Організація обліку в банках

     Активні операції комерційні банки здійснюють у межах реально наявних ресурсів, тобто у межах залишку грошових коштів на коре¬спондентському рахунку в НБУ.

     Якість  виконання бухгалтерським працівником  операційної роботи залежить від  його обізнаності з правилами  здійснення окремих видів банківських  операцій (касових, депозитних, розрахункових, обмінних та ін) і потребує відповідної  фахової підготовки.

     У складі облікової роботи можна виділити такі основні види:

• ведення обліку за внутрішньобанківськими операціями (облік статутного капіталу, основних засобів та матеріалів, капітальних вкладень банку, доходів та витрат, фінансового результату діяльності тощо);
• контроль за реєстрацією усіх здійснених банківських операцій;
• перевірка правильності й достовірності регістрів аналітичного та синтетичного обліку, отриманих у процесі комп'ютерної обробки даних, що введені за документами;
• звірка і підтвердження даних аналітичного і синтетичного обліку шляхом складання щоденного балансу;
• підготовка і складання форм фінансової та іншої звітності комерційних банків;
• формування архівних папок документів. Банківська операція вважається завершеною, якщо вона відображена в бухгалтерському обліку. Таким чином, раціональна і чітка організація обліково-операційної роботи забезпечує успішне виконання покладених на комерційні банки функцій.

     Обліково-операційна робота - це сукупність процесів, пов’язану з оформленням документації за банківськими операціями, веденням бухгалтерського обліку і контролем за його повнотою і достовірністю [9, 79].

2. Побудова обліково-операційного апарату банку

     Бухгалтерський  апарат об'єднує працівників банку, які виконують обліково-операційну роботу.

     Бухгалтерія є самостійним структурним підрозділом банку, який очолює головний бухгалтер. Зaлeжнo цій величини і спеціалізації банку, а також обсягу виконаних операцій можуть бути обрані різні варіанти організації роботи бухгалтерського підрозділу та структури обліково-операційних відділів. Відповідно може бути по-різному укомплектований штат бухгалтерів, а також різним чином визначені функції бухгалтерських працівників.

     У складі бухгалтерії банків, як правило, виділяють такі відділи: обліково-операційний, відділ обліку валютних операцій, відділ обліку внутрішньобанківських операцій, відділ фінансової звітності, відділ обліку діяльності філій, а також сектори  введення та автоматизованої обробки  інформації та сектор контролю за операційним  днем та іншої звітності.

     Обліково-операційний апарат банку очолює головний бухгалтер. Він призначається і знімається з посади вищестоящою організацією банку. Технічною роботою головний бухгалтер, як правило, не займається. Його головними функціями е організаційна та контрольна.

     Головний  бухгалтер несе всю повноту відповідальності за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне надання повної й достовірної  фінансової звітності. В основу організації роботи бухгалтерського апарату покладений принцип падання його працівникам прав відповідального виконавця.

     Відповідальним  виконавцем вважається:

• працівник банку, якому одноосібне доручено оформлювати та підписувати розрахунково-грошові документи за визначеним колом операцій;
• бухгалтерський працівник, який контролює правильність оформлення документів та відображення банківських операцій в обліку. Розподіл роботи між бухгалтерськими працівниками здійснюється:
• шляхом закріплення за працівником відповідних бухгалтерських рахунків (обов'язкова умова - усі рахунки одного клієнта ведуться одним виконавцем);
• шляхом закріплення за виконавцем окремих видів операцій. В установі банку ведеться книг обліку розподілу і перерозподілу рахунків між бухгалтерськими працівниками.

     Кожний  бухгалтерський працівник повинен отримати інструкцію, в якій визначені його посадові обов'язки і обсяги робіт до виконання.

     Робочий день бухгалтерських працівників повинен  бути організований таким чином, щоб забезпечити правильне та своєчасне оформлення розрахунково-грошових документів, що надходять, виконання  операцій та відображення їх у бухгалтерському  обліку за бухгалтерськими рахунками  із складанням щоденного балансу.

     Робочий день бухгалтерських працівників складається  з двох частин: операційний час  для роботи з клієнтами; завершення обробки облікової інформації, перевірка  регістрів аналітичного та синтетичного обліку, складання щоденного балансу.

     Початок і завершення робочого і операційного дня визначається керівником комерційного банку. Протягом усього робочого дня  працюють з клієнтами тільки відділи  з обслуговування ощадних вкладів.

     Організація обліково-операційної роботи повинна відповідати таким вимогам:

• усі операції з документами, що надійшли в операційний час (у тому числі з філій), відображаються в бухгалтерському обліку того ж дня.Документи, що надійшли після операційного часу, як правило, проводяться за рахунками клієнтів наступним днем. Це має бути передбачено в угодах на обслуговування клієнтів;
• прийом і контроль документів, обслуговування клієнтів, введення інформації в персональний комп'ютер, а також перевірка вихідних регістрів, формування архівних папок документів здійснюється протягом робочого дня безпосередньо відповідальними виконавцями;
• клієнт, виходячи із своїх технічних можливостей, може подавати до банку розрахункові документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних розрахункових документів (електронних платежів). Спосіб подання  клієнтом  документів  до  банку регламентується угодою розрахунково-касового обслуговування;
• прийом  розрахунково-платіжних  документів  від  клієнтів, розрахункові та касеті операції за рахунками юридичних та фізичних осіб здіснюються безпосередньо відповідальним виконавцем. У поза-операційний час документи можна здавати у банк відповідальному виконавцю або через спеціальні пристрої (скриньки), звідки вони вибираються щогодини. Якщо документи з будь-якої причини не можуть бути прийняті до виконання, клієнта негайно про це повідомляють. Оплата всіх розрахунково-грошових документів з поточних рахунків клієнтів здійснюється лише в межах наявних коштів на цих рахунках;
• документи, підготовлені для передачі системою електронних платежів, формуються у порядку їх надходження. Суми, зазначені на розрахунково-грошових документах, повинні бути набрані на стрічках підрахунку. Видані операторами електронного зв'язку вихідні форми звіряє відповідальний виконавець, а також працівник, який формує документи дня. Передача інформації з документів системою електронних платежів здійснюється рівномірно протягом усього операційного дня і повинна, як правило, завершуватись за дві-три години до кінця робочого дня.

