Основные этапы и последовательность работы по проведению ревизии. Ревизия расчетов с подотчетными лицами

     Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками ревизии могут быть:

          - администрация организации;

          - собственник организации;

          - государственные органы.

     Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит следующие разделы:

     - цель ревизии;

     - вопросы, подлежащие проверке;

     - средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

     - сроки и место исполнения;

     - состав участников ревизии;

     - формы документального оформления ревизии.

     Программа разрабатывается на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик.

     В разделе «Цель ревизии» формулируются главные задачи ревизии. Перечисляются объекты ревизии, например: акционерное общество; его дочерние предприятия и филиалы.

     В разделе «Вопросы, подлежащие проверке» перечисляются направления финансово-хозяйственной деятельности организации.

     В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержится перечень оргтехники, средств связи и доставки, условия проживания, время работы и др.

     В разделе «Сроки и место исполнения» указываются время начала и окончания ревизии, промежуточные контрольные сроки, место расположения объектов ревизии.

     В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к проведению ревизии. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющих допуск к конфиденциальной информации.

     В разделе «Формы документального оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, форма итогового акта ревизии.

     План ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

     План ревизии должен обладать определенными характеристиками.

     Действенность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.

     Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей.

     Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов. В нем предусматривается возможность привлечения к ревизии дополнительных ресурсов.

     Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях.

Второй  этап.  Проведение ревизии. Начало ревизии – момент прибытия ревизионной бригады в организацию.

В ходе второго этапа начинается организационная  работа на месте проведения ревизии, знакомство с объектом ревизии и  сами ревизионные действия 

     При проведении выездной ревизии  в начале проверки ревизоры  знакомятся с деятельностью проверяемой организации, чтобы идентифицировать и правильно оценивать:

     - события и операции;

     - используемые методы учета, которые  могут оказывать существенное влияние на оценку ревизором операций, совершенных проверяемым субъектом, ход проведения проверки или выводы, содержащиеся в акте ревизии.

Третий  этап. Подготовка материалов ревизии.

Этот  этап включает в себя составление  акта, справок, ведомостей, получение объяснений и т.д.

     Как правило, продолжительность  ревизии составляет:

- один  месяц;

- в редких  случаях – более короткие сроки;

- в исключительных  случаях – более одного месяца.

     Могут проводиться допроверка  и уточнение отдельных фактов. Этот этап ревизии завершается подписанием акта и приложений к нему.

Четвертый этап. Применение материалов ревизии.

На этом этапе осуществляется контроль за разработкой  мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений. 
 

4. Ревизия расчетов  с подотчетными лицами

     При проверке операций по выдаче наличных денег под отчет обращают внимание на обоснованность выдачи наличных денег подотчетному лицу, списания расходов,  оплачиваемых из подотчетных сумм.

     Таким  образом, предметом ревизии расчетов  с подотчетными лицами являются:

     1. Хозяйственные расходы

        - направления расходования средств;

        - порядок отчета по выданным  суммам.

     2. Командировочные расходы 

       - виды командировочных расходов;  

        - порядок отчета по командировке.

    3. Представительские  расходы

       - виды представительских расходов;

       - порядок отчета по выданным суммам.

     Этот раздел регулируют в основном следующие нормативные документы: Налоговый кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Банком России 22 сентября 1993 г. № 40) и др.

   Расчеты с работником по денежным средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляются в соответствии с абз. 1, 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. Не позднее трех рабочих дней после срока, на который выданы денежные средства под отчет, работник организации должен представить Авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

      При проверке организации и  методики учета расчетов с  подотчетными лицами устанавливают:

1. Правильность учета расчетов с подотчетными лицами;
2. Можно ли считать поездку сотрудника служебной командировкой;
3. Порядок документального оформления направления работника в командировку;
4. Правильность расчета возмещения расходов на служебные командировки.

Цель проверки расчетов с подотчетными лицами –  это установление законности, достоверности  и хозяйственной целесообразности совершенных операций.

     Источниками  информации для ревизии расчетов  с подотчетными лицами являются:

Первичные документы:

     - авансовые отчеты;

     - журнал регистрации авансовых  отчетов;

     - список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

     - заявления на выдачу денег  наличными;

     - приказы о направлении работников  в командировку;

     - документы, подтверждающие произведенные  расходы;

     - журнал регистрации командировок;

     - приходные и расходные кассовые ордера.

Регистры синтетического и аналитического учета:

     - анализ счетов 50, 71;

     - оборотно-сальдовая ведомость;

     - Главная книга.

При журнально-ордерной форме учета:

     - ж/о № 7; ж/о № 1;

     - Главная книга; 

     - кассовая книга.

     Ревизия подотчетных сумм связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно.

     При ревизии расчетов с подотчетными лицами выполняются следующие процедуры:

1. Устанавливается остаток задолженности подотчетных лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.
2. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации, путем сличения данных ж/о № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по кредиту счета 71, отражающих расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.
4. Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных ж/о № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.
5. Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, свидетельствующим о фактически произведенных расходах, и правильности их заполнения.
6. При оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам – проверка представленных накладных, счетов, товарных и кассовых чеков, приходных и расходных кассовых ордеров и т.п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам – проверка актов закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес местожительства, паспортные данные).
7. Проверяется обоснованность записей на счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами в корреспонденции счетов, указанной в регистрах синтетического учета.

При ревизии командировочных расходов проверяется:

1. Правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения (наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник).
2. Правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке.
3. Правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.
4. Правильность включения в расход организации командировочных расходов, в том числе нормируемых для целей налогообложения.
5. Наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

При ревизии представительских расходов проверяют:

1. Правильность документального оформления (должно быть указана дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов).
2. Правильность отражения представительских расходов на счетах бухгалтерского учета и их включение в состав расходов для целей налогообложения.

 

Наиболее  часто встречаются следующие  нарушения:

     - выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

     -    выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданным авансам;

     -  выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

     - несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Ревизия - это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, целесообразности и эффективности, совершенных в проверяемом периоде финансово-хозяйственных операций, а также законности и правильности действий должностных лиц. Ревизия в отличие от проверки дает наиболее полную и достоверную информацию о положении дел в проверяемой организации, так как предполагает сплошной охват проверяемых документов.