Отпуск и перевозка товаров - заполнение и использование в бухгалтерском учете первичных учетных документов

 дебет счета 90, субсчет "Налог на добавленную стоимость" кредит счета 68, субсчет "Расчеты по НДС" - НДС со стоимости реализованных товаров;

 дебет счета 90, субсчет "Себестоимость продаж" кредит счета 45 - отражается себестоимость реализованных товаров.

 Накладная оформляется уполномоченным должностным лицом бухгалтерской или иной службы организации, и подписывается главным бухгалтером. Выписка накладной осуществляется на основании заключенных организацией договоров (соглашений), распоряжений, а также иных установленных графиком документооборота документов. Согласно них заполняются реквизиты грузополучателя, плательщика, перечень реализуемого товара, его цена. Одновременно с этим может быть заполнен реквизит документа, удостоверяющего личность получателя товаров.

 После этого накладная представляется на подпись должностного лица, уполномоченного давать распоряжения об отпуске товаров; ей присваивается порядковый номер, указывается дата выписки, проставляется печать организации.

 Принятым в организации способом (через представителя организации-покупателя, уполномоченное должностное лицо организации или др.) выписанная накладная в двух экземплярах передается на склад или в иное подразделение, осуществляющее выдачу товаров.

 В случае необходимости, от представителя организации-покупателя до выдачи товаров требуется произвести их оплату. В этом случае к второму экземпляру накладной прикрепляется кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, или квитанция, выполняющая роль документа, заменяющего чек, копии платежных документов, применяемых при безналичных расчетах или иные платежные документы, предусмотренные положениями заключенных сторонами договоров.

 На первом экземпляре накладной, который остается у организации-продавца, проставляется штамп "Оплачено", и к нему прикрепляется предъявленная представителем покупателя доверенность, а также иные документы, относящиеся к этому отпуску товаров (распоряжение о выдаче товаров и др.).

 При получении накладной заведующий складом, кладовщик или иное должностное лицо, ответственное за отпуск товаров, проверяет фактическое наличие товаров согласно указанной в документе номенклатуре, проверяет личность грузополучателя согласно приложенной к накладной доверенности и документам, удостоверяющим личность.

 После передачи товаров заполняется реквизит об отпуске товаров, а также проставляется дата отпуска товаров. Одновременно с выдачей представителю покупателя второго экземпляра накладной от него требуется роспись в получении товаров на обоих экземплярах накладной.

 Заполнение реквизитов организации производится согласно кодам, присвоенным ей в установленном порядке налоговыми органами (ИНН, КПП), а также органами государственной статистики (ОКПО, ОКДП).

 Реквизит ОКДП заполняется согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93 (ОКДП), утвержденному постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. N 17 (в редакции последующих изменений и дополнений).

 При этом следует учитывать, что постановлением Госстандарта России от 6 ноября 2001 г. N 454-ст с 1 января 2003 г. отменены части I и IV Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (применительно к экономической деятельности), и введен Общероссийский классификатор видов экономической деятельности ОК 029-2001 (ОКВЭД). Новый классификатор согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 17 февраля 2003 г. N 108 "Об установлении переходного периода для введения Общероссийского классификатора видов экономической деятельности" вводится в течение 2003 - 2004 годов.

 Реквизит "Единица измерения" накладной заполняется на основании Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ), утвержденного постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 366 (в редакции изменений N 1, 2, 3 и изменений N 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000).

 Вот только некоторые числовые коды экономических единиц согласно данному классификатору:

 

 ┌─────────────────┬───────────────────┬───────────────────┬─────────────┐

 │  бобина         │       616         │       пара        │      715    │

 ├─────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼─────────────┤

 │  лист           │       625         │       рулон       │      736    │

 ├─────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼─────────────┤

 │  сто листов     │       626         │       упаковка    │      778    │

 ├─────────────────┼───────────────────┼───────────────────┼─────────────┤

 │  набор          │       704         │       штука       │      796    │

 └─────────────────┴───────────────────┴───────────────────┴─────────────┘

 

 Оформление реквизита "Вид операции" производится при автоматизированной обработке документов.

