція власного виготовлення і зайві одержані й  невикористані матеріали, а також  матеріали, одержані від ліквідації основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, браку у виробництві  та відходи. Ці матеріали оприбутковують на склади за допомогою накладної. Накладна складається матеріально відповідальною особою складу (цеху), що здав цінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу (цеху), що здав матеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий — складу (цеху) для оприбуткування цінностей.

Накладна  на повернення із цеху на склад матеріалів, не використаних у виробництві, виписується  тільки в тому разі, якщо ці матеріали  були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки у ній передбачено  облік повернення матеріалів, відпущених у виробництво.

Первинні  документи постачальника реєструються в Журналі обліку вантажів, що надійшли (форма № М-1). Кожному первинному документу надається порядковий номер. Після надходження прибуткових документів складається реєстр прийняття-здавання документів (форма № М-13), який передається в одному екземплярі в бухгалтерський підрозділ разом з первинними документами і необхідними додатками.

Запаси приймаються матеріально  відповідальною особою як за кількістю, так і за якістю. Тому порядок  відображення запасів в бухгалтерському  обліку пов'язаний з моментом настання матеріальної відповідальності. Якщо приймання за кількістю співпадає  з прийманням за якістю, то настає матеріальна  відповідальність в повному обсязі.

Надходження матеріалів на підприємство контролює  в першу чергу відділ постачання. Саме він стежить за тим, чи сумлінно постачальник виконує договірні  зобов'язання, і якщо ні — пред'являє до нього претензії щодо якості та нестачі запасів.

Якщо запаси потребують лабораторного випробування або спеціального технічного приймання, їх приймають тільки за кількістю на тимчасове зберігання і лише після одержання акта лабораторного випробування проводять остаточне приймання. Завскладом (комірник) повинен своєчасно записати такі запаси до спеціальної книги. В ній їх поділяють на ті, що очікують приймання, і ті, що знаходяться на тимчасовому відповідальному зберіганні, а всередині цих груп — на окремі партії. Звичайно, зберігають такі запаси окремо і не витрачають до остаточного приймання.

Крім  відділу постачання, своєчасність оприбуткування запасів, що надійшли, за прибутковими документами контролює бухгалтерія.

На складі можна зберігати тільки оприбутковані запаси. Решта при інвентаризації буде визнана надлишками і включена до доходу підприємства.

Таким чином, всі матеріали  необхідно оприбуткувати на, склад  у день одержання. Як це зробити?

Матеріальні цінності прибуткують  у відповідних одиницях виміру (за вагою, обсягом, рахунком тощо). Якщо матеріал надходить в одній одиниці виміру (наприклад, за вагою), а витрачається в іншій (припустимо, за рахунком), то його оприбуткування, зберігання та відпуск відображають у документах у двох одиницях виміру.

Прибуткові  ордери виписують на фактично прийняту кількість цінностей. На однорідні  вантажі (вугілля, пісок, щебінь та ін.), що надходять від одного і того ж постачальника декілька разів протягом дня, можна складати один прибутковий ордер. На його звороті роблять відповідний запис при кожному прийманні запасів, а в кінці дня підраховують їх суму і заносять до прибуткового ордера.

При перевезенні  запасів автотранспортом їх приймають на підприємство за товарно-транспортною накладною, виданою вантажовідправником.

Запаси, доставлені перевізником або залізницею, оформлюють прибутковим ордером  у трьох примірниках, один з яких вручають експедитору (перевізнику).

Іноді доцільно направити окремі партії запасів безпосередньо до цеху або торгового залу, їх відображають-в обліку як такі, що надійшли на склад і передані до цеху або магазину в прибуткових і видаткових документах складу і цеху (дільниці) роблять відмітку про те, що запаси одержані від постачальника і видані без завезення на склад. Перелік таких запасів повинен бути оформлений.

Надходження виробничих запасів  на підприємство є, як правило, часто  повторюваною операцією. Тому бухгалтеру важливо знати порядок документального  оформлення таких операцій з метою  своєчасного здійснення заходів  контролю для забезпечення достовірності  облікової інформації.

Виробничі запаси оприбутковуються за допомогою наведених бухгалтерських проведень.

                                                                                           Д-т    К-т

1. Оприбуткування запасів, одержаних від постачальників:

- на купівельну вартість запасів(без  ПДВ)                                       20       63

- на суму ПДВ                                                                                     641     63

2. Перерахування постачальникам  вартості одержаних

запасів                                                                                                  63        31   

3. Відображення операцій з придбання запасів з передоплатою

Постачальникам. Перераховано аванс                                              371     31

4. Відображено суму податкового  кредиту                                             641     644

5. Оприбутковано запаси в умовах передоплати:

- покупна вартість(без ПДВ)                                                              20        63

- відображена сума ПДВ                                                                    644       63

- закриті розрахунки з передоплати                                                  63        371

6. Відображені розрахунки з транспортними організаціями

щодо перевезення запасів(без  ПДВ)                                                  20        63(685)

Відображено ПДВ                                                                                641      63

7.   Перераховано транспортній організації  за послуги                          63        31

Порядок документування операцій з  оприбуткування виробничих запасів  на підприємство можна представити  у вигляді такого алгоритму дій (дод.1).