Отпуск и перевозка товаров - заполнение и использование в бухгалтерском учете первичных учетных документов

 Отпуск и перевозка товаров - заполнение и использование 
в бухгалтерском учете первичных учетных документов

 

 В соответствии с требованиями статьи 9 Закона о бухгалтерском учете отпуск и перевозка товаров должны оформляться соответствующими первичными учетными документами, содержащимися в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только в том случае, если форма какого-либо первичного документа не утверждена уполномоченными на то органами, организация вправе самостоятельно разработать форму первичного документа с тем условием, чтобы она содержала все обязательные реквизиты.

 К обязательным реквизитам первичного учетного документа, в частности, относятся:

 наименование документа;

 дата составления документа;

 наименование организации, от имени которой составлен документ;

 содержание хозяйственной операции;

 измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

 наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

 К типовым формам первичной учетной документации, которыми оформляются отпуск и перевозка товаров относятся:

 "Товарная накладная" (форма N ТОРГ-12), форма которой утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций";

 "Накладная на отпуск материалов на сторону" (форма N М-15), форма которой утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (в редакции изменений и дополнений);

 "Товарно-транспортная накладная" (форма N 1-т), форма которой утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

 При оформлении отпуска товаров ответственные должностные лица организации должны удостовериться в полномочиях лиц, принимающих товары. Если товары получаются по месту нахождения организации-продавца или в ином другом месте, отличном от склада или другого помещения предприятия-покупателя, получатель должен располагать выданной на его имя доверенностью на право получения.

 Доверенность оформляется на бланке типовой формы N М-2 "Доверенность" или форма N М-2а "Доверенность", утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

 Основанием для выдачи товаров должны являться оформленные в установленном порядке распоряжения должностных лиц организации (наряд, заказ или др.), договора, соглашения или другие документы, установленные принятым в организации графиком документооборота. Выписки из указанного графика должны иметься у каждого ответственного работника организации, и только согласно ним должна определяться "легитимность" соответствующего распоряжения.

 Кроме того, ответственные работники организации (кладовщики, заведующие складом или др.) должны располагать образцами подписей должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на выдачу товаров, и каждый раз сверять подписи на предъявленных распоряжениях и иных документах с образцами, удостоверяясь в их подлинности.

 Если какие-либо предъявленные документы не включены в график документооборота, или подлинность подписей вызывает сомнения, осуществляющие оформление и выдачу товаров работники организации должны удостовериться у администрации в правильности выданного распоряжения.

 При предъявлении представителем покупателя доверенности, производящий отпуск товаров сотрудник организации должен испросить у принимающего лица удостоверяющий личность документ (паспорт или др.) и сверить его реквизиты с реквизитами документа, указанного в доверенности.

 Кроме того, необходимо проверить не просрочена ли доверенность. Срок ее действия указывается на бланке доверенности. Если на бланке доверенности не указан срок ее действия, она признается ничтожной (статья 186 ГК РФ).

 Также следует учитывать положения пункта 5 статьи 185 ГК РФ, согласно которому доверенность в обязательном порядке должна быть снабжена печатью организации, ее выдавшей. Подписана доверенность должна быть как минимум руководителем организации или иным лицом, уполномоченным на то учредительными документами организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

 Согласно принятому в организации порядку может быть предусмотрена выдача товаров только при условии их предварительной оплаты. В этом случае основанием для выдачи будет являться не только оформленный документы на выдачу товаров, но также и документ, подтверждающий оплату покупателем данных товаров, или же соответствующая отметка на документах об оплате товаров. К документам, подтверждающим оплату товаров, относятся чек контрольно-кассового аппарата, квитанция к приходному кассовому ордеру, квитанция о приеме наличных денежных средств, оформленная на бланке строгой отчетности, заменяющая применение чека контрольно-кассового аппарата, а также платежные документы по безналичным расчетам согласно Положению Центробанка России от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (платежное поручение, платежное требование и др.), векселя и иные аналогичные документы.

 Лица, производящие отпуск товаров, должны быть уведомлены о том, какими документами и в каких случаях подтверждается оплата товаров, и предъявления указанных документов они должны требовать при каждом отпуске товаров.

 При реализации товаров с доставкой по месту, указанному покупателем, уполномоченные должностные лица (курьер, экспедитор, водитель или др.) должны удостовериться, тому ли адресату передается груз и обладает ли принимающее груз полномочиями на прием товаров. Как правило, полномочия определяются согласно должности и проставляемого оттиска печати.

 В любом случае, фамилия, имя и отчество принимающего товара лица и его должность должны быть указаны разборчиво, а в случае необходимости должны быть указаны реквизиты предъявленного для удостоверения личность документа.

 Если одновременно с оформлением отпуска товаров организация выписывает счет-фактуру, на его первом экземпляре, который передается покупателю, необходимо получить расписку о его получении следующего содержания: "Получил, дата, роспись, расшифровка росписи и указание должности лица организации-покупателя, получившего счет-фактуру".

 Учитывая положения статьи 17 Закона о бухгалтерском учете оформляемые при отпуске и перевозке товаров первичные документы должны храниться в делах организации не менее пяти лет.