     З метою раціональної організації  обліково-операційної роботи в установах  банку складається графік документообігу за банківськими операціями і графік обслуговування клієнтів.

     Документообіг за банківськими операціями - послідовне переміщення розрахунково-грошових документів  за інстанціями їх оформлення, перевірки та обробки від клієнтів до банку і навпаки, в межах установи банку, між різними установами банку з початку виконання операції до її завершення і здачі документа в архів [9,8,2].

     У кожному банку розробляється  графік документообігу, в якому зазначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами банку.

     Документообіг складається з наступних основних етапів:

1) перевірка  правильності оформлення і змісту  документів що надійшли; визначення  можливості виконання операції  залежно від стану рахунків;

2) перевірка  або оформлення бухгалтерської  проводки у документі, підписання його відповідали їм виконавцем, а у певних випадках -контролюючим працівником;

3) передача  документів для автоматизованої обробки;

4) використання  документів для перевірки правильності відображення операції в особовому рахунку;

5) групування  документів та їх брошурування  в папки для здачі в поточний  архів.

     В установах банку, які мають на обслуговуванні велику кількість клієнтів, для поліпшення якості обслуговування кожному клієнту визначається часовий  інтервал, у межах якого він  особисто може передати грошово-розрахункові документи відповідальному виконавцю  і отримати необхідні консультації. Графіки документообігу і обслуговування клієнтів затверджуються керівником банку. 

3. Автоматизація банківського  обліку

     Заключним етапом технологічного процесу є  обробка облікової інформації. У банках обробка облікової інформації здійснюється в автоматизованому режимі з використанням інформаційних комп'ютерних технологій. Схема автоматизованої меморіально-ордерної форми обліку наведено нижче:

Схема 1.

     За  період від кінця 1960-х до кінця 1970-х  років банки перейшли від не досить автоматизованої роботи до масової  комп'ютерної обробки даних, щоб, наслідуючи промисловість, встигати за своїм бурхливим розвитком і  урізноманітити свої продукти.

     Уповільнення  економічного розвитку в останнє  десятиріччя надало рятівного передиху в цій гонитві за послугами  і дозволило внести більше узгодженості й цілісності в організацію роботи.

     Технологічний розвиток комп'ютерних засобів і  зниження їхньої вартості призводять до звуження значення принципу прибутку від економії на масштабах, сприятливого гігантизмові комп'ютерних систем, і відтепер більше уваги приділяється кращій організації праці.

     Скінчилася  епоха надмірної централізації  й тейлорівської спеціалізації  роботи. Засоби сучасної інформатики, навпаки, дають змогу знайти відповідь на необхідність децентралізації та впровадження комерційних підходів для банків, не знижуючи, а підвищуючи їхню продуктивність, тобто співвідношення між конкретною послугою та засобами її виконання.

     Нинішня інформатика надає різноманітні можливості організації праці, які  треба правильно відбирати.

     Зважаючи  на ці можливості, банки спрямовують, свою діяльність на відновлення персонального  обслуговування за допомогою комп'ютерів, пов'язуючи виконання адміністративних завдань з комерційними.

     Водночас, з огляду на розвиток електронних  грошей, виникає потреба в освоєнні нових шляхів, які мають базуватися на використанні дедалі більше взаємозв'язаних терміналів (тобто таких, що дозволяють просуватися іще й ще в діалозі  з комп'ютером, який справедливо  прирівнюється до «електронного  партнера» банку).

     Банки стали для інформатики бажаним місцем застосування - настільки численні в них матеріальні (папери, купони, платіжні документи) та абстрактні (обіг інформації, відкриття й закриття рахунків, характеристика клієнтів) види робіт.

     Першим  завданням була автоматизація ручної праці з урахуванням міжбанківської стандартизації щодо документів, з  якими доводиться працювати (чеки, векселі, платіжні вимоги).

     Потім настала черга обробки інформації, присутньої в більшості банківських операцій.

     Отже, інформатика увійшла до сфери, яку в банку зустрічаєш на кожному кроці - обліку та управління, де вона може показати все, на що здатна.

     Нині  облік у банках невід'ємний від  комп'ютерної технології, і якщо в теорії ще можна абстрагується  на мить від цього чудового електронного знаряддя, у практичному плані  не можна не знати, що, маючи справу з величезним потоком оброблюваних даних, воно, звісна річ, дає великі переваги, але й породжує труднощі та проблеми адаптації й розвитку, за якими слід завжди стежити й намагатися їх звужувати, якщо вже не можна їх вирішити.