Особенности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и отражения ее

Бухгалтерский учет: Особенности проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и  отражения ее результатов

ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ И ОТРАЖЕНИЯ ЕЕ РЕЗУЛЬТАТОВ

 

Все организации  обязаны регулярно проводить инвентаризацию всего имущества, в т.ч. и товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяет руководитель организации, что закрепляется в графике проведения инвентаризаций. Обычно график составляется и утверждается руководителем в начале отчетного года.

Следует отметить, что в соответствии с п.3.15 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Минфином РБ 05.12.1995 № 54 (далее - Методические указания № 54), к ТМЦ относятся производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы. При этом готовая продукция, товары являются частью материально-производственных запасов.

На основании  действующих нормативных правовых актах ниже в таблице приведены требования этих документов, которые необходимо учитывать при планировании и проведении инвентаризаций ТМЦ.

Перечень форм документов, используемых для отражения  результатов инвентаризаций, сроки  и периодичность проведения инвентаризаций ТМЦ
Наименование, код формы описи (акта)	Срок проведения инвентаризации для составления  годовой отчетности	Периодичность	Нормативный акт, регулирующий порядок проведения и  оформления инвентаризаций
Готовая продукция  на складах
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей   (форма № инв-3) - приложение 8 к Методическим указаниям № 54 (далее - инвентаризационная опись ТМЦ)	Не ранее 1 октября	Не менее 1 раза в год перед составлением годовой отчетности	п.32е Положения  о бухгалтерских отчетах и  балансах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 29.06.1979 № 633 (далее - Положение № 633)
Товары на складах
Инвентаризационная  опись ТМЦ, сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей   (форма № инв-13) - приложение 18 к Методическим указаниям № 54 (далее - сличительная ведомость)	Сроки не определены	Не реже 1 раза в год; на складах и базах продовольственных товаров - не реже 2 раз в год	п.32ж Положения  № 633
Товары и  тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли
Акт инвентаризации товаров отгруженных (форма №  инв-4) - приложение 9 к Методическим указаниям № 54, инвентаризационная опись ТМЦ, сличительная ведомость	Сроки не определены	Не реже 2 раз  в год; товары   в книжных магазинах -   не реже 1 раза в год	п.32з Положения  № 633
Отдельные предметы в составе оборотных средств
Инвентаризационная  опись ТМЦ, акт результатов инвентаризации, сличительная ведомость	Сроки не определены	Не менее 1 раза в год	п.32 Положения  № 633
Горюче-смазочные  материалы
Инвентаризационная  опись ТМЦ, акт результатов инвентаризации, сличительная ведомость	Сроки не определены	Не реже 1 раза в месяц. Данные о наличии топлива в  баках транспортных средств, машин, механизмов на конец отчетного месяца подтверждаются актом снятия остатков	п.18 Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74;   п.16 Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями, утвержденного постановлением Минсельхозпрода РБ от 23.08.2002 № 24
Сырье и прочие материальные ценности
Инвентаризационная  опись ТМЦ; инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № инв-5) - приложение 10   к Методическим указаниям № 54; акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (форма № инв-6) - приложение 11 к Методическим указаниям № 54; акт результатов инвентаризации; сличительная ведомость	Не ранее 1 октября	Не менее  раза в год перед составлением годовой отчетности	п.32н Положения  № 633
Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия  из них, а также драгоценные металлы, содержащиеся в ломе и отходах
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий  из них (форма № инв-8), инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях (форма № инв-8а), акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (форма № инв-9)	По состоянию  на 1 января и на 1 июля. Количество инвентаризаций может быть увеличено руководителем организации (по его усмотрению)	Не менее 2 раз  в год. В гальванических цехах (на участках) и на других аналогичных  производствах инвентаризация проводится ежемесячно.   По согласованию   с Минфином периодичность инвентаризаций в этих цехах может быть изменена	пп.90-93, 105 Инструкции о порядке использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной постановлением Минфина РБ   от 15.03.2004 № 34;  подп.6.1 п.6 Инструкции о порядке получения, расходования, учета, хранения драгоценных металлов, драгоценных камней на предприятиях   и в организациях государственной торговли, утвержденной приказом Минторга РБ от 03.10.1994 № 66
Лом и отходы черных металлов
Инвентаризационная  опись	По состоянию  на 1 января		п.34 Инструкции   по вовлечению в хозяйственный оборот и бухгалтерскому учету лома и отходов черных металлов, утвержденной постановлением Минпрома РБ   от 16.09.2004 № 10
ТМЦ, не принадлежащие  организации и учтенные за балансом
Инвентаризационные  описи и акты инвентаризации	Обязательно   по состоянию на 31 декабря