 Второй экземпляр накладной формы N ТОРГ-12 передается сторонней организации - покупателю, и является основанием для оприходования приобретенных товаров. На основании данного документа в бухгалтерском учете организации - покупателя оформляются следующие записи:

 дебет счета 41, субсчета "Товары на складах", "Товары в розничной торговле" кредит счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 - отражена стоимость приобретенных ценностей, подлежащих отражению в составе товаров, предназначенных для дальнейшей перепродажи (без НДС);

 дебет счета 10 "Материалы" кредит счетов 60, 76 - отражена стоимость приобретенных ценностей, подлежащих отражению в составе материалов, предназначенных для использования в производственной деятельности организации, управленческих нужд, нужд обслуживающих производств и хозяйств;

 дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" кредит счетов 60, 76 - НДС со стоимости приобретенных товаров;

 дебет счетов 60, 76 кредит счетов 51, 52 и др. - отражается перечисление средств в оплату стоимости приобретенных ценностей;

 дебет счета 68, субсчет "Расчеты по НДС" кредит счета 19 - на основании счета-фактуры организации-продавца, а также документов, подтверждающих оплату приобретенных ценностей и оприходование их по учету, приняты к зачету суммы НДС с их стоимости.

 Пример оформления товарной накладной формы N ТОРГ-12 приведен в приложении N 1 к данной публикации.

 

 Оформление товарно-транспортной накладной (форма N 1-т)

 

 Согласно постановлению Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 товарно-транспортная накладная (форма N 1-т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

 Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов.

 В первом разделе (товарный, определяющий взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя) отражаются сведения, служащие основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя.

 Второй раздел (транспортный) определяет взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащий для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей и грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

 Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

 Выписывается товарно-транспортная накладная в четырех экземплярах.

 Первый экземпляр накладной остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей с учета.

 Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. При этом второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей получателем груза, а третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

 Третий экземпляр товарно-транспортной накладной служит основанием для расчетов. Данный экземпляр организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта.

 Четвертый экземпляр товарно-транспортной накладной прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

 По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах.

 В этом случае первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. При этом первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы. Третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

 Если в оформляемой товарно-транспортной накладной не представляется возможным перечислить все перевозимые товары, как вариант в ней можно сделать ссылку на приложенные товарные накладные и (или) иные документы, содержащие перечень перевозимых товаров. Указанные записи производятся в товарном разделе товарно-транспортной накладной.

 При использовании для перевозок собственного автомобильного транспорта кроме товарно-транспортной накладной водителю в общеустановленном порядке выдается путевой лист по форме, утвержденной тем же постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. В частности, при перевозках грузовым транспортом используются формы N 4-с "Путевой лист грузового автомобиля" или N 4-п "Путевой лист грузового автомобиля".

 Форма N 4-с применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля (то есть оплаты труда водителя) по сдельным расценкам, а форма N 4-п - при оплате работы по повременному тарифу. Следует учитывать, что форма N 4-п рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

 Ссылки на реквизиты выданного водителю путевого листа отражаются также и в товарно-транспортной накладной. Кроме того, обе формы могут быть сопоставлены относительно совершенного пробега автомобиля, маршрутов движения при осуществлении перевозок, времени простоя, а также расчета оплаты труда водителя.

 В оформляемой товарно-транспортной накладной указывается масса перевозимого груза с точностью до 0,01 тонны, а также способ, при помощью которого данный показатель был установлен (перевешивание, по стандарту, расчетным путем или др.).

 О получении груза для перевозки расписывается водитель автомобиля, экспедитор или иное лицо, ответственное за доставку груза до места назначения. Роспись производится на всех экземплярах накладной. При этом на указанное лицо в соответствии со статьей 243 ТК РФ возлагается полная материальная ответственность за сохранность ценностей, полученных по разовому документу. В этом случае материальная ответственность возлагается на работника вне зависимости от того, будет с ним заключен письменный договор о полной материальной ответственности или нет.

 При сдаче товара покупателю уполномоченное лицо организации должно быть готовым на то, что принимающая сторона будет осуществлять приемку товара по его количеству и качеству. Соответствующие данные о приемке товаров отражаются принимающей стороной в разделах "Сведения о грузе" и "Погрузочно-разгрузочные операции" товарно-транспортной накладной.

 Порядок приемки товаров по количеству и качеству регулируется положениями заключенных сторонами договоров, сертификатов и иных стандартов на продукцию, а также Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6) и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утверждена постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7, в редакции последующих изменений).

 Если принимающая сторона оформляет приемный акт для этого может использоваться форма N М-7 "Акт о приемке материалов", утвержденная постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. При участии представителя поставщика в приемке материалов, ему может быть выдан один из экземпляров акта, который при прибытии в организацию должен быть сдан в бухгалтерию.

 О принятии товаров расписываются лицо, сдавшее материальные ценности, а также представитель грузополучателя, их принявший. Одновременно с этим представителем грузополучателя в разделе "Погрузочно-разгрузочные операции" подтверждаются время прибытия и убытия транспортного средства из пункта назначения, имевшие место дополнительные операции и их продолжительность (упаковка, увязка груза, информационные услуги и др.).