Понятие, виды и значение инвентаризации

По полноте  охвата объектов учета инвентаризации делятся на полные и частичные. Полные охватывают все виды

средств и источников, частичные — один или несколько видов средств на отдельном участке учета (например, инвентаризация кассы, выборочная инвентаризация у конкретного материально ответственного лица). При выборочной инвентаризации проверяется только какая-то совокупность материальных ценностей или конкретная их разновидность, прежде всего дорогостоящие товарно-материальные ценности. Она также проводится при получении отказа поставщика в удовлетворении претензий на недогруз товаров или получении претензий покупателя на недогруз товаров. В этом случае проверяются те товары, по которым заявлены претензии.

Инвентаризация  может проводиться по инициативе следующих субъектов:

1. руководства предприятия, организации, учреждения с целью осуществления контроля деятельности материально ответственных лиц и проверки достоверности отраженной в бухгалтерском учете информации о составе и размещении имущества;
2. одного или нескольких членов коллектива (при коллективной материальной ответственности);
3. правоохранительных органов — при наличии конкретной информации о признаках злоупотреблений и преступлений, совершаемых на том или ином хозяйственном объекте.

При наличии оснований  для проведения инвентаризации органами предварительного расследования в  соответствии с требованиями уголовно-процессуального  законодательства выносится мотивированное постановление с указанием вида инвентаризации, места и периода ее проведения.

Постановление направляется (по почте, нарочным, по факсу) руководителю организации, в которой предполагается проведение инвентаризации. На практике наиболее часто для обеспечения внезапности инвентаризации подобные документы передаются непосредственно сотрудником правоохранительного органа руководителю проверяемой организации.

После возбуждения  уголовного дела работники правоохранительных органов руководствуются уголовно-процессуальным законодательством (ст. 38, 58, 140—146, 68, 270 УПК РФ).

 Основанием проведения инвентаризации по инициативе правоохранительных органов могут служить:

1. фактические данные о присвоении или растрате чужого имущества, вверенного материально ответственному лицу (ст. 160 УК РФ), краже имущества посторонними лицами путем проникновения в хранилище или свободного доступа (ст. 158 УК РФ), сокрытии дохода и имущества предприятия (ст. 195 УК РФ), уклонении от уплаты налогов (ст. 198,199,199¹,199² УК РФ);
2. сведения об изготовлении неучтенных товаров, завозе неучтенной или фальсифицированной и контрафактной продукции;
3. наличие информации об умышленной пересортице, о документально не оформленных ценностях, приписках, нарушении порядка ценообразования и об обмане потребителей (ст. 14.6,14.7 и др. КоАП РФ);
4. заявления граждан, сообщения средств массовой информации о фактах хищений и злоупотреблений;
5. задержание должностных, материально ответственных и иных лиц с поличным во время выноса, провоза, сокрытия товарно-материальных ценностей с целью их последующего хищения;
6. нарушение законодательства, регулирующего финансовую, хозяйственную, предпринимательскую и торговую деятельность, и др.

Эффективность назначенной  инвентаризации достигается различными предупредительными действиями сотрудников правоохранительного органа, направленными на обеспечение ее внезапности. До ее начала юристами самостоятельно может проводиться комплекс следующих мероприятий:

• закрытие организации, предприятия и прекращение торгово-закупочных, расчетных операций. Если товарно-материальные ценности поступают во время инвентаризации, их складывают в отдельное помещение и составляют на них специальную опись;
• осмотр производственных, складских, торговых и иных служебных помещений;
• опломбирование места хранения товарно-материальных ценностей, подсобных помещений, подвалов и других мест хранения ценностей, имеющих отдельные входы и выходы. При этом в установленном порядке составляется акт опечатывания помещения;
• изъятие в присутствии руководителя организации всех приходно-расходных документов, при необходимости их визирование (для исключения фактов подмены);
• изъятие документов оперативно-технического учета (журналов, книг), а также черновых записей, находящихся на рабочем месте, в сейфе материально ответственного лица;
• установление наличия письменных договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с работниками инвентаризируемого склада, цеха, организации и проверка соответствия' формы договоров требованиям нормативных правовых актов⁴.

Для успешного  проведения инвентаризации в процессе ее организации необходимо соблюдать  ряд требований:

1. основное условие, обеспечивающее успех инвентаризации, — внезапность. При несоблюдении его материально ответственное лицо может восполнить недостачу, избавиться от излишков, составить подложные документы на имеющиеся излишки и недостачу и т.п.;
2. инвентаризация должна осуществляться только комиссией, которая назначается приказом (распоряжением) руководителя. Состав комиссии определяется в зависимости от вида инвентаризации. Сотрудник правоохранительного органа может присутствовать при проведении инвентаризации, но в состав комиссии не входит;
3. при проведении инвентаризации члены комиссии должны непосредственно проверять фактическое наличие материальных ценностей. Не допускается заполнение инвентаризационной описи на основе книжных остатков, со слов материально ответственного лица, без фактической проверки содержания коробок, упаковок и т.п.
4. инвентаризация должна проводиться непрерывно. В случаях невозможности ее проведения в течение дня помещение опечатывается печатью председателя комиссии, ключ хранится у материально-ответственного лица, описи остаются на объекте в закрытом сейфе;
5. во всех случаях при проведении инвентаризации должно присутствовать материально ответственное лицо.

Если материальную ответственность несут несколько  лиц, достаточно, чтобы по поручению  остальных присутствовал один из них.