Порядок проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризации подлежат также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки на давальческих условиях, имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Порядок проведения инвентаризации ТМЦ определен Методическими указаниями № 54. Инвентаризация ТМЦ осуществляется по их местонахождению и по каждому материально ответственному лицу.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая  продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи (акты) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Инвентаризация ТМЦ должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии  заведующего складом (кладовой) и  других материально ответственных  лиц проверяет фактическое наличие  ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

В исключительных случаях, когда  перевешивание продукции может  привести к ее порче, например при  сезонном хранении плодоовощной продукции в буртах, овощехранилищах, когда продукция хранится навалом, и в других аналогичных случаях, перевешивание можно не производить, а остатки брать по бухгалтерским данным. Результаты выводить при зачистке продукции по окончании ее реализации.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка: «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись (акт) под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись (акт) по аналогии с документами на поступившие ТМЦ во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация ТМЦ, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета ТМЦ, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных  лиц (в пути, товары отгруженные и  др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи (акты) составляются отдельно на ТМЦ, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений). В описях на ТМЦ, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на ТМЦ, отгруженные и не оплаченные в  срок покупателями, по каждой отдельной  отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование ТМЦ, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на ТМЦ, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая  стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Предметы, находящиеся  в эксплуатации, инвентаризируются  по местам их нахождения и материально  ответственным лицам, на хранении у  которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи (акты) предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается  составление групповых инвентаризационных описей (актов) с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи (акте).

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись (акт инвентаризации) на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Предметы, пришедшие  в негодность и несписанные, в  инвентаризационную опись (акт инвентаризации) не включаются. На них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится  в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая  ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Описи подписывают  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Для наглядности приведем пример заполнения описи:

 

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ  ОПИСЬ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ  № 3
	КОДЫ
Форма № инв-3 по ОКУД

Предприятие (учреждение)

ООО «Альянс»

по ОКПО

Структурная единица  предприятия (учреждения)	Склад № 1
Основание для  проведения инвентаризации:   приказ, постановление, распоряжение  (ненужное зачеркнуть)	Номер	68
	Дата	28.12.2006
Дата начала инвентаризации	28.12.2006
Дата окончания  инвентаризации	28.12.2006
РАСПИСКА  К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

 

Материально   ответственное(ые) лицо(а):	кладовщик		Гуляев		А.Г.Гуляев
	(должность)		(подпись)		(расшифровка  подписи)

 

Но-мер по по-ряд-ку	Товарно-материальные ценности	Единица измерения	Цена, руб.	Фактическое наличие	По данным бухгалтерского учета
наиме-нова-ние, вид, сорт, группа	но-мен-кла-тур-ный  номер	наиме-нова-ние	код по СОЕИ	коли-чес-тво	сумма, руб.	коли-чес-тво	сумма, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Ткань паль-товая	23003	пог.м.	018	48 000	755	36 240 000	750	36 000 000
2	Ткань  подкла-дочная	23006	пог.м.	018	4000	560	2 240 000	563	2 252 000
Итого	1315	38 480 000	1313	38 252 000
Итого по описи:   количество порядковых номеров Два   (прописью)  общее количество единиц фактически Одна тысяча триста пятнадцать  (прописью)  на сумму, руб. фактически Тридцать восемь миллионов четыреста восемьдесят тысяч руб. (прописью)