Особенности организации учета и движения запасов в бюджетных организациях

   Учет  запасов ведется на соответствующих  счетах плана счетов бухгалтерского учета исполнения плана финансирования для государственных учреждений.

  Материалы классифицируются по синтетическим счетам  на следующие группы:

Счет 03 «Изделия и продукция»:

Счет 04 «Оборудование, строительные материалы  и материалы для научных исследований»

Счет  05 «Молодняк животных и животные на откорме»

Счет  06 «Материалы и продукты питания»

Счет 07 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»

   В свою очередь эти счета подразделяются на субсчета.

Счет 03 «Изделия и продукция» подразделяется на субсчета:

         030 «Изделия производственных (учебных)  мастерских»; 

         031 «Продукция подсобных (учебных)  сельских хозяйств»;

 Счет 04 «Оборудование, строительные материалы  и материалы для научных исследований»  подразделяется на субсчета:

     040 «Оборудование к установке»;

     041 «Строительные материалы для  капитального строительства»;

       043 «Материалы длительного использования  для научных исследований и  на лабораторном испытании».

Счет 05 «Молодняк животных и животные на откорме».  На этом счете учитываются  молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости. Этот счет применяется только в подсобных  сельских хозяйствах.

Счет 06 «Материалы и продукты питания» подразделяется на субсчета:

   060 «Материалы для учебных, научных  и других целей»;

   061 «Продукты питания»;

   062 «Медикаменты и перевязочные  средства»; 

   063 «Хозяйственные материалы и канцелярские  принадлежности»; 

   064 «Топливо, горючее и смазочные  материалы»;

   065 «Корма и фураж»;

   066 «Тара»;

   067 «Прочие материалы»;

   068 «Материалы в пути»; 

   069 «Запасные части к машинам  и оборудованию». 

  Счет 07 «Малоценные и быстроизнашивающиеся  предметы» подразделяется на субсчета:

   070 «Малоценные и быстроизнашивающиеся  предметы на складе»; 

   071 «Малоценные и быстроизнашивающиеся  предметы в эксплуатации»; 

   072 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе»; 

      073 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации».

   В Государственном Учреждении ведется  журнально-ордерная форма учета  запасов.

 По  каждому счёту хозяйствующие  субъекты могут открывать необходимое  количество субсчетов и аналитических  счетов по учёту материалов. /Радостовец/

  Указанные классификации используются для  построения синтетического и аналитического, а также составления статистического  отчета об остатках, поступлении и  расходе материально-производственных запасов в производственно-эксплуатационной деятельности.

  Внутри  каждой из перечисленных групп материальные запасы подразделяются на виды, сорта, марки, типоразмеры. /Хахонова/

   В целях обеспечения сохранности  и правильной постановки учета материальных ценностей необходимо обеспечить надлежащую организацию складского учета. Хранение материальных ценностей должно производиться  в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечивать быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на определенных материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя государственного учреждения. Смена  этих лиц должна сопровождаться инвентаризацией  складов и составлением приемо-сдаточных  актов, утверждаемых руководителем  государственного учреждения.

   Места хранения материальных ценностей должны быть оснащены необходимым весовым  оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой и другими контрольными приспособлениями.

     Учет материальных ценностей  ведется в количественном и  суммовом выражении по наименованиям  материалов и ответственным лицам.  Материалы и продукты питания  учитываются по стоимости их  приобретения.

   Учет  материальных ценностей на складе ведется  материально ответственным лицом  в книге складского учета материалов только по наименованиям, сортам и количеству.

   Бухгалтерская служба систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой).

   Материалы и продукты питания в регистры бухгалтерского учета по приходу записываются на основании первичных документов (счетов, актов и других) тем числом, когда получены ценности. В первичных документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили материалы или продукты питания, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад и расписка материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

   В тех случаях, когда имеются расхождения  с данными документов поставщика, составляется акт приемки. Акт составляется приемочной комиссией в двух экземплярах  с обязательным участием заведующего  складом и незаинтересованной стороны. Один экземпляр акта используется для  учета принятых материальных ценностей, другой для оформления претензионного письма поставщику.

   Выдача  материалов со склада производится по документам, утвержденным руководителем  государственного учреждения. Для выдачи материалов применяются следующие  документы:

   а) накладная (требование) применяется  при выдаче материалов со склада и  при перемещении материалов внутри государственного учреждения. Накладная (требование) выписывается, как правило, в одном экземпляре;

   б) меню-требование применяется для  выдачи продуктов питания со склада. Меню-требование составляется ежедневно  на основании норм раскладки продуктов  питания и данных о количестве довольствующихся.