Назначенная по требованию компетентных субъектов  инвентаризация содержит три этапа: подготовительный, основной и заключительный. Каждому из них присущ определенный порядок осуществления последовательных и взаимосвязанных действий.

На первом (подготовительном) этапе на основании полученного от правоохранительных органов мотивированного постановления руководитель организации издает распоряжение (приказ) о проведении инвентаризации.

Как правило, в  каждой организации существует постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в которую входят руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер, начальники структурных служб и представители общественности.

Для непосредственного  проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе руководителя организации (председатель комиссии), специалистов различных подразделений, бухгалтера, экономиста, юриста, технолога, товароведа и т.п.

В состав инвентаризационной комиссии должны включаться работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены, первичный учет. Кроме того, в работе комиссии могут участвовать представители службы внутреннего аудита организации. Обязательным условием объективности инвентаризации при проверке фактического наличия имущества является участие в ней материально ответственного лица (кассира, заведующего складом и т.д.). Присутствие этого лица обеспечивается даже в тех случаях, когда оно задержано в порядке ст. 91 УПК РФ и находится в изоляторе временного содержания или в отношении него применена мера пресечения в виде заключения под стражу в соответствии со ст. 108 УПК РФ и оно находится в следственном изоляторе.

Например, руководство  и юрисконсульт обувной фабрики»  ОАО «Заря», располагая данными о  признаках хищения заведующей материальным складом, назначило в период ее болезни  инвентаризацию. В состав инвентаризационной комиссии был включен руководитель одного из отделов районной администрации. Несмотря на то что в результате была установлена крупная недостача, результаты инвентаризации территориальные органы милиции признали неправомерными, так как были грубо нарушены положения вышеуказанных Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Отсутствие при  проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии, указанного в документах, служит основанием для признания  ее результатов недействительными.

Если инвентаризация проводится по требованию органа дознания, следствия или суда, представитель  этих органов может присутствовать при ее проведении, но не является членом инвентаризационной комиссии и не подписывает  инвентаризационные документы. Сотрудник  правоохранительного органа осуществляет выборочный контроль методики ее проведения (пересчет отдельных наименований товара, контроль за участием всех членов комиссии в инвентаризации, контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов и др.), а также препятствует воздействию на членов инвентаризационной комиссии путем шантажа, подкупа и угроз.

Перед началом  проведения инвентаризации членам рабочей комиссии вручается приказ с указанием сроков начала и окончания инвентаризации, а председателю — контрольный пломбир. Приказ (распоряжение) регистрируется в бухгалтерии в Журнале учета, контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Форма этого Журнала утверждена постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88.

Председатель  комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным⁵.

Прежде чем  комиссия приступит к непосредственному  снятию остатков, материально ответственное  лицо дает подписку о том, что к  моменту проведения инвентаризации у него на руках нет никаких  приходных и расходных документов, не приложенных к отчету. Типовая форма расписки имеется на бланках инвентаризационных описей. После этого материально ответственное лицо составляет товарный отчет, где выводит книжный остаток.

До начала инвентаризации у материально ответственного лица выясняется, все ли хозяйственные  операции документально оформлены. По операциям, не отраженным документально, составляется акт. При этом определяется законность этих без документальных хозяйственных операций.

При наличии кассы  инвентаризация начинается подсчетом фактического наличия денежных средств. Проверяющими может исследоваться кассовая лента на предмет ее целостности, наличия склеенных либо не заверенных соответствующими подписями обрывов, наличия в начале и в конце контрольной ленты оттисков контрольных чеков, удостоверяющих факт снятия показаний суммирующих счетчиков.

Перед началом  проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна проверить исправность всех весоизмерительных приборов, при помощи которых будет фиксироваться наличие материальных ценностей. Для квалифицированной проверки приборов и их клеймения могут быть приглашены метрологи.

Если инвентаризация товарно-материальных ценностей не может быть проведена в течение  одного дня, она должна быть закончена  в течение последующих дней. В  этом случае помещения, где хранятся ценности, после ухода инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время или по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (в ящике, шкафу, сейфе), ключ — находиться у материально-ответственного лица, а печать — у председателя комиссии.

Второй (основной) этап инвентаризации заключается в непосредственном снятии остатков, т.е. установлении фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуре.

Фактическое наличие  имущества при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера с применением заблаговременно  подготовленных и проверенных технических  приспособлений (весов, емкостей и т.д.), с соблюдением техники подсчета ценностей, имеющих разные физические свойства (твердые, жидкие и т.д.). Запрещается включать в эти данные сведения о фактическом наличии ценностей со слов материально ответственных лиц или на основе учетных (книжных) остатков.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре выборочно части этих ценностей.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов визируют раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании проверки данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи или акту инвентаризации, где записываются сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Примерные формы описи утверждены Минфином России и содержатся в приложении № 8 к вышеуказанным Методическим указаниям.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей проводится, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается либо пломбируется), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Описи заполняются  чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и  подчисток. В описях не допускается оставлять незаполненные строки — они должны быть прочеркнуты.

Наименование  инвентаризуемых ценностей или  объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, и в том порядке, в котором производилось снятие остатков. Так, если инвентаризация проводилась во всем магазине, не могут составляться отдельные инвентаризационные описи на отдел или склад.

На каждой странице описи указывают прописью число  порядковых номеров материальных ценностей  и общее количество в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.