 В ряде случаев отпуск и перевозка товаров может осуществляться железнодорожным, водным, воздушным транспортом. Оформление первичных документов при осуществлении перевозок указанными видами транспорта заслуживает отдельного рассмотрения на страницах журнала в случае наличия такой необходимости исходя из пожеланий читателей журнала. В рамках данной публикации кратко остановимся на особенностях документального оформления перевозок.

 При осуществлении перевозок железнодорожным транспортом в соответствии с Уставом железнодорожного транспорта Российской Федерации (утвержден Федеральным законом от 10 января 2003 г. N 18-ФЗ) оформляется транспортная железнодорожная накладная и ряд иных первичных документов.

 В соответствии с положениями пункта 25 Устава организация-грузоотправитель должен представить перевозчику на каждую отправку груза составленную в соответствии с правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом транспортную накладную и другие предусмотренные соответствующими нормативными правовыми актами документы.

 Образцы перевозочных документов (в том числе основных форм N ГУ-27 "Оригинал транспортной железнодорожной накладной" и N ГУ-29-0 "Оригинал транспортной железнодорожной накладной") и порядок их оформления (заполнения) утверждены приказом МПС России от 18 июня 2003 г. N 39.

 Порядок оформления перевозочных документов и накладных при перевозках грузов в контейнерах, осуществляемых ТрансКонтейнер ОАО "РЖД" утвержден приказом ОАО "РЖД" от 10 декабря 2003 г. N 24.

 При предъявлении грузов для перевозки организация - грузоотправитель должна указать в транспортной железнодорожной накладной их массу, а при предъявлении тарных и штучных грузов также количество грузовых мест.

 Воздушные перевозки в соответствии со статьей 105 Воздушного кодекса Российской Федерации (Федеральный закон от 19 марта 1997 г. N 60-ФЗ) оформляется грузовой накладной.

 Порядок осуществления перевозок грузов речным транспортом регулируется положениями Кодекса внутреннего водного транспорта Российской Федерации (Федеральный закон от 7 марта 2001 г. N 24-ФЗ, в редакции изменений и дополнений). Перевозки оформляются накладными, порядок заполнения которых определены в Правилах перевозок грузов и буксировки плотов и судов речным транспортом (утверждены департаментом речного транспорта Минтранса России).

 Перевозки грузов морским транспортом в соответствии с Кодексом торгового мореплавания Российской Федерации (Федеральный закон от 30 апреля 1999 г. N 81-ФЗ, в редакции изменений и дополнений) оформляются соответствующими для таких перевозок накладными, а также некоторыми другими документами.

 При осуществлении организацией транспортно-экспедиционной деятельности, то есть при оказании услуг по организации перевозок грузов и оформлению перевозочных документов и других документов, необходимых для осуществления перевозок грузов, организации должны также руководствоваться положениями Федерального закона от 30 июня 2003 г. N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности".

 

 Оформление товарной накладной (форма N ТОРГ-12)

 

 Форма товарной накладной (N ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. Она используется для оформления продажи (отпуска) товаров сторонней организации.

 Накладная оформляется в части осуществляемых организацией торговых операций в двух экземплярах.

 Первый экземпляр накладной остается у организации - продавца, и он является основанием для списания стоимости реализованных (переданных) товаров. При этом в бухгалтерском учете оформляются следующие записи:

 дебет счетов 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" кредит счета 90 "Продажи", субсчет "Выручка" - отражается выручка от реализации переданных покупателю товаров (с НДС);

 дебет счета 90, субсчет "Себестоимость продаж" кредит счета 41 "Товары" - отражается стоимость реализованных товаров (по стоимости приобретения и (или) продажным ценам);

 дебет счета 90, субсчет "Себестоимость продаж" кредит счета 42 "Торговая наценка" (сторно) - сторнирована сумма реализованной торговой наценки (по товарам, учитываемым по продажным ценам при осуществлении организацией розничной торговли);

 дебет счета 90, субсчет "Налог на добавленную стоимость" кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС" - НДС со стоимости реализованных товаров.

 Необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 12 ПБУ 9/99 выручка от реализации товаров признается в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

 организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;

 сумма выручки может быть определена;

 имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации (уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив, либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива);

 право собственности (владения, пользования и распоряжения) на товары перешло от организации к покупателю;

 расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.

 Особенно обращаем внимание на то, что выручка признается при условии перехода права собственности на реализованные товары от продавца к покупателю.

 Если, например, условиями заключенного сторонами договора предусмотрено условие о дате исполнения обязательств по договору по передаче товаров покупателю в месте, им устанавливаемом, то до такой передачи выручка отражена быть не может. Если переход права собственности на товары осуществляется при условии фактической их оплаты, то до поступления средств выручка также не может быть отражена в бухгалтерском учете, даже если товары уже фактически переданы покупателю.

 В данном случае стоимость переданных товаров в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов отражается на балансовом счете 45 "Товары отгруженные":

 дебет счета 45 кредит счета 41 - отражается стоимость товаров, переданных покупателю;

 дебет счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 50 "Касса" кредит счетов 62, 90, субсчет "Выручка" - отражается поступление от покупателей средств в оплату стоимости переданных товаров (с НДС);