   Меню-требование с расписками лиц о выдаче и  получении продуктов питания  передается в бухгалтерскую службу в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц.

   Выдача  продуктов питания в лечебно-профилактических государственных учреждениях производится по документам, установленным инструкцией  уполномоченного ведомства по согласованию с Министерством финансов Республики Казахстан;

   в)  ведомость выдачи материалов на нужды  государственного учреждения применяется  для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. При  этом записи в ведомости следует  производить не в хронологическом  порядке, а для каждого вида материалов необходимо оставлять определенное количество строк, чтобы в конце  месяца по каждому виду материалов можно было получить общий итог;

   г) заборная карта применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.

   Материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию.

   В тех случаях, когда выдача топлива  со склада по накладной (требованию) является невозможной, списание расхода топлива  производится по актам обмера остатков. В случае недостачи топлива по акту обмера, в сравнении с установленными нормами расходования, руководитель государственного учреждения принимает  меры к выявлению причин перерасхода  и в надлежащих случаях меры взыскания;

   д) путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей;

   е) товарно-транспортная накладная (типовая) междуведомственная применяется для перевозки грузов для нужд своего государственного учреждения на собственных автомобилях.

     Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.  
 
 
 

2. Методы  оценки запасов

 

  Важнейшей предпосылкой организации учёта  материалов является их оценка. Оценка стоимости запасов в бухгалтерском  учёте очень важна, потому, что  от неё зависит себестоимость  проданных материально-производственных запасов и тем самым доход  за отчётный период. Кроме того, стоимость  запасов, указанная в балансе, также  влияет на сумму текущих запасов.  Используются три метода  оценки запасов: метод средневзвешенной стоимости, метод специфической идентификации, ФИФО, ЛИФО. В национальной практике предприятиям разрешено применение всех методов оценки запасов, что должно быть  отражено в его учетной политике. Можно выделить следующие основные факторы, влияющие на решение задачи оценки запасов:

  - имеется больше, чем один способ  оценки материально-производственных  запасов;

  - выбранная основа может  не  быть  лучшей для расчета дохода, но может быть простейшей для  вычисления;

  - это может быть конкретный  способ, используемый только в  конкретной отрасли;

  - чем выше стоимость запаса  в остатках, тем больше будут  доходы, рассчитанные к указанному  сроку, и, следовательно, на  первый взгляд, организация выглядит  привлекательной для покупателя  и кредитора. 

  На  практике руководство предприятия  будет стараться применить основу, отвечающую его интересам.

  В соответствии,  МСФО 2 запасы оцениваются  по : наименьшей оценке из себестоимости и чистой стоимости реализации. То есть компании должны отражать запасы в финансовой отчетности по правилу низшей оценки. Суть его состоит в том, что в силу действия принципа осмотрительности запасы оцениваются по наименьшей из возможных стоимостей./ББ/

  Оценка  запасов по себестоимости.

  Как и методы оценки запасов, себестоимость  запасов зависит от большого количества разнообразных факторов. Основными  из них являются: изменение цен и транспортных тарифов, длительность нахождения на складах и  в производственных цехах и др.

  Себестоимость запасов включает: затраты на приобретение запасов, транспортно-заготовительные  расходы, связанные с их доставкой  к месту расположения в настоящее  время и приведению в надлежащее состояние, затраты на переработку  продукции.

  Затраты на приобретение запасов включают в  себя цену покупки,  пошлины на ввоз, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям, транспортно-заготовительные расходы  и прочие расходы, прямо связанные  с приобретением запасов. Себестоимость  продукции организации, занимающейся производством продукции, включает: стоимость, используемых в процессе производства природных ресурсов, сырья  материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов, амортизацию основных средств, а также другие затраты, прямо  связанные с производством продукции.

  Оценка  запасов по наименьшей из себестоимости  и чистой стоимости реализации.

  Себестоимость запасов является наиболее подходящей базой для оценки запасов, но иногда запасы в финансовой отчетности могут  быть показаны ниже их себестоимости. Такими причинами могут быть физический износ, устаревание товаров, падение  цен. В таких случаях при реализации запасов часть расходов становится несовместимой, возникает необходимость определить сумму, которую можно будет получить от продажи данных запасов после вычета всех расходов по реализации. Для этого стоимость запасов сравнивается с чистой стоимостью реализации, и если последняя меньше себестоимости запаса, то оценка запаса уменьшается до цистой стоимости реализации. В основу такого подхода заложен принцип осмотрительности (консерватизма).